Cualquier empresa en su día a día se enfrenta a un reto fundamental en todas las áreas que la componen: funcionar de forma eficaz y sin errores, sin embargo, el papel todavía se utiliza para numerosas gestiones. En este post te contamos los trámites con la firma electrónica que se pueden hacer y de qué forma se puede ir hacia un futuro con menos papeleo y más agilidad en la gestión diaria.
¿Qué problemas ocasiona el uso de papel y de procedimientos manuales?
En todos los departamentos de tu empresa, desde recursos humanos al departamento financiero, se realizan muchas gestiones en papel que se podrían digitalizar. Estos procedimientos manuales conllevan problemas como:
– Retrasos en la realización de gestiones. Una gestión que se realiza de forma manual conlleva más tiempo que si se realiza de forma digital. Por ejemplo, la firma de un contrato requiere la presencia física de los firmantes, la impresión de documentos y el envío del documento de una parte a otra. Pueden producirse retrasos si las dos personas no pueden reunirse el mismo día, se extravía algún documento o se debe firmar por varias personas de forma sucesiva.
– Aumento del gasto. Todo el proceso de firma manual de un documento requiere tiempo y recursos (papel, tinta, gasolina para el transporte etc.).
– Dificultades para encontrar la documentación. El archivo físico de documentos es uno de los problemas fundamentales de las empresas. Se guarda un documento y, más tarde, no se recuerda dónde, por lo que se invierte mucho tiempo en encontrarlo. En este sentido, según un estudio realizado por la consultora IDC los abogados y profesionales legales pierden una media de 2,3 horas a la semana buscando, sin encontrar, los documentos adecuados.
– Extravío de documentos. En ocasiones las partes que deben firmar un documento no se pueden reunir físicamente, por ejemplo, porque viven en distintos países, y el documento se debe enviar por correo o por mensajero de manera que se corre el riesgo de que se pierda el envío y no llegue a su destino.
Solución: realizar los trámites con la firma electrónica
La firma electrónica aporta una serie de beneficios que solucionan todos los problemas que hemos visto, por lo tanto, los trámites con firma electrónica contribuyen a:
– Que no se utilice papel. El hecho de que no se utilice papel contribuye a que se ahorren recursos, se proteja la naturaleza y se impulse la responsabilidad social corporativa de tu compañía.
– Que no sea necesario el almacenamiento físico. El almacenamiento digital no solo no ocupa espacio físico, sino que también contribuye a que los documentos se encuentren con mayor facilidad.
– Que no haya desplazamientos. Con la firma electrónica no importa si las partes de un contrato están en países distintos, podrán firmar cómodamente desde donde se encuentren y en cualquier momento con un dispositivo (móvil, pc o Tablet) conectado a internet.
– Que aumente la seguridad. Una firma manuscrita se puede falsificar y manipular, sin embargo, una firma electrónica aporta una mayor seguridad ya que se garantiza la identificación de los firmantes y la originalidad del documento firmado, entre otros aspectos.
– Que se reduzca el tiempo que se invierte en las gestiones. Todo lo anterior supone que los trámites con la firma electrónica sean mucho más ágiles y tengan como consecuencia un ahorro de tiempo y de dinero.
Trámites con la firma electrónica que se pueden hacer en el día a día de tu empresa
Seguramente te preguntarás qué tramites se pueden realizar con la firma electrónica, te los contamos a continuación:
– Firma de contratos. Es probable que en el día a día de tu negocio se firmen numerosos contratos como compraventas de productos o servicios con clientes, alquiler de locales u oficinas, alquiler de vehículos, contratos con proveedores o contratos de trabajo, entre otros. Todos estos contratos se pueden firmar con la firma electrónica avanzada para garantizar una mayor agilidad y seguridad.
– Firma de autorizaciones. Muchas empresas necesitan la firma de autorizaciones para determinados trámites y con la firma digital se puede realizar en el momento. En el caso del sector sanitario también se utilizan las autorizaciones para dar el consentimiento informado a tratamientos, cirugías o pruebas.
– Firmas de documentos de confidencialidad. Los acuerdos de confidencialidad se firman en el tráfico habitual entre empresas, con proveedores y con trabajadores. La firma electrónica facilita la firma en el momento y agiliza muchos los trámites.
– Firma de nóminas, cartas y amonestaciones. En el ámbito de los recursos humanos la firma electrónica también tiene varios usos como la firma de nóminas, de cartas o de ofertas de trabajo, por ejemplo.
Tal y como has visto, en Lleida.net estamos convencidos de que los trámites con la firma electrónica aportan numerosas ventajas a las empresas y suponen un impulso a su innovación y a la transformación digital del negocio.