Vols augmentar la cartera de serveis de la teva empresa i treballar de forma més àgil? Cal que descobreixis el servei de notificacions electròniques. En el tràfic habitual de les empreses es realitzen nombroses notificacions cada dia que necessiten més o menys seguretat o constància de la recepció, depenent de cada cas. Les empreses ja són conscients de la importància de les notificacions electròniques i, de fet, segons les dades de Lleida.net les notificacions per mitjà de correu electrònic certificat van augmentar més d’un 900% si comparem desembre de 2019 i desembre de 2020.
Què són les notificacions electròniques?
Les notificacions electròniques són aquelles que es realitzen amb mitjans electrònics, però, perquè una notificació electrònica sigui fefaent i pugui ser utilitzada com una prova en judici ha d’acreditar la identitat de qui rep i envia la comunicació i garantir la inalterabilitat del contingut del missatge transmès, en aquest cas estem parlant de la notificació electrònica certificada. En relació amb l’anterior, el Reglament eIDAS estableix en l’article 3 apartat 36 el següent:
«Servei de lliurament electrònic certificat», un servei que permet transmetre dades entre parts terceres per mitjans electrònics i aporta proves relacionades amb la gestió de les dades transmeses, inclosa la prova de l’enviament i la recepció de les dades, i que protegeix les dades transmeses davant els riscos de pèrdua, robatori, deteriorament o alteració no autoritzada.
En què consisteix el servei de notificacions electròniques?
El servei de notificacions electròniques certificades que presta Lleida.net té diverses formes:
- Correu electrònic certificat. Es tracta d’un tipus de correu electrònic que et permet tenir una prova fefaent que s’ha realitzat una comunicació, de qui l’ha enviat, qui l’ha rebut, on, quan i el contingut. Es tracta, no només d’un mitjà més ràpid, sinó també d’un mitjà un 95% més barat per enviar comunicacions, ja que el cost del missatge és d’un euro. Per utilitzar el servei de notificacions electròniques i enviar un correu electrònic certificat hauràs de seguir els següents passos:
- Donar-te d’alta al Lleida.net
- Escriure el missatge com ho fas sempre i al camp còpia (CC) posar l’adreça certificadora de Lleida.net.
- Enviar el correu.
- Finalment rebràs una notificació en la qual se t’informarà que el correu està sent processat, quan el destinatari el rebi es generarà un certificat amb validesa legal i quan el correu s’obri es generarà un Addendum. Tot el procés s’acredita mitjançant un document d’evidències que inclou totes les dades de la notificació realitzada.
- SMS certificat. Igual que en el cas del correu electrònic certificat, pot ser utilitzat en un judici com a prova vàlida d’una notificació, ja que acredita el moment de l’enviament, la identificació del receptor i de l’emissor, així com el contingut del missatge. En aquest cas, el cost del missatge és també d’un euro. L’SMS certificat funciona a través de la plataforma en línia de Tools en la qual podràs personalitzar tots els missatges abans d’enviar-los.
- Factura certificada. En aquest cas es tracta d’una factura que s’envia per correu electrònic certificat, de manera que s’acredita que la factura s’ha enviat i entregat, així com el seu contingut. Per tant, podràs controlar el pagament i fer un seguiment per planificar els ingressos i despeses del teu negoci.
- Recepció certificada. En aquest cas se certifiquen els correus electrònics rebuts en una determinada bústia inclosos els adjunts. Aquest servei de notificacions electròniques s’utilitza per enviar als clients, per exemple, una prova que el missatge ha estat rebut, de manera que es generi confiança i transparència.
- Openum. Amb aquest servei se li envia al destinatari un correu electrònic o un SMS amb un enllaç que ha d’obrir per accedir a un determinat contingut. Openum certifica l’obertura d’aquests continguts o documents.
Per a què s’utilitza el servei de notificacions electròniques certificades?
El servei de notificacions electròniques es pot utilitzar per a diverses gestions com les següents:
- Comunicacions certificades a clients, empleats, proveïdors o accionistes, entre d’altres.
- Gestió d’un Expedient de Regulació d’Ocupació (ERTO). Les comunicacions que s’han de realitzar en aquests casos als treballadors es poden fer mitjançant un correu electrònic o SMS certificat. També és possible configurar una bústia perquè quan els treballadors enviïn alguna notificació, rebin una confirmació de recepció de la mateixa per l’empresa.
- Vot electrònic. S’utilitza en els casos d’una votació d’un acord en una Junta d’Accionistes, en els supòsits de votació en assemblees d’empreses, associacions o comunitats des de propietaris, per exemple.
Tal com has vist el servei de notificacions electròniques té multitud d’usos que poden ser molt útils per a qualsevol empresa i agilitzar de forma significativa totes les gestions que requereixin realitzar una comunicació fefaent.