Pasar de la firma manuscrita a la firma electrónica es una de las formas de potenciar la transformación digital de tu empresa, de impulsar la responsabilidad social corporativa y de diferenciarte de tus competidores. Sin embargo, puede que te surjan dudas antes de utilizar esta herramienta. En este post vamos a contestar a las dudas más comunes como para qué sirve la firma electrónica, qué tipos hay, qué requisitos debe tener para ser válida, cómo funciona la firma electrónica y dónde se regula, entre otras cuestiones.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es un proceso digital por el que se identifica a un equipo informático o a una persona en la gestión y tramitación de documentos digitales a través de diversos métodos que garantizan la seguridad y la autenticidad de la firma.

¿Dónde se regula la firma electrónica?

A nivel europeo la firma electrónica se regula en el Reglamento eIDAS que fue completado en España con la Ley de firma electrónica de 2020. A nivel internacional existen legislaciones en muchos países, por lo que hay que consultar cada caso para ver la normativa aplicable.

¿Qué tipos de firma electrónica existen?

En base a la regulación de la firma electrónica contenida en el Reglamento eIDAS podemos distinguir tres tipos de firma electrónica:

Simple. Es la firma básica en la que se puede identificar a un firmante con un usuario y una contraseña, por ejemplo.

Avanzada. Es la firma que reúne los requisitos establecidos para este tipo de firma en el Reglamento eIDAS: se vincula al firmante de manera única, se crea utilizando datos que el firmante puede usar con un alto nivel de confianza y bajo su control exclusivo, cualquier modificación posterior del documento firmando se podrá detectar.

Cualificada. Es la que se crea mediante un dispositivo electrónico cualificado y se basa en un certificado cualificado.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica se puede utilizar para firmar multitud de documentos en todas las áreas de la empresa. Estos son algunos ejemplos:

– Recursos humanos: contratos de trabajo, ofertas de trabajo, nóminas, acuerdos de confidencialidad y exclusividad, cartas de despido, amonestaciones etc.

– Comercial: contratos con clientes, presupuestos, anexos a contratos.

– Compras: contratos con proveedores.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

La firma electrónica tiene un funcionamiento muy sencillo:

– El documento se envía desde una plataforma, en el caso de Click & Sign se puede integrar la plataforma en cualquier gestor mediante un API.

– Se introduce el destinatario del contrato (puede haber más de uno), se configuran los textos del correo electrónico y de la página de firma, se sube el contrato en formato PDF y se envía.

– El destinatario recibe un correo electrónico certificadocon un enlace a una página web en la que podrá firmar el contrato y adjuntar la documentación que sea necesaria. La firma se podrá hacer con un clic, firma manuscrita u otro método, en función de lo que haya elegido el emisor.

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?

Aunque se suelen utilizar como sinónimos no lo son. La firma electrónica, tal y como hemos visto, es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a una información en formato electrónico. La firma digital no tiene como objetivo dar fe del consentimiento de quien firma, sino que solo encripta los datos para dar mayor seguridad.

¿Qué es el documento de evidencias?

Es un documento electrónico que contiene toda la información del proceso de firma: correos electrónicos de los firmantes, números de teléfono, sello de tiempo, fecha y hora de cada firma, etc.

¿Qué ocurre con los documentos firmados con firma electrónica?

Una vez que se ha firmado electrónicamente un documento se puede descargar junto con el documento de evidencias para guardarlo donde se estime conveniente. El proveedor de firma electrónica suele custodiar todos los documentos en la nube durante un plazo de cinco años.

¿Cuánto cuesta la firma electrónica?

En el caso de Click & Sign la ventaja es que solo vas a pagar por lo que uses porque no hay cuotas fijas ni permanencias. Para que te hagas una idea de los precios, puedes comprar la firma de documentos por un usuario pulsando un botón desde 1,43 euros.

¿Es válida la firma electrónica?

La validez de la firma electrónica deriva de la regulación del Reglamento eIDAS y de la Ley de firma electrónica. El Reglamento eIDAS establece en su artículo 25 lo siguiente:

1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.

2. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

3. Una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida como una firma electrónica cualificada en todos los demás Estados miembros.

¿Se puede utilizar la firma electrónica como prueba en un juicio?

La respuesta es que sí, tal y como figura en el artículo que hemos transcrito en el apartado anterior. Si se presenta como prueba y la otra parte en el juicio la impugna habrá que presentar un informe pericial de un perito que certifique la validez.

Tal y como has visto, la firma electrónica se trata de una herramienta muy útil y completamente válida que las empresas adoptan poco a poco por sus grandes ventajas y versatilidad.

Lleida.net
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