La digitalització és un procés que ja està en marxa en moltes empreses i molts directius s’han adonat que han de canviar si volen seguir competint. Però, per què si digitalitzes processos segueixes signant documents físicament? La signatura electrònica de documents no només et permetrà estalviar temps i diners, sinó que també podrà ajudar-te a ser més àgil en qualsevol gestió. En aquest post t’expliquem en quin tipus de documents es pot utilitzar la signatura electrònica.

Signatura electrònica de documents de recursos humans

El departament de recursos humans de les empreses és un dels que realitzen més gestions en les quals és necessària la signatura de documents. N’existeixen molts que es poden signar amb signatura electrònica:

– Nòmines

– Contractes de treball

– Amonestacions

– Sancions

– Cartes de finalització de la relació laboral

– Controls d’entrada

– Altes i baixes

– Acords de confidencialitat

– Sol·licitud de vacances

– Pòlisses

L’ús de la signatura electrònica al departament de recursos humans de la teva empresa millorarà la imatge del negoci i facilitarà la retenció i atracció de talent.

Signatura electrònica de documents comercials

El departament comercial de les empreses és un altre que es pot beneficiar molt de la signatura electrònica. Els processos de signatura física solen ser llargs i en una operació comercial és fonamental ser àgil per donar bona impressió al client i no perdre l’operació. Els documents que es poden signar digitalment en un departament comercial són, per exemple, els següents:

– Contractes amb proveïdors (de prestació de serveis o de compravenda de productes: material d’oficina, programari, impressores, neteja, manteniment, etc.).

– Contractes amb clients, per a la prestació de serveis o venda de productes.

– Acords de confidencialitat o NDA (Non Disclosure Agreement).

– Propostes de vendes de productes o serveis.

Signatura electrònica de document al departament financer

El departament financer d’una empresa és un dels més estratègics i gestiona un gran nombre de documents que han de ser signats, per exemple:

– Factures.

– Pressupostos.

– Ordres de pagament.

– Documents bancaris diferents (aprovació de transferències, traspassos de diners, etc.).

En aquest cas, són operacions delicades que requereixen un nivell de seguretat alt que pot proporcionar la signatura electrònica avançada.

Signatura electrònica de documents per al departament de màrqueting

El departament de màrqueting de les empreses és el que sol encarregar-se de la comunicació externa de l’empresa. Per a això, en molts casos, necessita l’aprovació d’altres departaments com el de Direcció per a realitzar una comunicació al client. Aquesta autorització pot ser signada utilitzant la signatura electrònica, des de qualsevol lloc i moment i amb qualsevol dispositiu que tingui accés a internet.

Usos de la signatura electrònica al departament d’IT

El departament de l’empresa dedicat a la tecnologia sol necessitar l’aprovació de despeses per comprar programari o maquinari i normalment solen ser despeses elevades. Per a això necessiten l’aprovació del CEO o d’un altre directiu que pot facilitar-se mitjançant la signatura electrònica.

Signatura electrònica per a l’equip directiu

El CEO i l’equip directiu de qualsevol empresa han de signar multitud de documents al llarg del dia per aprovar operacions, contractacions o altres transaccions. Per tant, l’ús de la signatura electrònica pot ser una forma d’estalviar temps i de permetre que els directius se centrin en tasques de més valor per al negoci.

Signatura electrònica en agències immobiliàries

Les agències immobiliàries a més de poder fer ús de la signatura electrònica de documents en els departaments que hem vist, també la pot utilitzar per signar, entre altres, els següents documents:

– Ofertes de compravenda o lloguer.

– Encàrrecs de venda.

– Contractes d’arres.

– Contractes de compravenda.

– Contractes d’arrendament de locals, oficines, habitatges i naus.

– Contractes d’arrendament amb opció de compra.

Signatura electrònica en empreses del sector logístic

En les empreses del sector també és necessària la signatura de molts documents per controlar els enviaments. La signatura electrònica és la solució per agilitzar tots els tràmits de signatura de document d’enviament o de recepció, per exemple. Amb la signatura electrònica es podrà tenir un segellat de temps i una identificació de la persona que ha rebut la mercaderia de manera que es controla tot el procés amb seguretat.

Signatura electrònica al sector sanitari

La signatura electrònica també té diversos usos en el sector sanitari, sobretot pel que fa al consentiment informat dels pacients quan reben un tractament, se’ls realitza una intervenció o reben un servei mèdic. Podran signar aquest consentiment amb la signatura electrònica i evitar la despesa de paper, tinta, desplaçaments, etc.

En definitiva, es tracta de casos en què és necessària una signatura d’una o diverses persones. Mitjançant la signatura electrònica es pot agilitzar aquest tràmit, ja que permet signar des de qualsevol lloc i en qualsevol moment evitant la pèrdua de temps i de diners. La productivitat de l’empresa augmentarà i millorarà la seva imatge enfront de proveïdors, clients, treballadors i inversors.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrónics certificats.