La firma de documentos online se ha convertido en una solución para firmar documentos en momentos en los que existen restricciones de movilidad o en los que se quiere, simplemente, ahorrar tiempo. En este post te queremos contar qué se hace para firmar un pdf online con todas las garantías legales.

Formas de firmar un pdf

En muchas ocasiones se envían contratos o acuerdos de confidencialidad en pdf para su firma. Habrás observado que el programa de Acrobat Reader te da la opción de firmar el documento, sin embargo, esta firma conlleva varios problemas:

– No se identifica de forma inequívoca al firmante.

– No existe la garantía de que el documento original no ha sido modificado.

– No existen evidencias de quién firma o cuándo.

Otra forma de firmar es utilizando la firma electrónica que aporta todas las garantías necesarias para que el documento pueda ser utilizado como prueba en un juicio. El nivel de seguridad de la firma electrónica dependerá del tipo de firma que se elija: firma electrónica simple, firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada.

Pasos para firmar un pdf online con firma electrónica

Firmar un pdf online con firma electrónica es muy sencillo, simplemente tendrás que seguir los siguientes pasos:

– Entrar en el portal de tu proveedor de firma electrónica.

– Elegir la forma en la que quieres gestionar la firma con SMS o con correo electrónico.

– Redactar el SMS o el correo electrónico como lo hagas normalmente y diseñar el documento a firmar para determinar los espacios que quieres que rellene el firmante.

– Enviar el SMS o el correo añadiendo el número de móvil que te asigne el proveedor y el del destinatario (para el caso de SMS) o añadiendo la dirección de correo electrónico que te asignen y la del destinatario.

– El destinatario recibirá un SMS o un correo con un link al documento a firmar.

– Cuando lo firme recibirás un aviso y podrás descargar la evidencia electrónica que pruebe que se ha realizado todo el proceso. Este trámite puede tardar entre cinco y diez minutos, aproximadamente.

¿En qué casos se puede utilizar la firma de un pdf online?

Firmar un pdf online puede ser útil para multitud de gestiones y documentos como los siguientes:

– En recursos humanos se puede utilizar para firmar contratos de trabajo, nóminas, autorizaciones de movilidad, acuerdos de confidencialidad, ofertas de trabajo, certificados de formación etc.

– En el área de salud la firma de un pdf online se utiliza para la firma de consentimiento informado, informes médicos, presupuestos para tratamientos o documentos relativos a la protección de datos.

– En el sector de banca y seguros la firma electrónica se utiliza para la firma de pólizas, contratos de cuentas y tarjetas, autorizaciones, anexos a contratos etc.

– En logística y transporte se pueden firmar albaranes de entrega, contratos de transporte, cartas, presupuestos, ofertas etc.

– En el sector inmobiliario se pueden firmar contratos de compraventa, de alquiler, ofertas, contratos de mediación inmobiliaria, encargos de venta, reconocimientos de honorarios o de visitas, ofertas de compra o de arrendamiento y contratos de opción de compra, entre otros.

¿Es válida la firma electrónica de un pdf online?

La firma electrónica de un pdf online o de otros documentos es totalmente válida en base a la regulación del Reglamento eIDAS de la Unión Europea que establece lo siguiente:

– El artículo 25 del Reglamento eIDAS establece lo siguiente:

1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.

2. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

3. Una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida como una firma electrónica cualificada en todos los demás Estados miembros.

– La validez de la firma electrónica en España se basa, además, en la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza que en el artículo 3.1 regula lo siguiente:

Los documentos electrónicos públicos, administrativos y privados, tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable.

La regulación que hemos citado aporta validez a la hora de firmar un pdf online a nivel europeo o español, pero si se quiere firmar en otro país también hay normativa que aporta validez a la firma electrónica, por ejemplo, en Estados Unidos la Uniform Electronic Transactions Act (UETA, 1999) y la Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN, 2000).

Como consecuencia de todo lo anterior, si quieres firmar un pdf online con total seguridad es necesario que utilices la firma electrónica, en especial la firma electrónica avanzada para poder recabar todas las pruebas que acrediten la validez de la firma en el caso en que sea necesario.

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