¿Firmas muchos documentos en tu empresa a diario? Seguro que sí. Si todavía te desplazas para firmar y sigues utilizando impresora, papel y bolígrafo es hora de que valores otras formas de firmar. En este post queremos hablarte de la firma de contratos a distancia, cómo se puede hacer y de qué forma te puede ayudar la firma electrónica en estos trámites.

Firma de contratos a distancia vs. firma presencial

Si te paras un momento a pensar en todo el proceso de firma de un contrato presencialmente te darás cuenta de la gran cantidad de tiempo que supone y de los recursos que hay que invertir: las partes alcanzan un acuerdo, se imprimen dos copias del documento, las dos partes quedan físicamente y se firma el contrato con bolígrafo. En este proceso deberás utilizar: papel, tinta, energía eléctrica y gasolina para los desplazamientos. Por otro lado, el proceso puede que darte entre dos y siete días, o más, dependiendo de la disponibilidad de las partes.

En un proceso de firma electrónica todo cambia: se envía un enlace con el documento, la otra parte lo abre en su móvil o en cualquier dispositivo y cuando pueda lo firma. El proceso lleva solo unos segundos. Por lo tanto, se reduce el tiempo invertido para firmar y se apuesta por la sostenibilidad porque no se usa ni papel, ni tinta, ni gasolina.

¿Qué opciones existen para la firma de contratos a distancia?

Imagina la siguiente situación: tienes una empresa inmobiliaria y uno de tus clientes está muy interesado en comprar una vivienda, el propietario propone firmar un contrato de arras, pero el cliente está en otra ciudad y no se puede desplazar. ¿Qué opciones tienes para la firma de contratos a distancia? Pueden ser las siguientes:

Firma con Adobe. Puedes firmar el documento con el programa de Adobe, pero no tienen validez legal.

Firma digitalizada. Supone que una parte imprime el contrato, lo firma, lo escanea y se lo envía a la otra parte por correo electrónico que, a su vez, lo devuelve firmado. El proceso es lento, requiere tiempo y, además, para ser válido en un juicio deberá ir acompañado de otras pruebas.

Firma con uso de correo ordinario. Otra opción es imprimir dos copias del contrato, que el propietario firme y enviarlas al comprador por correo, para que se su vez firme las dos copias se quede con una y devuelva la otra al comprador.

Firma electrónica avanzada. Este es uno de los tres tipos de firmas electrónicas que regula el Reglamento eIDAS (simple, avanzada y cualificada). La firma electrónica avanzada es la que cumple con los requisitos del artículo 26 del citado reglamento que son los siguientes:

a) estar vinculada al firmante de manera única;

b) permitir la identificación del firmante;

c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y

d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

¿Debo tener un certificado electrónico para la firma de contratos a distancia?

La respuesta es que no, puedes utilizar los servicios de firma electrónica de Lleida.net, con los que no tendrás que instalar ningún programa o aplicación y podrás usar cualquier dispositivo (móvil, Tablet u ordenador), además se puede integrar fácilmente con tus sistemas mediante una API gratuita y solo pagarás por lo que consumas, sin necesidad de consumos mínimos o permanencias.

¿Qué pasos hay que seguir para la firma de contratos a distancia con firma electrónica?

Si quieres proceder a la firma de contratos a distancia con firma electrónica podrás seguir los siguientes pasos:

– Te das de alta en la aplicación del proveedor de firma electrónica.

– Introduces el destinatario del contrato que se debe firmar, elaboras el texto del correo electrónico y de la página donde se procederá a la firma, subes el contrato y lo envías.

– A continuación, el destinatario recibe un correo electrónico certificado con un enlace a una página en la que podrá proceder a la firma. El destinatario accede al documento y lo firma con un clic o mediante firma manuscrita, dependiendo cómo lo hayas configurado.

– Cuando el documento esté firmado recibirás una notificación. En todo momento podrás informarte si el destinatario ha recibido el contrato, lo ha abierto y lo ha firmado. Puedes configurar el sistema también para que el firmante reciba una copia del contrato firmado.

– Finalmente, podrás descargar el documento con las evidencias documentales relativas a la firma del contrato: fecha de firma, identificación del firmante, direcciones de correos electrónicos, IPs que se han utilizado, contrato firmado y anexos, entre otros datos.

En Lleida.net estamos convencidos de la comodidad, seguridad y sobre todo legalidad total que aporta el uso de la firma electrónica de contratos a distancia es sencilla, segura y totalmente legal con la firma electrónica, que te hará ahorrar recursos y tiempo que podrás dedicar a aportar valor a tu negocio.

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