El uso de la firma electrónica por parte de las empresas ha aumentado enormemente. De hecho, según nuestros datos, si comparamos diciembre de 2019 con diciembre de 2020 se ha producido un aumento de más del 600%. Sin embargo, la duda que surge es qué tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de firma electrónica. En este post te damos todos los detalles para hacer la mejor elección.

¿Qué pasos seguir para elegir un proveedor de firma electrónica?

Aunque cada caso y cada empresa tiene sus particularidades, la elección de un proveedor de firma electrónica puede seguir los siguientes pasos:

Determina para qué quieres utilizar la firma electrónica. Es importante que, antes de comenzar a seleccionar a un proveedor de firma electrónica determines para qué vas a utilizar la firma electrónica, es decir, en qué procesos de tu empresa la vas a implantar. De esa forma, sabrás qué tipo de firma electrónica necesitas y qué nivel de seguridad es el mejor para cada caso.

Analiza los aspectos legales. El proveedor de firma electrónica debe cumplir una serie de requisitos:

o Debe ser un proveedor de servicios de confianza, en base a lo establecido en el Reglamento Europeo eIDAS.

o El proveedor debe generar un documento de evidencias, que es un PDF en el que se recogen evidencias electrónicas sobre la firma: datos sobre los correos, documentos firmados, anexos técnicos, etc. Además, la evidencia documental debe firmarse con un sello de tiempo de la Autoridad de Certificación. De esta forma se garantiza que el contenido no ha sido manipulado o falsificado.

o Deberá tener disponible un certificado elaborado por auditores externos que sean expertos independientes.

Pregunta si la solución de firma electrónica se integra con CRM o ERP. El proveedor de firma electrónica deberá aportar una API que permita que la herramienta de firma electrónica se integre con el CRM, ERP o aplicación móvil de tu empresa.

Paga por lo que utilices. En Lleida.net hemos establecido un sistema para que puedas disponer de la firma electrónica siempre que lo necesites, de manera que no tendrás que pagar cuotas fijas ni consumos mínimos. Además, te damos la posibilidad de calcular el precio antes de utilizar la firma electrónica.

Verifica que la aplicación de firma electrónica sea fácil de utilizar y personalizable. La clave de la firma electrónica es que facilite las transacciones que se realizan en tu empresa y la firma de documentos (tanto a nivel externo como interno). Para ello debe ser fácil de utilizar tanto desde el punto de vista de la empresa como del usuario. Además, es importante que puedas personalizar diversos elementos durante el proceso de firma:

o Páginas de firma. En la página de firma deberá aparecer el logotipo de tu empresa y el color corporativo.

o En los correos electrónicos que se envíen para la firma de contratos también se deberá incluir el logo y el color corporativo.

Pregunta si es necesario descargar un software. Lo ideal es que el proveedor de firma electrónica aporte una solución que haga innecesaria la descarga de un software, de manera que la firma electrónica se pueda utilizar desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Analiza si se puede hacer un seguimiento de todo el proceso de firma. En ocasiones el proceso de firma puede ser complejo, ya que es necesario que varias personas firmen un mismo documento en un determinado orden. En estos casos el proveedor de firma electrónica deberá proporcionarte la tecnología necesaria para:

o Que controles quién ha abierto el correo y quién ha firmado.

o Enviar notificaciones y recordatorios a las personas que faltan por firmar.

o Enviar un mismo documento a varias personas que lo deben firmar en paralelo (varias personas reciben un documento y lo pueden firmar en cualquier orden) o de forma secuencial (varias personas reciben un documento y lo deben firmar en un orden determinado).

Verifica que se puedan subir documentos durante el proceso de firma y que se custodian. Si se trata, por ejemplo, de la firma de un contrato de trabajo, necesitarás copia del DNI del firmante, por lo que es importante que se puedan subir esos documentos durante el proceso de firma para que sea más ágil y aumente la satisfacción de trabajador. Además, el proveedor de firma electrónica deberá custodiar esos documentos durante el plazo legal de cinco años marcado por la ley.

Solicita la posibilidad de contratar servicios adicionales en el futuro. A medida que tu empresa crezca necesitarás más soluciones tecnológicas. Pregunta a tu proveedor de firma electrónica lo que te puede ofrecer: correo electrónico o SMS certificado, factura certificada, contrato email certificado, eKYC Onboarding, etc.

Tal y como has visto, la elección de un proveedor de firma electrónica para tu empresa es una tarea que requiere verificar varios aspectos importantes para que la solución que elijas se adapte a tu caso.

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