Passar de la signatura manuscrita a la signatura electrònica és una de les formes de potenciar la transformació digital de la teva empresa, d’impulsar la responsabilitat social corporativa i de diferenciar-te dels teus competidors. No obstant això, pot ser que et sorgeixin dubtes abans d’utilitzar aquesta eina. En aquest post donarem resposta als dubtes més comuns com: per a què serveix la signatura electrònica, quins tipus hi ha, quins requisits ha de tenir per ser vàlida, com funciona la signatura electrònica i on es regula, entre altres qüestions.

Què és la signatura electrònica?

La signatura electrònica és un procés digital pel qual s’identifica a un equip informàtic o una persona en la gestió i tramitació de documents digitals a través de diversos mètodes que garanteixen la seguretat i l’autenticitat de la signatura.

On es regula la signatura electrònica?

En l’àmbit europeu la signatura electrònica es regula en el Reglament eIDAS que va ser completat a Espanya amb la Llei de signatura electrònica de 2020. En l’àmbit internacional hi ha legislacions en molts països, de manera que cal consultar cada cas per veure la normativa aplicable.

Quins tipus de signatura electrònica existeix?

D’acord amb la regulació de la signatura electrònica continguda en el Reglament eIDAS podem distingir tres tipus de signatura electrònica:

Simple. És la signatura bàsica en què es pot identificar a un signant amb un usuari i una contrasenya, per exemple.

Avançada. És la firma que reuneix els requisits establerts per a aquest tipus de signatura en el Reglament eIDAS: es vincula al signant de manera única, es crea utilitzant dades que el signant pot utilitzar amb un alt nivell de confiança i sota el seu control exclusiu, on qualsevol modificació posterior del document signant es pot detectar.

Qualificada. És la que es crea mitjançant un dispositiu electrònic qualificat i es basa en un certificat qualificat.

Per a què serveix la signatura electrònica?

La signatura electrònica es pot utilitzar per signar multitud de documents en totes les àrees de l’empresa. Aquests són alguns exemples:

– Recursos humans: contractes de treball, ofertes de treball, nòmines, acords de confidencialitat i exclusivitat, cartes d’acomiadament, amonestacions, etc.

– Comercial: contractes amb clients, pressupostos, annexos a contractes.

– Compres: contractes amb proveïdors.

Com funciona la signatura electrònica?

La signatura electrònica té un funcionament molt senzill:

– El document s’envia des d’una plataforma, en el cas de Click & Sign es pot integrar la plataforma en qualsevol gestor mitjançant una API.

– S’introdueix el destinatari del contracte (pot haver-n’hi més d’un), es configuren els textos del correu electrònic i de la pàgina de signatura, es puja el contracte en format PDF i s’envia.

– El destinatari rep un correu electrònic certificat amb un enllaç a una pàgina web en la qual podrà signar el contracte i adjuntar la documentació que sigui necessària. La signatura es podrà fer amb un clic, signatura manuscrita o un altre mètode, en funció del que hagi triat l’emissor.

Quina és la diferència entre signatura digital i signatura electrònica?

Tot i que se solen utilitzar com a sinònims no ho són. La signatura electrònica, tal com hem vist, és un conjunt de dades electròniques que acompanyen una informació en format electrònic. La signatura digital no té com a objectiu donar fe del consentiment de qui signa, sinó que només encripta les dades per donar més seguretat.

Què és el document d’evidències?

És un document electrònic que conté tota la informació del procés de signatura: correus electrònics dels signants, números de telèfon, segell de temps, data i hora de cada signatura, etc.

Què passa amb els documents signats amb signatura electrònica?

Una vegada que s’ha signat electrònicament un document es pot descarregar juntament amb el document d’evidències per guardar on s’estimi convenient. El proveïdor de signatura electrònica sol custodiar tots els documents en el núvol durant un termini de cinc anys.

Quant costa la signatura electrònica?

En el cas de Click&Sign l’avantatge és que només pagaràs pel que facis servir perquè no hi ha quotes fixes ni permanències. Perquè et facis una idea dels preus, pots comprar la signatura de documents per un usuari prement un botó des d’1,43 euros.

És vàlida la signatura electrònica?

La validesa de la signatura electrònica deriva de la regulació del Reglament eIDAS i de la Llei de signatura electrònica. El Reglament eIDAS estableix en el seu article 25 el següent:

1. No es denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a una signatura electrònica pel sol fet de ser una signatura electrònica o perquè no compleixi els requisits de la signatura electrònica qualificada.

2. Una signatura electrònica qualificada tindrà un efecte jurídic equivalent al d’una signatura manuscrita.

3. Una signatura electrònica qualificada basada en un certificat qualificat emès en un Estat membre serà reconeguda com una signatura electrònica qualificada en tots els altres estats membres.

Es pot utilitzar la signatura electrònica com a prova en un judici?

La resposta és que sí, tal com figura en l’article que hem transcrit a l’apartat anterior. Si es presenta com a prova i l’altra part en el judici la impugna caldrà presentar un informe pericial d’un perit que certifiqui la validesa.

Tal com has vist, la signatura electrònica es tracta d’una eina molt útil i completament vàlida que les empreses adopten a poc a poc pels seus grans avantatges i versatilitat.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrònics certificats