La gestión documental es la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información. La gestión documental tiene un gran valor para las empresas. Es un proceso de gestión de tangibles, documentos, en el que subyace la gestión de uno de los intangibles más importantes de la empresa, el conocimiento.
Las empresas producen todos los días mucha información. Normalmente, esta información está agrupada y ordenada en documentos para su posterior recuperación. Entre los documentos que maneja una empresa, están aquellos que son de uso diario y que, por tanto, deben ser accesibles de forma sencilla para ser recuperados y tratados cada día. Hay otros documentos que por exigencias legales deben ser almacenados durante un tiempo mínimo. Éstos también tendrán que ser fácilmente recuperables en caso de ser requeridos.
Los archivos físicos son cada vez más complicados de gestionar, por el volumen de documentos que se manejan. Y cada vez más difíciles de mantener, por el espacio que se requiere para ello. Los archivos digitales son la solución para estos problemas. El inconveniente se encuentra cuando los documentos que hay que almacenar deben ser originales firmados y sellados, por ejemplo facturas, contratos, presupuestos. En este caso muchas empresas recurren al documento físico y así, los archivos físicos permanecen como lastres. Las comunicaciones electrónicas certificadas permiten que los originales se hayan creado, firmado y sellado por vía electrónica y tengan la misma validez que los originales creados en papel. Esta forma de proceder permite a la empresa integrar estos documentos directamente en sus sistemas de gestión documental y en sus archivos digitales. Además, les puede quedar la tranquilidad de que Lleida.net actúa como tercero de confianza en la prestación de los servicios certificados y guarda los certificados generados de manera segura durante un mínimo de cinco años.
Este es un paso más, tal vez definitivo, para ir sustituyendo procesos en los que intervenía el papel por las comunicaciones electrónicas.
#sayonarapapel
En mi opinión, la oficina sin papeles como tal, aún no es una realidad.
Las empresas trabajan con un sistema híbrido en el que gestión documental física y administración electrónica trabajan conjuntamente. Esto es gracias a los software de gestión documental como OpenKM, que debido a su adaptabilidad puede implantarse en todo tipo de empresas, y por supuesto a sus archivos.
Saludos
Hola, Fuensanta.
Es cierto, la oficina sin papel aún no es una realidad. En muchos casos se trabaja por duplicado con los archivos digitales y en papel.
Aunque, cada vez más, los software de gestión y las comunicaciones electrónicas fehacientes facilitan la transición hacia una oficina digitalizada. La transición también la van impulsando la necesidad de ser ubicuos, ágiles en las gestiones y abaratar costes.
Un saludo