Vols ampliar la teva empresa utilitzant solucions tecnològiques punteres? Si la resposta és afirmativa, has de saber com funciona la signatura electrònica i la facilitat amb la qual podràs agilitzar processos a la teva empresa.
Quan va començar la pandèmia de la COVID-19, les empreses van ser conscients que la digitalització ja no era una opció, sinó una necessitat urgent. El que no s’havia fet en anys es va haver de fer en pocs mesos. Gairebé d’un dia per l’altre el treball presencial va ser substituït pel teletreball, la signatura física per la signatura electrònica i la compra a la botiga a peu de carrer per la compra online. Però això va ser només el començament i mes rere mes la transformació digital de les empreses s’ha accelerat per poder competir en temps d’incertesa.
En aquest sentit, la signatura electrònica s’ha convertit en una eina fonamental per tal que les empreses puguin seguir la seva activitat sense necessitat de paralitzar-la. De fet, hem detectat un augment molt significatiu en la utilització de la signatura electrònica, per exemple, si ho comparem amb el mateix període del desembre de 2019, veurem que l’augment de l’ús de la signatura electrònica ha estat del 609,44 %.
Empreses de tots els sectors s’han vist beneficiats per l’ús de la signatura electrònica, per exemple, el sector immobiliari. Segons l’informe de Tecnomatrit, entre els mesos de març i setembre de 2020 es van signar digitalment 705 contractes de lloguer. Per altra banda, la implantació de signatures digitals suposa la reducció de costos d’entre un 20 % i un 35 %.
Ja coneixes els avantatges que aporta aquesta nova forma de signar, però saps com funciona la signatura electrònica?
Descobreix com funciona la signatura electrònica
Només hauràs de realitzar els següents passos per a poder utilitzar la signatura electrònica amb nosaltres:
- Donar-te d’alta com a usuari.
- Accedir a l’àrea d’usuari amb el nom i contrasenya que t’haurem proporcionat.
- Introduir el destinatari o destinataris que han de signar el document, configurar el text del correu electrònic i de la pàgina de signatura, pujar el contracte o document en PDF i enviar-lo.
- El destinatari rebrà un correu electrònic certificat amb un enllaç que redirigeix a una pàgina web en la qual se signarà el document. L’usuari veurà el PDF i el podrà signar amb un clic o incorporant la signatura manuscrita, en funció del que s’hagi seleccionat prèviament.
- Segons com s’hagi configurat el procés de signatura, al destinatari se li enviarà o no una còpia del contracte, amb una marca de signatura un cop s’hagin completat tots els passos del procediment.
El gran avantatge de tot el procés, és que podràs saber en tot moment:
- Si el document s’ha enviat.
- Si el destinatari l’ha rebut, l’ha obert i l’ha signat.
Un altre aspecte fonamental de la signatura electrònica és l’evidència documental. Es tracta d’un document PDF on es recullen totes les evidències electròniques generades durant el procés de signatura:
- Dades dels correus electrònics certificats o SMS certificats enviats i rebuts: adreces de correu electrònic, contingut, número de mòbil, IP utilitzades, dates i hores de les comunicacions, etc.
- Documents signats.
- Annexos als documents.
- OTP, ClicktoSign o signatura biomètrica.
- Adjunts.
L’evidència documental queda signada digitalment amb un segell de temps d’una Autoritat de Certificació per tant, el contingut està protegit contra la falsificació i manipulació, de manera que aporta una gran seguretat jurídica.
Com funciona la signatura electrònica en el contracte SMS certificat
A més d’utilitzar el correu electrònic per a la signatura d’un contracte o un altre document electrònic, pots utilitzar un SMS. Per fer-ho has de seguir els següents passos:
- Entra a l’àrea d’usuari amb les teves claus d’accés.
- Obre la pestanya de Contracte SMS Certificat > Enviar.
- Utilitza el número de telèfon mòbil que t’hem assignat i afegeix el número del destinatari o destinataris.
- Redacta el missatge que vulguis enviar.
- Envia.
- El destinatari rebrà un SMS i en el moment que et respongui rebràs un missatge a l’apartat de “Safata d’entrada” de la teva àrea d’usuari.
- En aquest cas, també pots descarregar-te l’evidència documental de tot el procés.
Ara que ja saps com funciona la signatura electrònica, veuràs que pots agilitzar la signatura d’una gran quantitat de documents: contractes de treball, autoritzacions, contractes de lloguer, contractes amb proveïdors o clients, cartes i ofertes, entre altres.
En definitiva, es tracta d’una eina que pot facilitar molt el dia a dia de qualsevol negoci, estalviant temps i facilitant que el personal se centri a aportar valor a l’empresa, de manera que augmenti la satisfacció del client, dels proveïdors i dels treballadors.