Hasta hace poco tiempo cuando una empresa recibía una factura en papel o en formato digital y la quería incluir en alguna herramienta corporativa debía hacerlo a mano. Con la tecnología OCR los textos escritos se convierten automáticamente en formato digital de manera que pueden ser gestionados fácilmente. En este post te contamos en qué consiste esta tecnología, cómo se puede utilizar y qué ventajas aporta.

¿Qué es la tecnología OCR?

OCR es una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres, en inglés: Optical Character Recognition. Se trata de un sistema por el que se identifican de forma automática imágenes, símbolos, números o caracteres de un alfabeto, para almacenarlos en forma de datos de manera que se pueda editar con un programa de edición de texto o similar.

¿Para qué se utiliza la tecnología OCR?

La tecnología OCR se utiliza para diversas acciones como las siguientes:

Conversión de la escritura a mano en un texto digital. Aunque el uso de papel se reduce cada vez más muchas empresas siguen recibiendo documentos escritos a mano o en papel por lo que para poder archivarlos correctamente es fundamental digitalizarlos, de manera que posteriormente sean fáciles de encontrar.

Traducción de palabras. La tecnología OCR permite también traducir textos de un idioma a otro o traducir palabras incluso si se encuentran en una imagen.

Escaneo de documentos. Es escaneo de documentos como facturas, contratos, cartas etc. ayuda a que las organizaciones puedan apostar por no utilizar papel y ser más sostenibles. La tecnología OCR permite un escaneo masivo de documentos tanto estructurados como no estructurados y contribuye a que puedan ser catalogados con los metadatos obtenidos y archivados en formato digital. La tecnología de escaneo de documentos también se utiliza con DNIs y pasaportes en los aeropuertos, por ejemplo.

Reconocimiento automático de matrículas por parte de la policía o por parte de los aparcamientos. Los radares de la policía de tráfico deben ser capaces de reconocer una matrícula de un vehículo en condiciones de iluminación, de clima o de entorno que pueden cambiar.

Búsquedas de imágenes. Actualmente se publican muchos contenidos con distintos formatos en internet, entre otros, las imágenes. Una de las formas más habituales de buscar imágenes es a través de los metadatos que incluyen de forma manual los usuarios. De esta forma las imágenes se encuentran más fácilmente.

Captación de códigos CUPS (Código Universal de Suministro). La API CUPS de Lleida.net garantiza que se transmita de forma correcta el código CUPS de los clientes de compañías suministradoras o comercializadoras de luz y gas.

¿Qué ventajas aporta la tecnología OCR?

La tecnología OCR aporta diversas ventajas como las siguientes:

Eliminación del trabajo manual y ahorro de tiempo. Las gestiones que, hasta ahora, se hacían manualmente, se harán de forma automática y en poco tiempo. Por ejemplo, en una empresa se pueden gestionar las cartas que se reciban de clientes o en una universidad o centro de estudios se pueden corregir exámenes hechos a mano en poco tiempo.

Reducción o eliminación de errores. Los trabajos manuales suponen la posibilidad de cometer errores que pueden suponer más tiempo y más esfuerzo en realizar una gestión.

Agilización de trámites. Las compañías suministradoras harán de forma más rápida con sus clientes gestiones como las altas, las bajas, los cambios de titular o de tarifa o los aumentos o reducciones de potencia contratada.

Evitar sanciones. Un error en la introducción de un código CUPS por parte de un cliente supuso la imposición por parte de la Comisión Nacional de los Mercados y de la Competencia una sanción a Holaluz de 75.000 euros por infracción grave de la Ley del Sector Eléctrico. Con la tecnología OCR se evitan errores que pueden costar dinero.

Rapidez en los procesos de pago. Las facturas se pueden procesar con la tecnología OCR de forma más rápida de manera que se paguen en plazo y no haya retrasos.

Reducción del espacio de almacenamiento. La reducción del uso de papel supone la disminución del espacio que necesitan las empresas para almacenar documentos.

Aumento de la productividad. Los empleados de las organizaciones podrán destinar su tiempo a tareas de mayor valor para la empresa, en lugar de utilizarlo en escanear documentos manualmente o introducir datos a mano en un sistema.

Reducción de costes. Todo lo anterior se traduce en una reducción de los costes operacionales de las empresas y, por lo tanto, en una mayor liquidez y un mayor beneficio.

En Lleida.net somos conscientes de las numerosas ventajas de la tecnología OCR , tal y como hemos visto, y consideramos que con el tiempo aumentará debido a las nuevas aplicaciones que pueden surgir en el futuro con el incremento de la precisión de la mencionada tecnología y la combinación con otras como la inteligencia artificial. En definitiva, el reconocimiento óptico de caracteres es uno de los elementos de la transformación digital de las empresas para lograr ser más competitivas y dinámicas en un entorno que cambia cada día.

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