La firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para muchas empresas que desean dar un impulso a su negocio y tener procesos más ágiles y eficaces, pero, en ocasiones, se desconoce cómo firmar digitalmente o qué implicaciones tiene la firma electrónica. En este post te contamos de qué forma se firma digitalmente un documento paso a paso, qué debes tener en cuenta en un proceso de firma electrónica y qué tipo de documentos se pueden firmar.

Cómo firmar digitalmente un documento paso a paso

En todos los negocios existen procesos en los que es necesaria la aprobación de un documento mediante la firma de una persona (por ejemplo, un contrato de servicios que tiene que firmar un cliente o un contrato de trabajo entre el empleado y la empresa), la firma electrónica, en estos casos, funciona de la siguiente manera:

  1. Elabora el contrato a firmar de forma habitual y lo transformas en un PDF.
  2. El documento se enviará a través de la plataforma de Click&Sign que se puede integrar en cualquier gestor (CRM, ERP o aplicación móvil) gracias a la API gratuita que utiliza.
  3. Incluye el destinatario del contrato (puede ser más de una persona), redacta el texto del correo electrónico y de la página de la firma, adjunta el contrato en PDF y envía el correo.
  4. El destinatario recibe un correo electrónico certificado en el que habrá un enlace a la página web donde se firma el contrato. El correo llevará adjunto el documento en PDF.
  5. El usuario verá el documento en PDF y lo podrá firmar con un clic o con una firma manuscrita, dependiendo de lo que hayas elegido en el momento de enviarlo.
  6. Podrás estar informado en todo momento del estado del contrato con las notificaciones del cambio de estado para saber si el documento se ha enviado, se ha recibido, el destinatario ha accedido a él y si lo ha firmado. También podrás seleccionar si envías o no una copia del contrato con una marca de firma una vez finalizado el proceso o si prefieres recibir una evidencia documental por correo electrónico.

¿Qué es lo más importante en un proceso de firma electrónica de un contrato?

Para que la firma electrónica de un contrato sea plenamente válida debe:

  • Identificar de forma inequívoca a los firmantes.
  • Garantizar que el documento no se ha modificado respecto al original.
  • Garantizar que ninguno de los firmantes pueda sostener que no ha firmado el documento.

Para ello se deberá proporcionar por el proveedor de firma electrónica:

– Un tipo de firma electrónica avanzada que cumpla los requisitos del artículo 26 del Reglamento Europeo eIDAS que son los siguientes:

  • a) estar vinculada al firmante de manera única;
  • b) permitir la identificación del firmante;
  • c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo,
  • d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

– Un documento de evidencias. Es un PDF que incluye todas las pruebas electrónicas que se han generado durante el proceso de firma y son las siguientes:

  • Datos de los correos electrónicos certificados y SMS certificados (tanto los enviados como los recibidos), direcciones de correo, texto del correo, números de teléfono móvil, IPs de los ordenadores, fecha y hora de cada comunicación.
  • Documentos firmados.
  • Anexos técnicos.
  • OTP (One Time Password o contraseña de un solo uso), Click&Sign o firma biométrica.
  • Adjuntos.

El documento estará firmado de forma digital y sellado con un sello de tiempo por una Autoridad de Certificación, por lo que se garantiza la integridad del contenido y que no ha sido manipulado.

Además de lo anterior, los documentos que se suban a la nube (contratos, cartas, autorizaciones etc.) se custodiarán durante cinco años.

¿Qué documentos se pueden firmar con firma electrónica avanzada?

La firma electrónica avanzada, al ser una firma que proporciona más seguridad que la firma electrónica simple se utiliza para firmar documentos que necesitan un nivel de seguridad más alto, por ejemplo:

  • Contratos de todo tipo (hipotecas, planes de pensiones, compraventas, arrendamientos, contratos de prestación de servicios etc.).
  • Documentos laborales como contratos de trabajo, altas y bajas, autorizaciones, cartas de despido o de amonestación o acuerdos de confidencialidad, entre otros.
  • Check-in en hoteles y trámites en las fronteras.
  • Contratos de suministros como agua, luz, internet o móvil.

En definitiva, ahora que ya tienes claro cómo firmar digitalmente te darás cuenta de que puedes utilizar la firma electrónica en muchos documentos del día a día en la empresa, de manera que todos los procesos serán más rápidos y aumentará la satisfacción de tus clientes, así como la rentabilidad del negocio.

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