Recordes els temps en què segellaves les factures o albarans amb un segell de cautxú? No fa tant de temps que s’utilitzava aquest sistema, però la transformació digital de les empreses ha suposat un canvi en tots aquests processos i ara s’utilitza el segell electrònic. En aquest post t’expliquem en què consisteix, per a què s’utilitza i com.
Índex de continguts
Què és el segell electrònic?
La definició de segell electrònic la podem trobar en l’article 3 del Reglament eIDAS que estableix el següent:
- «Segell electrònic», dades en format electrònic annexes a altres dades en format electrònic, o associats de manera lògica amb ells, per a garantir l’origen i la integritat d’aquests últims;
- «Segell electrònic avançat», un segell que compleix els requisits previstos en l’article 36;
- «Segell electrònic qualificat», un segell avançat que es crea mitjançant un dispositiu qualificat de creació de segells electrònics i que es basa en un certificat qualificat de segell electrònic;
Bàsicament, el segell electrònic garanteix la integritat i autenticitat dels documents que es vinculen a aquest.
Els requisits que estableix l’article 36 pel que fa a segell electrònic avançat són els següents:
- Estar vinculat al creador del segell de manera única.
- Permetre la identificació del creador del segell.
- Haver estat creat utilitzant dades de creació del segell electrónic que el creador del segell pot utilitzar per a la creació d’un segell electrònic, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control.
- Estar vinculat amb les dades a què es refereix de manera tal que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable.
Per a què es fa servir?
El segell electrònic es pot utilitzar de moltes formes per part de les empreses:
- Per procedir a identificar-se davant de les administracions públiques (Seguretat Social, Agència Tributària, etc.).
- Per incloure-ho en factures electròniques o nòmines, per exemple.
- Per a xifrar documents.
Quins efectes jurídics té un segell electrònic?
El Reglament eIDAS també regula els efectes jurídics del segell electrònic i estableix que:
- No es poden denegar els seus efectes jurídics ni la seva admissió com a prova en un judici pel sol fet de tenir format electrònic o de no complir els requisits del segell electrònic qualificat.
- El segell qualificat té una presumpció d’integritat de les dades i de correcció de l’origen de les dades als quals es vincula.
- Si un segell electrònic qualificat, basat en un certificat qualificat, s’emet per un Estat membre de la Unió Europea, es reconeixerà a la resta d’estats membres.
En què es diferencia la signatura electrònica del segell electrònic?
Els termes signatura electrònica i segell electrònic se solen confondre i utilitzar de forma indistinta, però no són el mateix. La signatura electrònica es defineix en el Reglament eIDAS com el conjunt de dades electrònics que inclouen informació d’una persona, que no es poden repudiar i que s’associen a un document.
Per tant, l’objectiu de la signatura electrònica és la d’identificar la persona que signa de manera inequívoca i d’assegurar que el document signat no s’ha modificat després de la signatura. El segell també s’utilitza per identificar i per assegurar la integritat d’un document, però està fet per a les persones jurídiques (societats mercantils i altres entitats). El segell electrònic permet que una empresa pugui identificar-se i signar sense incloure informació personal del seu representant legal.
Quins beneficis aporta aquest segell a la teva empresa?
El segell electrònic aporta diversos beneficis a les empreses com els següents:
- Un dels beneficis que aporta el segell electrònic a les companyies és el que no cal aportar dades personals del representant.
- Es garanteix l’autenticitat i integritat dels documents que contenen el segell electrònic (factures, albarans, etc.).
- Disminució de despeses i rapidesa en tots els tràmits de l’empresa.
- És una eina fàcil d’utilitzar, per la qual cosa facilitarà les relacions i les transaccions amb clients, proveïdors i treballadors.
- Es redueix la paperassa de qualsevol gestió pel que s’impulsa la responsabilitat social corporativa de l’empresa, ja que s’evita l’ús de paper, de tinta i de combustible per als desplaçaments.
- Les transaccions són més segures i afavoreix les relacions entre empreses en l’àmbit internacional.
- Els processos són més transparents i, per tant, es genera una major seguretat.
L’ús del segell electrònic pot marcar la diferència entre una empresa i una altra en un entorn cada vegada més competitiu i internacionalitzat i ser la clau per iniciar o continuar la transformació digital de la teva empresa. Per recolzar-te en aquest procés és fonamental comptar amb l’ajuda d’un partner tecnològic que sigui un proveïdor de serveis de confiança acreditat, que t’acompanyi i creixi amb tu adaptant-se a les teves necessitats.