En l’àmbit empresarial hi ha multitud de situacions en què cal fer una notificació fefaent. Durant molt de temps s’han utilitzat les notificacions mitjançant burofax i les realitzades per conducte notarial, ja que eren les úniques que es consideraven fefaents. Actualment ja existeixen diversos tipus de notificació electrònica que permeten tenir constància de l’enviament, de la recepció i del contingut de la comunicació. En aquest post t’expliquem quins són aquests tipus i quan s’utilitza cadascun.

Les comunicacions electròniques que s’utilitzen habitualment com el correu electrònic, l’SMS o la missatgeria instantània es poden manipular de forma fraudulenta, el que suposa que sigui fàcil d’impugnar la seva validesa com a prova en un procediment judicial. Tanmateix, això no passa amb les notificacions electròniques certificades.

Què és una notificació electrònica?

La notificació electrònica es defineix a l’article 3 del Reglament eIDAS que estableix la següent definició:

«Servei de lliurament electrònica certificada», un servei que permet transmetre dades entre parts terceres per mitjans electrònics i aporta proves relacionades amb la gestió de les dades transmeses, inclosa la prova de l’enviament i la recepció de les dades, i que protegeix les dades transmeses davant els riscos de pèrdua, robatori, deteriorament o alteració no autoritzada;

Les notificacions electròniques, per tant, té un risc mínim o inexistent que puguin ser manipulades, ja que hi ha una tercera part que acredita el contingut de la comunicació i el moment en què s’ha produït. El document que acredita aquests extrems es denomina document d’evidències electròniques.

Quins tipus de notificació electrònica hi ha?

Pel que fa als tipus de notificació electrònica, podem fer diverses classificacions:

  • Basant-se el Reglament eIDAS es poden diferenciar les notificacions electròniques certificades i les notificacions electròniques qualificades que es defineixen de la següent manera: «servei qualificat de lliurament electrònica certificada», un servei de lliurament electrònica certificada que compleix els requisits que estableix l’article 44. Els requisits establerts en l’esmentat article són els següents:
    • Ser prestats per prestadors qualificats de serveis de confiança.
    • Assegurar amb un alt nivell de fiabilitat la identificació del remitent.
    • Garantir la identificació del destinatari abans del lliurament de les dades.
    • Estar protegits l’enviament i recepció de dades per una signatura electrònica avançada o un segell electrònic avançat d’un prestador qualificat de serveis de confiança de tal manera que s’impedeixi la possibilitat que es modifiquin les dades sense que es detecti.
    • Indicar clarament a l’emissor i al destinatari de qualsevol modificació de les dades.
    • Indicar mitjançant un segell qualificat de temps electrònic la data i hora d’enviament, recepció i eventual modificació de les dades.

D’altra banda, podem distingir els següents tipus de notificació electrònica:

  • Correu electrònic certificat. Es tracta d’un dels tipus de notificació electrònica que permet obtenir una prova, vàlida des d’un punt de vista jurídic, del moment en què s’envia, en què es rep, des d’on s’envia i es rep i del contingut de la comunicació, és a dir, és una comunicació fefaent. El més important del correu electrònic certificat és que no és difícil d’enviar, ni és necessari desplaçar-se, s’envia com un correu electrònic normal, des de qualsevol dispositiu i lloc.
  • SMS certificat. Amb l’SMS certificat també tindràs una prova, vàlida legalment, de l’enviament, de la recepció, des d’on s’envia i on s’entrega i el contingut del missatge enviat.
  • Factura electrònica certificada. En aquest cas s’envia una factura per correu electrònic certificat i, igualment, s’acredita l’enviament, el lliurament i el contingut de la notificació.

Per a què es poden utilitzar els diversos tipus de notificació electrònica?

Els tipus de notificació electrònica que hem vist es poden utilitzar per a multitud d’ocasions en què s’ha de comunicar alguna cosa de manera fefaent, per exemple:

  • Reclamació de deutes i factures impagades a clients o proveïdors.
  • Notificacions relatives a altes en fitxers de morosos.
  • Notificació d’acomiadament.
  • Notificacions relatives a ERTOs
  • Notificació de resultats d’una anàlisi o prova mèdica.
  • Notificació d’horari al personal d’una empresa.
  • Notificació de finalització de contracte d’arrendament.
  • Votació electrònica de socis d’una societat mercantil, per exemple.

Quins avantatges tenen les notificacions electròniques?

Els avantatges dels diversos tipus de notificació electrònica són els següents:

  • Són fàcils d’enviar, ja que s’utilitza el correu electrònic habitual i simplement cal copiar al proveïdor que certifica el correu.
  • Són comunicacions fefaents, ja que qui l’envia té una prova documental que s’ha enviat, s’ha rebut, del moment de la recepció i de l’enviament i del contingut.
  • És un mètode econòmic i només es paga pel que es fa servir.
  • Tenen total validesa legal.

Conèixer els tipus de notificació electrònica és fonamental per a fer-ne un ús correcte en cada cas i evitar problemes amb aquells casos en què és necessari tenir constància del contingut, de l’enviament i de la recepció. Si tens qualsevol dubte, no dubtis en posar-te en contacte amb nosaltres per resoldre tots els teus dubtes.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrònics certificats