Todas las empresas manejan cada día información secreta cuya difusión podría causar daños irreparables en su reputación o en su economía. Hasta el año 2019 no existía en España una Ley de secretos empresariales, pero finalmente entró en vigor en marzo de ese año debido a la transposición de la Directiva Europea relativa a la protección de conocimientos técnicos y la información empresarial no divulgados contra su obtención, utilización y revelación ilícitas. En este post te contamos qué protege la Ley de secretos empresariales, a quién se aplica, qué efectos tiene la protección y qué medidas legales y tecnológicas pueden tomar las empresas para proteger sus secretos.
Hasta que se publicó la Ley de secretos empresariales la protección de estos secretos se derivaba del Código Penal, de la Ley de competencia desleal y de los acuerdos firmados por las empresas en este sentido (acuerdos de confidencialidad). A partir de 2019, ya existe una regulación clara que vamos a ver a continuación.
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¿Qué son los secretos empresariales?
Los secretos empresariales se definen en el artículo 1 de la Ley de secretos empresariales que establece lo siguiente:
A efectos de esta ley, se considera secreto empresarial cualquier información o conocimiento, incluido el tecnológico, científico, industrial, comercial, organizativo o financiero, que reúna las siguientes condiciones:
- Ser secreto. (…)
- Tener valor empresarial. (…)
- Haber sido objeto de medidas razonables por parte de su titular para mantenerlo secreto.
Los secretos empresariales pueden afectar, fundamentalmente, a tres áreas de la empresa:
- Procesos de fabricación o industriales de la organización.
- Aspectos comerciales como clientes, presupuestos, precios o proveedores, entre otros.
- Situación económica y financiera de la empresa.
Hay muchos casos reales de revelación de secretos empresariales. Uno de los más conocidos es el de Ferrari, cuyo jefe de mecánicos, Nigel Stepney esperaba un ascenso que no le fue concedido y decidió filtrar los avances tecnológicos de Ferrari en sus vehículos de Fórmula 1 a sus competidores de McLaren. Ferrari denunció lo ocurrido y obtuvo una indemnización de 40 millones de euros. También se expulsó de la competición a McLaren durante un año.
¿A quién protege la Ley de secretos empresariales?
La protección que aporta la Ley de secretos empresariales se da al titular del secreto que puede ser cualquier persona física o jurídica (sociedad mercantil, por ejemplo) que ejerza de forma legítima el control sobre el secreto.
No obstante, en cuanto a los trabajadores, la protección de los secretos empresariales no podrá limitar su movilidad o el uso que realicen de su experiencia o competencias adquiridas durante su carrera.
Por otro lado, cabe destacar que un secreto empresarial se puede transmitir mediante una licencia a cambio de un precio o de forma gratuita. Además, el secreto empresarial puede se titularidad de varias personas.
¿En qué casos se produce la violación de secretos empresariales?
La Ley de secretos empresariales regula en su artículo 3 los casos en los que la obtención de dichos secretos sin consentimiento de su titular se considera ilícita. Son los siguientes:
- Cuando se produce el acceso, apropiación o copia no autorizada de documentos, objetos, materiales, sustancias, ficheros electrónicos u otros soportes, que contenga el secreto empresarial o a partir de los cuales se pueda deducir.
- Cualquier otra actuación que se considera contraria a las prácticas comerciales leales.
Para que se entienda mejor, ponemos otro ejemplo. Un caso reciente de relevación ilícita de secretos empresariales fue el de un ciudadano chino que publicó en sus redes sociales varias fotos del prototipo del nuevo iPhone por lo que Apple le demandó para que retirara la publicación no autorizada.
¿Qué acciones se consideran lícitas?
Junto con las acciones ilícitas, la Ley de secretos empresariales regula una serie de casos en los que se considera que la obtención de un secreto empresarial es lícita. Son los siguientes:
- Cuando se obtiene el secreto empresarial debido a un descubrimiento o creación independiente.
- La observación, estudio, desmontaje o ensayo de un producto u objeto que se haya puesto a disposición del público, sin estar sujeto a ninguna obligación que impida obtener la información del secreto empresarial.
- El ejercicio de lo derechos de los trabajadores y los representantes a ser informados y consultados.
- Cualquier actuación que sea considerada como una práctica leal.
¿Qué se puede hacer si se produce una revelación de un secreto empresarial?
En el caso en que se produzca una revelación de secretos empresariales, se pueden ejercitar acciones civiles contra el infractor. En concreto, por aplicación del artículo 9 de la Ley de secretos empresariales se podrá solicitar:
- Que se declare que se ha producido una violación de un secreto empresarial.
- Que cese la violación o que se prohíban los actos de violación del secreto empresarial.
