Les comunicacions són fonamentals per a l’activitat normal de qualsevol empresa i amb el desenvolupament de l’ús d’internet, el correu electrònic ha esdevingut un mitjà essencial per estar amb contacte amb treballadors, clients, proveïdors o socis, entre d’altres. No obstant això, en determinades situacions, no n’hi ha prou amb un correu electrònic normal, sinó que cal una comunicació fefaent que tingui validesa legal i que pugui servir com a prova en un judici. En aquest post t’expliquem quins són els usos més comuns del correu electrònic certificat.

Què és un correu electrònic certificat?

Per entendre què és un correu electrònic certificat i la seguretat que aporta, és fonamental saber que en una comunicació amb aquest tipus de correu hi intervenen tres parts:

  • La part que envia el correu o l’emissor.
  • La part que la rep o receptor.
  • Un prestador de serveis de confiança.

Un correu electrònic certificat és un tipus de comunicació que es realitza a través de correu electrònic on hi ha una certificació de l’enviament, de la recepció, del contingut, dels documents adjunts, del destinatari i l’emissor, així com de la data i hora de la comunicació.

Tot això suposa que si, per exemple, cal utilitzar un correu electrònic certificat com a prova en judicis, existiran proves irrefutables de tots els extrems que hem vist.

Quins són els usos més comuns del correu electrònic certificat?

Entre els usos més comuns del correu electrònic certificat podem destacar els següents:

  • Obtenció del consentiment exprés per al tractament de dades personals. Per exemple, si una empresa necessita el consentiment d’un client, podeu utilitzar el correu electrònic certificat.
  • Enviament de contractes. En cas d’enviament de contractes (compravenda de serveis, préstecs, pòlisses d’assegurances), l’email certificat serveix per demostrar que s’ha produït aquest enviament i en quin moment. Per exemple, una persona contracta un servei de telefonia mòbil i li envien el contracte per correu electrònic.
  • Notificacions relatives a contractes. Un dels usos més comuns del correu electrònic certificat és el que es produeix quan cal notificar el venciment d’un contracte o la resolució d’aquest. Per exemple, és el cas de la finalització d’un contracte de lloguer de local, habitatge o oficina per transcurs del temps.
  • Notificacions de deute. Pot ser que una empresa emeti una factura a una altra i aquesta última no la pagui o que un llogater deixi de pagar la renda de lloguer. En aquests casos, cal reclamar el deute i fer-ho amb una notificació fefaent, de manera que hi hagi constància de l’enviament, la recepció i el contingut. Fins ara s’ha fet servir el burofax per fer aquest tipus de comunicacions o el conducte notarial, però amb el correu electrònic certificat se simplifica l’enviament i s’obté la mateixa garantia legal.
  • Comunicacions laborals. És habitual a les empreses que es facin comunicacions laborals a empleats, per exemple, la inclusió en un ERO o un ERTE, l’enviament d’un contracte o un annex per al canvi de condicions laborals, un acomiadament o una amonestació. Totes aquestes comunicacions es poden realitzar mitjançant email certificat, de manera que s’estalviï temps i es guanyi agilitat.
  • Comunicacions comercials. Els departaments comercials també fan comunicacions amb clients en què es pot utilitzar el correu electrònic certificat, per exemple, quan s’envia una proposta de preus, una renovació o una cancel·lació de servei.
  • Reclamacions. Una altra forma d’utilitzar el correu electrònic certificat és en les reclamacions. Per exemple, una empresa pot rebre una reclamació d’un client per un mal servei o un producte defectuós per correu electrònic certificat i l’empresa podrà utilitzar el mateix mitjà per respondre, de manera que quedi constància de tot el que ha passat.
  • Enviament de factures. De vegades cal deixar constància de l’enviament d’una factura per la qual cosa es pot utilitzar el correu electrònic certificat, de manera que hi hagi la certesa de l’enviament, la recepció i el contingut de la factura, així com de la data i l’hora.

El correu electrònic certificat, per tant, es configura com una alternativa vàlida legalment, per la qual cosa podeu substituir el burofax.

Un correu electrònic certificat és vàlid com a notificació fefaent?

La resposta és que sí i la validesa legal en deriva diversos aspectes.

  • La Llei d’Enjudiciament Civil admet com a mitjans de prova les comunicacions electròniques, com a documents privats.
  • El Reglament eIDAS estableix que a les dades enviades i rebudes mitjançant un servei de lliurament electrònic certificat no se’ls denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials pel mer fet que estiguin en format electrònic o no compleixin els requisits de servei qualificat d’entrega electrònica certificada.
  • Finalment, la jurisprudència del Tribunal Suprem també avala la validesa d’aquest correu com a prova.

A conseqüència de tot això, a Lleida.net estem convençuts que els usos més comuns del correu electrònic certificat permeten a les empreses impulsar la seva transformació digital i afavoreix les comunicacions tant internes com externes.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrònics certificats