La digitalización es una un proceso que ya está en marcha en muchas empresas cuyos directivos se han dado cuenta de que deben cambiar si quieren seguir compitiendo. Pero ¿por qué si digitalizas procesos sigues firmando documentos físicamente? La firma electrónica de documentos no solo te permitirá ahorrar tiempo y dinero, sino que también podrá ayudarte a ser más ágil en cualquier gestión. En este post te contamos en qué tipo de documentos se puede utilizar la firma electrónica.

Firma electrónica de documentos de recursos humanos

El departamento de recursos humanos de las empresas es uno de los que hacen más gestiones en las que son necesarias las firmas de documentos. Existen multitud de documentos que se pueden firmar con firma electrónica:

– Nóminas.

– Contratos de trabajo.

– Amonestaciones.

– Sanciones.

– Cartas de finalización de la relación laboral.

– Controles de entrada.

– Altas y bajas.

– Acuerdos de confidencialidad.

– Solicitud de vacaciones.

– Pólizas.

El uso de la firma electrónica en el departamento de recursos humanos de tu empresa mejorará la imagen del negocio y facilitará la retención y atracción de talento.

Firma electrónica de documentos comerciales

El departamento comercial de las empresas es otro que se puede beneficiar mucho de la firma electrónica. Los procesos de firma física suelen ser largos y en una operación comercial es fundamental ser ágil para dar buena impresión al cliente y no perder la operación. Los documentos que se pueden firmar digitalmente en un departamento comercial son, por ejemplo, los siguientes:

– Contratos con proveedores (de prestación de servicios o de compraventa de productos: material de oficina, software, impresoras, limpieza, mantenimiento etc.).

– Contratos con clientes, para la prestación de servicios o venta de productos.

– Acuerdos de confidencialidad o NDA (Non Disclosure Agreement).

– Propuestas de ventas de productos o servicios.

Firma electrónica de documentos en el departamento financiero

El departamento financiero de una empresa es uno de los más estratégicos y maneja un gran número de documentos que deben ser firmados, por ejemplo, los siguientes:

– Facturas.

– Presupuestos.

– Órdenes de pago.

– Documentos bancarios de diverso tipo (aprobación de transferencias, traspasos de dinero etc.).

En este caso, son operaciones delicadas que requieren un nivel de seguridad alto que puede proporcionar la firma electrónica avanzada.

Firma electrónica de documentos por el departamento de marketing

El departamento de marketing de las empresas es el que suele ser el encargado de la comunicación externa de la empresa. Para ello, en muchos casos, necesita la aprobación de otros departamentos como el de Dirección para realizar una comunicación al cliente y esa autorización puede ser firmada utilizando la firma electrónica, desde cualquier lugar y momento y con cualquier dispositivo que tenga acceso a internet.

Usos de la firma electrónica en el departamento IT

El departamento de la empresa dedicado a la tecnología suele necesitar la aprobación de gastos para comprar software o hardware para la empresa y suele tratarse de gastos elevados. Para ello necesitan la aprobación del CEO o de otro directivo que la puede dar mediante la firma electrónica.

Firma electrónica por el equipo directivo

El CEO y el equipo directivo de cualquier empresa debe firmar multitud de documentos a lo largo del día para aprobar operaciones, contrataciones u otras transacciones. Por lo tanto, el uso de la firma electrónica puede ser una forma de ahorrar tiempo y de permitir que los directivos se centren en tareas de mayor valor para el negocio.

Firma electrónica en agencias inmobiliarias

Las agencias inmobiliarias además de poder hacer uso de la firma electrónica de documentos en los departamentos que hemos visto, también la puede utilizar para firmar, entre otros, los siguientes documentos:

– Ofertas de compraventa o alquiler.

– Encargos de venta.

– Contratos de arras.

– Contratos de compraventa.

– Contratos de arrendamiento de locales, oficinas, viviendas y naves.

– Contratos de arrendamiento con opción de compra.

Firma electrónica en empresas del sector logístico

En las empresas del sector también es necesaria la firma de multitud de documentos para controlar los envíos. La firma electrónica es la solución para agilizar todos los trámites de firma de documento de envío o de recepción, por ejemplo. Con la firma electrónica se podrá tener un sellado de tiempo y una identificación de la persona que ha recibido la mercancía de manera que se controlara todo el proceso con seguridad.

Firma electrónica en el sector sanitario

La firma electrónica también tiene diversos usos en el sector sanitario sobre todo en lo que se refiere al consentimiento informado de los pacientes cuando reciben un tratamiento, se les realiza una intervención o reciben un servicio médico. Podrán firmar dicho consentimiento con la firma electrónica y evitar el gasto de papel, tinta, desplazamientos etc.

En definitiva, se trata de casos en los que es necesaria una firma de una o varias personas y mediante la firma electrónica se puede agilizar mucho el trámite ya que permite firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento para evitar pérdida de tiempo y de dinero. La productividad de la empresa aumentará y mejorará su imagen frente a proveedores, clientes, trabajadores e inversores.

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