La tecnología ha modificado muchos aspectos de nuestra vida y también ha cambiado la manera en la que las empresas realizan su actividad comercial. El sector inmobiliario no es ajeno a todo este cambio y muchas empresas del sector ya aplican innovaciones tecnológicas que mejoran su día a día. En este post queremos hablarte de uno de los aspectos de la transformación digital de las agencias inmobiliarias: la firma del contrato de alquiler online.

La transformación del sector inmobiliario es una realidad, tal y como se muestra en el informe elaborado por PWC Tendencias en el mercado inmobiliario en Europa 2021 que muestra el fuerte impacto debido a la COVID-19 que han sufrido algunos segmentos de la industria como el de oficinas, hoteles o retail, y cómo otros segmentos se han visto favorecidos como los centros de datos, los logísticos, las torres de comunicaciones y las viviendas en alquiler.

Esta situación requiere un cambio profundo en las agencias inmobiliarias si quieren seguir compitiendo y una apuesta por la transformación digital en varios aspectos:

– Visitas a inmuebles con realidad virtual y realidad aumentada.

Firmas de contratos con firma electrónica.

– Uso de plataformas digitales para promocionar inmuebles en venta o alquiler.

– Proyectos de decoración virtual de inmuebles.

– Presentaciones de servicios online.

A nivel interno la transformación digital se puede aplicar a través de la digitalización de los documentos, el almacenamiento de información en la nube, la automatización de procesos o el teletrabajo.

¿Se puede realizar la firma de un contrato de alquiler con firma electrónica?

El mercado de alquiler de viviendas, locales comerciales, oficinas y naves se mueve bastante rápido por lo que es necesario ser ágil en la firma, pero ¿realmente se necesita juntar a las dos partes del contrato en un mismo lugar para firmar?, ¿Se puede firmar el contrato con firma electrónica? La respuesta la debemos buscar en la normativa aplicable:

Ley de arrendamientos urbanos. En el artículo 37 se establece que las partes podrán compelerse recíprocamente a la información por escrito del contrato de arrendamiento. Lo habitual, en este tipo de contratos, es que se formalicen por escrito para que exista una prueba escrita de los pactos alcanzados por las partes.

Reglamento Europeo eIDAS. El Reglamento eIDAS regula tres tipos de firmas: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada. La diferencia entre las tres radica en el nivel de seguridad que aportan. Para un contrato de alquiler es aconsejable el uso de la firma electrónica avanzada que será aquella que reúna los siguientes requisitos regulados en el artículo 26 del Reglamento:

o Estar vinculada al firmante de manera única

o Permitir la identificación del firmante.

o Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo

o Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Como consecuencia de lo anterior, es posible la firma de un contrato de alquiler con firma electrónica.

Ventajas de la firma electrónica en los contratos de alquiler

La firma de un contrato de alquiler de forma electrónica aporta diversas ventajas:

– Evita el riesgo de que un inmueble esté desocupado mucho tiempo entre que se marcha el anterior inquilino y se encuentra a uno nuevo, de manera que el propietario no pierde dinero.

– La satisfacción del propietario, del inquilino y del agente que realiza la intermediación en la operación de alquiler aumentan porque el proceso es fácil, rápido y se puede hacer desde cualquier lugar y en cualquier momento y utilizando el ordenador, el móvil o una Tablet.

– Se puede hacer un seguimiento del proceso de firma online, de manera que es posible saber quién a firmando y quién no.

– El contrato puede contener campos dinámicos para que las partes los rellenen antes de firmar.

¿Qué otros usos pueden darle las agencias inmobiliarias a la firma electrónica?

Las agencias inmobiliarias pueden utilizar la firma electrónica en multitud de documentos internos y externos, por ejemplo:

Documentos internos:

– Firma de contratos de trabajo.

– Firma de solicitud de vacaciones por parte de empleados.

– Firma de ofertas de trabajo.

– Firma de autorizaciones y otros documentos del día a día.

Documentos externos:

– Firma de contratos de mandato o mediación inmobiliaria para la venta o alquiler.

– Firma de contratos de alquiler de viviendas, naves, oficinas o locales comerciales.

– Firma de contratos de arras de compraventa.

– Firma de ofertas de compraventa o arrendamiento.

– Firma de opciones de compra.

La firma de un contrato de alquiler mediante firma electrónica es, por lo tanto, una de las muchas facetas en las que se puede aplicar la transformación digital de las empresas del sector inmobiliario y puede ser un primer paso para atraer clientes y diferenciarse de los competidores.

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