¿Recuerdas los tiempos en los que sellabas tus facturas o albaranes con un sello de caucho? No hace tanto tiempo que se utilizaba ese sistema, pero la transformación digital de las empresas ha supuesto un cambio en todos esos procesos y ahora se utiliza el sello electrónico. En este post te contamos en qué consiste, para qué se utiliza y cómo.

¿Qué es el sello electrónico?

La definición del sello electrónico la podemos encontrar en el artículo 3 del Reglamento eIDAS que establece lo siguiente:

  • «sello electrónico», datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos;
  • «sello electrónico avanzado», un sello que cumple los requisitos contemplados en el artículo 36;
  • «sello electrónico cualificado», un sello avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico;

Básicamente, el sello electrónico garantiza la integridad y autenticidad de los documentos que se vinculan al mismo.

Los requisitos que establece el artículo 36 en cuanto al sello electrónico avanzado son los siguientes:

  • Estar vinculado al creador del sello de manera única.
  • Permitir la identificación del creador del sello.
  • Haber sido creado utilizando datos de creación del sello que el creador del sello puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control.
  • Estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

¿Para qué se usa?

El sello electrónico se puede utilizar de muchas formas por parte de las empresas:

  • Para proceder a identificarse frente a las administraciones públicas (Seguridad Social, Agencia Tributaria etc.).
  • Para incluirlo en facturas electrónicas o nóminas, por ejemplo.
  • Para cifrar documentos.

¿Qué efectos jurídicos tiene un sello electrónico?

El Reglamento eIDAS también regula los efectos jurídicos del sello electrónico y establece que:

  • No se pueden denegar sus efectos jurídicos ni su admisión como prueba en un juicio por el mero hecho de tener formato electrónico o de no cumplir los requisitos del sello electrónico cualificado.
  • El sello cualificado tiene una presunción de integridad de los datos y de corrección del origen de los datos a los que se vincula.
  • Si un sello electrónico cualificado, basado en un certificado cualificado, se emite por un Estado miembro de la Unión Europea se reconocerá en el resto de Estados miembros.

¿En qué se diferencia la firma electrónica del sello electrónico?

Los términos firma electrónica y sello electrónico se suelen confundir y utilizar de forma indistinta, pero no son lo mismo. La firma electrónica se define en el Reglamento eIDAS como el conjunto de datos electrónicos que incluyen información de una persona, que no se pueden repudiar y que se asocian a un documento.

Por tanto, el objetivo de la firma electrónica es la de identificar a la persona que firma de manera inequívoca y de asegurar que el documento firmado no se ha modificado tras la firma. El sello también se utiliza para identificar y para asegurar la integridad de un documento, pero está hecho para las personas jurídicas (sociedades mercantiles y otras entidades). El sello electrónico permite que una empresa pueda identificarse y firmar sin incluir información personal de su representante legal.

¿Qué beneficios aporta este sello a tu empresa?

El sello electrónico aporta diversos beneficios a las empresas como los siguientes:

  • Uno de los beneficios que aporta el sello electrónico a las compañías es el de que no es necesario aportar datos personales del representante.
  • Se garantiza la autenticidad e integridad de los documentos que contienen el sello electrónico (facturas, albaranes, etc.).
  • Disminución de gastos y rapidez en todos los trámites de la empresa.
  • Es una herramienta fácil de utilizar por lo que facilitará las relaciones y las transacciones con clientes, proveedores y trabajadores.
  • Se reduce el papeleo de cualquier gestión por lo que se impulsa la responsabilidad social corporativa de la empresa puesto que se evita el uso de papel, de tinta y de combustible para los desplazamientos.
  • Las transacciones son más seguras lo que favorece las relaciones entre empresas a nivel internacional.
  • Los procesos son más transparentes y, por lo tanto, se genera una mayor seguridad.

El uso del sello electrónico puede marcar la diferencia entre una empresa y otra en un entorno cada vez más competitivo e internacionalizado y ser la clave para iniciar o continuar la transformación digital de tu empresa. Para apoyarte en este proceso es fundamental contar con la ayuda de un partner tecnológico que sea un proveedor de servicios de confianza acreditado, que te acompañe y crezca contigo adaptándose a tus necesidades.

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