- Que se prohíba fabricar, ofrecer, comercializar o utilizar mercancías infractoras.
- Que se aprehendan las mercancías infractoras, incluyendo las que ya estén en el mercado.
- Que se produzca la remoción y entrega al demandante de todos los documentos, objetos y materiales que contengan el secreto empresarial o la destrucción total o parcial.
- Que se atribuya la propiedad de las mercancías infractoras al demandante.
- Que se indemnicen los daños y perjuicios ocasionados.
- Que se publique la sentencia dictada por el Juzgado que corresponda preservando la confidencialidad del secreto empresarial.
Las acciones para proteger los secretos empresariales prescriben a los tres años desde que el titular las pudo ejercitar puesto que conoció que se había producido una violación del secreto.
¿Cómo se protegen los secretos empresariales?
Ya sabemos que existe una Ley de secretos empresariales que aporta protección a la información sensible de las compañías, pero la pregunta que surge es: ¿Qué se puede hacer en el seno de una empresa para proteger secretos empresariales? Se puede tomar varias medidas como las siguientes:
- Identifica los secretos empresariales de tu compañía. Es fundamental saber qué se considera secreto y qué no en tu empresa. Para tenerlo claro es aconsejable realizar un estudio de la información que se maneja en la empresa en todos sus departamentos, contrastarla con la definición de la ley y determinar si aporta o no una ventaja competitiva a tu organización.
- Forma a tus empleados. Una de las primeras cosas que tendrás que hacer es formar a tus empleados sobre lo que se considera secreto empresarial en la compañía, para que sepan cómo identificarlo y tratarlo.
- Nombra a un coordinador de protección de secretos empresariales. Existen varios perfiles que pueden ser perfectos para el puesto de coordinador de protección, en especial, el abogado interno o externo de la empresa y el responsable del departamento de TI.
- Define un plan de acceso. Se pueden definir diferentes niveles de acceso de forma que cada empleado, en función de su puesto, tenga acceso a la información que sea necesaria para desarrollar su trabajo.
- Utiliza la tecnología. La tecnología puede ser una gran aliada para proteger secretos empresariales de robos o fugas de información. La tecnología Blockchain se ha utilizado para la protección de derechos empresariales puesto que permite tener la evidencia de que hay existido un archivo electrónico. Por otro lado, podemos destacar que el servicio de Secret Lleida.net es la solución con la que podrás registrar, certificar y custodiar todos los secretos empresariales de tu empresa de forma sencilla. La vemos con más detalle en el siguiente apartado.
- Utiliza medidas legales. De forma complementaria a las medias técnicas, se pueden utilizar medidas legales como la firma de documentos de confidencialidad con trabajadores, proveedores o clientes, entre otros. Para que este tipo de acuerdos sean efectivos se puede regular una indemnización para el caso en que se produzca la revelación de un secreto de forma no autorizada. En este sentido, se importante elaborar un código ético de la compañía para fijar las normas de la empresa y reflejar la forma de actuar correcta de los empleados, así como las medidas a tomar si se produce una revelación ilícita.
¿Cómo funciona Secret Lleida.net en la protección de secretos empresariales?
Tal y como decíamos anteriormente, la tecnología es una gran aliada para proteger secretos empresariales. Secret Lleida.net es una solución que funciona de la siguiente manera:
- El usuario se identifica correctamente, carga los documentos que desee enviar, incluye la dirección de correo electrónico del destinatario y un código de acceso a esos documentos, si lo estima necesario.
- A continuación, se envía el correo electrónico certificado, que no lleva ningún documento adjunto, pero sí un enlace que se ha creado automáticamente para acceder al documento.
- El destinatario recibe el correo con el enlace y se le solicitará un código de acceso (si se ha configurado así) para poder ver los documentos.
- Cuando el destinatario accede a los documentos se genera un documento de evidencias que contendrá lo siguientes datos: la fecha y la hora de envío del correo electrónico certificado, los mismos datos sobre la entrega, contenido del envío, URL y los datos de fecha y hora de acceso del destinatario a la URL.
Como consecuencia de lo anterior, los documentos que se envían a través de esta herramienta pueden servir como prueba en un procedimiento judicial. Tanto los documentos que se envían como el documento de evidencias se custodian durante 5 años.
Por lo tanto, la Ley de secretos empresariales regula de forma expresa los mecanismos legales que se pueden utilizar para preservar este tipo de secretos, pero, junto con esos mecanismos, es aconsejable implantar medidas de protección para evitar los riesgos que puede suponer la revelación de información sensible de las empresas: daños en la reputación, reducción de las ventas o pérdida de cuota de mercado, entre otros. Lleida.net es un proveedor que te puede ofrecer este servicio y ayudarte así a preservar los secretos empresariales.