En el ámbito empresarial existen multitud de situaciones en las que es necesario realizar una notificación fehaciente. Durante mucho tiempo se han utilizado las notificaciones mediante burofax y las realizadas por conducto notarial, ya que eran las únicas que se consideraban fehacientes. Actualmente ya existen diversos tipos de notificación electrónica que permiten tener constancia del envío, de la recepción y del contenido de la comunicación. En este post te contamos cuáles son esos tipos y cuándo se utiliza cada uno.

Las comunicaciones electrónicas que se utilizan habitualmente como el correo electrónico, el SMS o la mensajería instantánea se pueden manipular de forma fraudulenta, lo que supone que sea fácil de impugnar su validez como prueba en un procedimiento judicial. Sin embargo, esto no ocurre con las notificaciones electrónicas certificadas.

¿Qué es una notificación electrónica?

La notificación electrónica se define en el artículo 3 del Reglamento eIDAS que establece la siguiente definición:

«servicio de entrega electrónica certificada», un servicio que permite transmitir datos entre partes terceras por medios electrónicos y aporta pruebas relacionadas con la gestión de los datos transmitidos, incluida la prueba del envío y la recepción de los datos, y que protege los datos transmitidos frente a los riesgos de pérdida, robo, deterioro o alteración no autorizada;

Las notificaciones electrónicas, por lo tanto, tiene un riesgo mínimo o inexistente de que puedan ser manipuladas, puesto que existe una tercera parte que acredita el contenido de la comunicación y el momento en el que se ha producido. El documento que acredita estos extremos se denomina documento de evidencias electrónicas.

¿Qué tipos de notificación electrónica existen?

En cuanto a los tipos de notificación electrónica, podemos hacer varias clasificaciones:

  • En base al Reglamento eIDAS se pueden diferenciar las notificaciones electrónicas certificadas y las notificaciones electrónicas cualificadas que se definen de la siguiente forma: «servicio cualificado de entrega electrónica certificada», un servicio de entrega electrónica certificada que cumple los requisitos establecidos en el artículo 44. Los requisitos establecidos en dicho artículo son los siguientes:
    • Ser prestados por prestadores cualificados de servicios de confianza.
    • Asegurar con un alto nivel de fiabilidad la identificación del remitente.
    • Garantizar la identificación del destinatario antes de la entrega de los datos.
    • Estar protegidos el envío y recepción de datos por una firma electrónica avanzada o un sello electrónico avanzado de un prestador cualificado de servicios de confianza de tal forma que se impida la posibilidad de que se modifiquen los datos sin que se detecte.
    • Indicar claramente al emisor y al destinatario de los datos cualquier modificación de los datos.
    • Indicar mediante un sello cualificado de tiempo electrónico la fecha y hora de envío, recepción y eventual modificación de los datos.

Por otro lado, podemos distinguir los siguientes tipos de notificación electrónica:

  • Correo electrónico certificado. Se trata de uno de los tipos de notificación electrónica que permite obtener una prueba, válida desde un punto de vista jurídico, del momento en el que se envía, en el que se recibe, desde donde se envía y se recibe y del contenido de la comunicación, es decir, es una comunicación fehaciente. Lo más importante del correo electrónico certificado es que no es difícil de enviar, ni es necesario desplazarse, se envía como un correo electrónico normal, desde cualquier dispositivo y lugar.
  • SMS certificado. Con el SMS certificado también tendrás una prueba, válida legalmente, del envío, de la recepción, de dónde se recibe, desde dónde se envía y el contenido del mensaje enviado.
  • Factura electrónica certificada. En este caso se envía una factura mediante correo electrónico certificado e, igualmente, se acredita el envío, la entrega y el contenido de la notificación.

¿Para qué se pueden utilizar los diversos tipos de notificación electrónica?

Los tipos de notificación electrónica que hemos visto se pueden utilizar para multitud de ocasiones en las que se debe comunicar algo de forma fehaciente, por ejemplo:

  • Reclamación de deudas y facturas impagadas a clientes o proveedores.
  • Notificaciones relativas a altas en ficheros de morosos.
  • Notificación de despido.
  • Notificaciones relativas a ERTES
  • Notificación de resultados de un análisis o prueba médica.
  • Notificación de horario al personal de una empresa.
  • Notificación de finalización de contrato de arrendamiento.
  • Votación electrónica de socios de una sociedad mercantil, por ejemplo.

¿Qué ventajas tienen las notificaciones electrónicas?

Las ventajas de los diversos tipos de notificación electrónica son las siguientes:

  • Son fáciles de enviar puesto que se utiliza el correo electrónico habitual y simplemente hay que copiar al proveedor que certifica el correo.
  • Son comunicaciones fehacientes puesto que quien la envía tiene una prueba documental de que se ha enviado, se ha recibido, del momento de la recepción y del envío y del contenido.
  • Es un método económico y solo se paga por lo que se usa.
  • Tienen total validez legal.

Conocer los tipos de notificación electrónica es fundamental para utilizarlos correctamente en cada caso y evitar problemas con aquellos casos en los que es necesario tener constancia del contenido, del envío y de la recepción. Si tienes cualquier duda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y con gusto resolveremos todas tus dudas.

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