mejora de la gestión documental en pymes

Com millorar la gestió documental de les pimes

millorar gestió documental pimes

Avui dia ser una pime no és fàcil, sobretot en un món en el qual la tecnologia i la internacionalització avancen a velocitats vertiginoses. Les solucions i facilitats que es proposen solen adaptar-se millor a les grans empreses, afavorint-les davant les pimes, ja que tenen una major capacitat a l’hora de realitzar canvis profunds en els sistemes de gestió documental. No obstant això, les petites i mitjanes empreses suposen més del 99% del teixit empresarial del nostre país, i és inevitable preguntar-se per què no hi ha més solucions adaptades a aquest tipus de negocis.

Una dels desavantatges de les pimes és la comunicació. Entenem que existeixen comunicacions informals i formals. Les primeres, com les trucades telefòniques, les encaixades de mans, o el correu electrònic, són assequibles a totes les empreses, però les formals suposen un esforç, temps i cost majors: l’enviament de factures, els contractes, les notificacions… Totes aquestes comunicacions han de realitzar-se de manera formal perquè quedi constància, i fins i tot s’han d’arxivar el temps que exigeix la llei, i els mitjans que estan a l’abast de les pimes solen ser els tradicionals: carta certificada, signatura manuscrita, burofax, enviament de missatgers o representants, etc.

A Lleida.net ens preguntem com podem ajudar les pimes pel que fa a la gestió documental i la comunicació. Per això proposem serveis adaptats a qualsevol tipus d’empresa.

Com simplificar la gestió documental?

Les nostres solucions són senzilles, suposen una inversió mínima de temps i redueixen els costos de les comunicacions. Com? Agilitant els processos tradicionals, aportant seguretat jurídica i formalitzant qualsevol tipus de comunicació. Per exemple, per a aquestes necessitats proposem aquestes solucions:

  • Formalització de contractes: Connectaclick Basic o Connectaclick Pro
  • Enviament de factures: Connectaclick Lite o Correu electrònic certificat
  • Enviament de notificacions, de clàusules o de documentació sensible: Correu electrònic certificat, SMS certificat o Connectaclick Lite

En què et beneficia?

L’ús de les notificacions electròniques es tradueix en una reducció de costos, un estalvi de temps i una seguretat més gran. Posem l’exemple d’un contracte:

Costos: en lloc de pagar una carta certificada, la impressió de paper i el sobre, el missatger, o la gasolina del transport per fer les gestions de manera presencial, podries enviar un correu electrònic certificat al teu client (2 €).

Temps: imprimeix el contracte, posa’l al sobre, ves a correus i espera dos dies o més la resposta del teu client … O bé adjunta el contracte a un correu electrònic i rep la resposta immediatament (5 min).

Seguretat: Lleida.net arxiva durant 5 anys el certificat, que inclou el correu electrònic, el contracte, la resposta, la data i hora … i tot amb validesa legal.

Vols més informació? visita la nostra pàgina web www.lleida.net.

Isabel Rueda Molina
Tècnica de Desenvolupament de Negoci i Traductora de Francès

Recent titulada en Traducció i interpretació, aprofita qualsevol ocasió per viatjar i aprendre coses noves.

Leave a Comment