Vous signez au quotidien de nombreux documents dans votre entreprise ? Sûrement.  Si vous vous déplacez toujours pour signer et que vous utilisez toujours une imprimante, du papier et un stylo, il est temps d’envisager d’autres moyens de signer. Dans cet article, nous voulons vous parler de la signature de contrats à distance, comment cela peut être fait et comment la signature électronique peut vous aider dans ces procédures.

Signature de contrat à distance vs. signature en face à face

Si vous réfléchissez à l’ensemble du processus de signature d’un contrat face à face, vous vous rendrez compte du temps que cela prend et des ressources qui doivent être investies : les parties parviennent à un accord, deux exemplaires du document sont imprimés, les deux parties se rencontrent physiquement et le contrat est signé au stylo. Dans ce processus, vous devez utiliser : du papier, de l’encre, de l’électricité et de l’essence pour les déplacements. De plus, le processus peut prendre entre deux et sept jours, voire plus, selon la disponibilité des parties.

Dans un processus de signature électronique, tout change : un lien vers le document est envoyé, l’autre partie l’ouvre sur son téléphone portable ou sur n’importe quel appareil, et quand il peut, il le signe. Le processus ne prend que quelques secondes. Par conséquent, le temps investi pour signer est réduit et le processus devient durable, car ni papier, ni encre, ni carburant ne sont utilisés.

Quelles sont les possibilités pour signer des contrats à distance ?

Imaginez la situation suivante : vous avez une agence immobilière et un de vos clients est très intéressé par l’achat d’un logement, le propriétaire propose de signer un contrat d’arrhes, mais le client est dans une autre ville et ne peut pas se déplacer. Quelles sont les options pour signer des contrats à distance ? Les suivantes :

– Signature avec Adobe. Vous pouvez signer le document avec le programme Adobe, mais les signatures ne sont pas juridiquement valables.

– Signature numérisée. Cela suppose qu’une partie imprime le contrat, le signe, le numérise et l’envoie à l’autre partie par courrier électronique, qui à son tour le renvoie signé. Le processus est lent, prend du temps et, en plus, pour être valable dans un procès, il doit être accompagné d’autres preuves.

– Signature avec utilisation du courrier postal. Une autre option est d’imprimer deux exemplaires du contrat, que le propriétaire signe et de les envoyer à l’acheteur par courrier, afin que les deux exemplaires soient signés, de conserver l’un et de retourner l’autre à l’acheteur.

– Signature électronique avancée. Il s’agit de l’un des trois types de signatures électroniques réglementées par le règlement eIDAS (simple, avancée et qualifiée). La signature électronique avancée est celle qui répond aux exigences de l’article 26 du règlement précité, qui sont les suivantes :

a) être liée au signataire de manière unique ;

b) permettre l’identification du signataire ;

c) avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser, avec un haut niveau de confiance, sous son contrôle exclusif,

d) être liée aux données signées par celui-ci de manière à ce que toute modification ultérieure de celles-ci soit détectable.

Dois-je disposer d’un certificat électronique pour la signature de contrats à distance ?

La réponse est que non, vous pouvez utiliser les services de signature électronique de Lleida.net, avec lesquels vous n’aurez à installer aucun programme ou application et vous pourrez utiliser n’importe quel appareil (mobile, tablette ou ordinateur). Il peut également être facilement intégré à vos systèmes grâce à une API gratuite et vous ne paierez que ce que vous consommez, sans besoin de consommation minimale ou de permanence.

Quelles démarches faut-il suivre pour signer des contrats à distance avec signature électronique ?

Si vous souhaitez procéder à la signature de contrats à distance avec signature électronique, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

– Vous vous inscrivez dans l’application du fournisseur de signature électronique.

– Vous entrez le destinataire du contrat à signer, écrivez le texte de l’email et de la page où la signature sera effectuée, vous mettez en ligne le contrat et vous l’envoyez.

– Ensuite, le destinataire reçoit un email certifié avec un lien vers une page web où il peut procéder à la signature. Le destinataire accède au document et le signe d’un clic ou par signature manuscrite, selon la façon dont vous l’avez configuré.

– Lorsque le document est signé, vous recevrez une notification. À tout moment, vous pouvez savoir si le destinataire a reçu le contrat, l’a ouvert et l’a signé. Vous pouvez également configurer le système pour que le signataire reçoive une copie du contrat signé.

– Enfin, vous pourrez télécharger le document avec les pièces justificatives liées à la signature du contrat : date de signature, identification du signataire, adresses email, IP utilisées, contrat signé et pièces jointes, entre autres données.

Chez Lleida.net, nous sommes convaincus du confort, de la sécurité et, surtout, de la légalité totale qu’offre l’utilisation de la signature électronique des contrats à distance. Il s’agit d’une méthode simple, sûre et totalement légale qui vous fera économiser des ressources et du temps que vous pouvez consacrer à ajouter de la valeur à votre entreprise.

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