La transformación digital de las empresas ha supuesto que la forma en la que se comunican con sus clientes, proveedores o trabajadores haya cambiado. En este sentido, durante los últimos años se ha desarrollado y expandido el uso de comunicaciones digitales, pero no todas las comunicaciones digitales tienen el mismo valor legal, por lo que han surgido normativas como el reglamento eIDAS que aportan validez legal a las comunicaciones electrónicas siempre y cuando cumplan unas determinadas condiciones. En este post vamos a hablar de cómo utilizar el SMS certificado.
¿Qué es un SMS certificado?
Para explicarlo de forma sencilla se puede decir que un SMS certificado es un mensaje de texto con validez legal, esto quiere decir que cuando se envía o se recibe se genera un documento de evidencias electrónicas que contiene información de toda la comunicación: números del emisor y del destinatario del SMS, contenido del mensaje, fecha y hora de envío y un sello de tiempo de la entidad certificadora.
¿Cómo se puede utilizar el SMS certificado?
Ya compartimos, allá por 2016, 8 usos del SMS certificado y que fueron de gran utilidad, pero los tiempos cambian, las tecnologías se actualizan y los sectores se especializan y buscan cada vez más facilidades, por eso hemos decidido ampliar ese listado inicial. En la actualidad podemos distinguir varias formas de utilizar el SMS certificado según diversos sectores o áreas de las empresas:
- Entidades bancarias. En el caso de los bancos el SMS certificado se puede utilizar para las siguientes gestiones, por ejemplo:
- Reclamación de descubiertos. Cuando una persona tiene un descubierto en su cuenta bancaria, el Banco puede enviar un SMS de forma que tiene una prueba fehaciente de la fecha y la hora en la que se ha reclamado el descubierto.
- Firma de contratos. Con el SMS certificado se pueden firmar contratos de cuentas bancarias, tarjetas de crédito o débito, préstamos, etc.
- Autorización de ingresos y transferencias. Con el SMS también se pueden confirmar las transferencias y los ingresos en cuenta de los clientes.
- Compañías de seguros. En el caso de las compañías de seguros se puede utilizar el SMS certificado de las siguientes formas:
- Reclamación de cuotas impagadas. Por lo general, las cuotas de los seguros impagadas se reclamaban por teléfono, pero con el SMS se puede tener una prueba de la fecha de la reclamación y cargar automáticamente al cliente la comisión por impago.
- Cancelación del seguro o cambio de condiciones. La resolución de la póliza y cancelación del seguro, así como los cambios en las condiciones del contrato pueden ser comunicados por vía fehaciente a través del SMS certificado.
- Solicitud de grúas. Cuando el cliente solicita la asistencia en carretera a través de una grúa, la compañía le puede notificar los datos de toda la gestión a través de SMS certificado.
- Notificación de siniestros. Los clientes de las compañías de seguros pueden notificar los siniestros a través de SMS de forma que quede constancia del momento del envío y del contenido de la comunicación.
- Comercios online. Las tiendas que funcionan en internet también se pueden beneficiar a la hora de utilizar el SMS certificado. Estos son los usos que puede tener:
- Contraseñas para la compra. La finalización de la compra se puede realizar a través de contraseñas de un solo uso que se envíen al usuario mediante un SMS certificado.
- Envío de descuentos. El comercio online puede comunicar a sus clientes los descuentos que haga en sus productos o servicios a través de SMS.
- Avisos de entrega y recogida. Cuando un cliente recibe un producto o servicio en su domicilio o cuando se recoge por una devolución, se le puede notificar por SMS la acción realizada para que quede constancia.
- Aceptación de presupuestos. Los departamentos de ventas de los comercios online pueden enviar los presupuestos electrónicamente de forma que el cliente pueda aceptarlos mediante SMS certificado.
- Envío de facturas. Las facturas también pueden ser enviadas mediante SMS, de manera que quede constancia de la fecha y hora del envío y del contenido de la factura.
- Reclamación de impagos. En el caso en que el comercio tenga un impago de un cliente podrá reclamar la deuda a través de SMS certificado, de forma que haya una prueba fehaciente de la reclamación que puede ser utilizada como prueba en juicio.
- Servicios de atención al cliente. En los servicios de atención al cliente de las empresas también se puede utilizar el SMS de varias formas, las que vemos a continuación:
- Activación de servicios. Puede ocurrir, por ejemplo, que una persona se ponga en contacto con su compañía de telecomunicaciones para solicitar la activación del servicio de roaming y la compañía le notifique la activación mediante un SMS certificado.
- Disponibilidad de facturas. En multitud de ocasiones las compañías de servicios como la luz o el agua comunican la disponibilidad de las facturas electrónicas a sus clientes a través de SMS certificado.
- Reclamación de impagos. En el caso en que se produzca el impago de una factura, el servicio de atención al cliente podrá reclamarla a través de SMS certificado de manera que, si es necesario el SMS puede ser utilizado como prueba en juicio de que ha habido una reclamación extrajudicial de la deuda.
- Cancelación de contratos. Tanto las empresas a través de su servicio de atención al cliente, como los clientes, pueden utilizar el SMS certificado para cancelar un contrato de prestación de servicios. De esta forma quedará constancia de la cancelación y de la fecha en que se ha producido la misma.
- Sector Logístico. En el sector logístico el SMS certificado también se puede usar de varias formas:
- Recepción y envío de contenedores. Cada vez que una empresa de logística recibe o envía un contenedor se puede enviar un SMS que deje constancia de la operación.
- Envío de albaranes. Tradicionalmente los albaranes se entregan en papel o enviaban por medios electrónicos, pero no quedaba constancia fehaciente, con el SMS certificado, sin embargo, queda constancia y es un medio más económico y ágil.
- Devoluciones. En el caso en que un proveedor proceda a la devolución de un producto se notificará por medio de SMS certificado la devolución de forma que haya una prueba de la misma.
Tal y como has visto se puede utilizar el SMS certificado en muchos sectores y para muchos departamentos de las empresas, ya que es un medio muy económico y rápido para realizar notificaciones que necesiten tener una validez jurídica.