La verificación de la identidad de forma remota de los clientes es una gestión que realizan a muy menudo las empresas, en especial las de telecomunicaciones o los bancos, por lo que debe ser un trámite seguro. En este post te hablamos de eKYC Onboarding, qué es, para qué se utiliza, qué ventajas aporta y qué requisitos se deben cumplir.
Índice de contenidos
¿Qué es el eKYC Onboarding?
El eKYC Onboarding (KYC= know your customer) es el proceso de control que siguen las empresas para validar la identidad de los clientes a través de videoconferencia sobre todo cuando se contrata con ellos la primera vez. El objetivo de este proceso de verificación es evitar tener relaciones con personas o empresas que puedan estar blanqueando capitales o financiando actividades delictivas.
Muchas empresas, debido a su actividad, deben validar la identidad de sus clientes en el momento de contratar algún producto o servicio de dos formas:
– Identificación formal que puede realizarse mediante la aportación de documentos de identidad como el DNI, el pasaporte o el NIE.
– Identificación real que supone asegurarse de la identidad de las personas y empresas que realizan la solicitud de contratación. Para este paso se utilizan nóminas, declaraciones de impuestos como el IRPF o escrituras de constitución de sociedad, por ejemplo.
Este proceso de doble identificación se realiza tanto cuando se hace una contratación por primera vez, como cuando transcurre el tiempo y es necesario actualizar los datos de identificación.
El eKYC Onboarding o identificación digital de clientes se refiere a que el proceso anterior se realiza de forma remota a través de una videoconferencia.
Ventajas del eKYC Onboarding
Las ventajas que podemos destacar el eKYC Onboarding son las siguientes:
– El proceso de identificación es rápido.
– El cliente se ahorra desplazamientos y no pierde tiempo.
– El eKYC Onboarding es completamente seguro y automático.
– En el caso del eKYC Onboarding de Lleida.net se cumple con los procedimientos de identificación no presencial legalmente establecidos.
– Se pueden utilizar diversos dispositivos como ordenadores, tablets o móviles, sin que sea necesario instalar una APP.
¿Por qué utilizar el eKYC Onboarding?
Desde hace tiempo se escucha mucho hablar de la importancia del compliance en las empresas, se trata de la necesidad de que cumplan los requisitos legales a los que están obligadas en su relación con clientes, proveedores o empleados, entre otros.
En este sentido, no debemos olvidar que, desde la reforma del Código Penal en 2010, las personas jurídicas pueden ser penalmente responsables, por lo que el cumplimiento de la ley por parte de las organizaciones debe ser estricto para evitar riesgos en varias áreas como pueden ser la protección de datos personales o el blanqueo de capitales, entre otras.
La solución de eKYC Onboarding de Lleida.net cumple con la autorización de procedimientos de identificación no presencial emitida el 12 de febrero de 2016 por el SEPBLAC (Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias). En este sentido, desde el 1 de marzo de 2016 se autorizó por dicho organismo el uso de la videoconferencia como forma de identificación no presencial de clientes. Para que se pueda utilizar este procedimiento se deben cumplir una serie de requisitos entre los que destacan los siguientes:
– Los procedimientos de vídeoidentificación solo serán aplicables a clientes que tengan documentos fehacientes de identificación.
– Antes de la implantación del procedimiento de vídeoidentificación se deberá realizar un análisis de riesgos y se deberá testar el proceso y su eficacia.
– Los procedimientos que se implanten deberán asegurar que:
o El proceso se realiza desde un único dispositivo.
o Que las imágenes y el sonido son inmediatamente transmitidas al sujeto obligado en formato digital, sin alteración y en directo.
o Que el sujeto obligado procede a la grabación inmediata de todo el proceso.
– La grabación del proceso debe conservarse en formato digital.
– Durante el proceso de identificación el cliente deberá mostrar el anverso y el reverso de su documento de identidad.
La Universidad Internacional de Valencia ya utiliza el servicio de eKYC Onboarding de Lleida.net
El servicio de eKYC Onboarding no solo se utiliza por el sector bancario y de las telecomunicaciones sino también por el sector educativo, como en el caso de la Universidad Internacional de Valencia que comenzó a utilizar la tecnología el año pasado para la identificación de los estudiantes y de los clientes.
Las clases de la VIU se desarrollan online por lo que la identificación de los estudiantes que asisten a clase es fundamental y el eKYC Onboarding de Lleida.net aporta la seguridad y la confianza necesarias en todo el proceso.
Tal y como has visto, el proceso de identificación remota de clientes mediante videoconferencia es una solución para agilizar trámites en empresas de muchos sectores, especialmente cuando se trata de contratación de servicios bancarios, de telecomunicaciones (internet, teléfono móvil o fijo) y educativos (universidades, colegios, institutos o entidades de formación online).