La situación sanitaria debido al COVID-19 ha modificado radicalmente nuestra vida laboral y el teletrabajo se ha convertido en algo habitual para muchas personas. Desde hace tiempo los empleados de diversas empresas en todo el mundo reclamaban trabajar desde casa y la crisis provocada por el coronavirus ha dado la oportunidad de poner en práctica el teletrabajo y comprobar que es posible trabajar en remoto sin que se vea afectada la actividad de la organización.
Antes de la pandemia solo una pequeña parte de los empleados trabajaban ocasionalmente desde su casa. En la Unión Europea, según los datos de la Organización Internacional del Trabajo, la incidencia del teletrabajo antes de la pandemia variaba del 30% de Dinamarca, Países Bajos y Suecia, al 10% o menos de la República Checa, Grecia Italia y Polonia. Sin embargo, cuando comenzaron los primeros contagios y se decretaron las medidas de confinamiento por los gobiernos casi 4 de cada 10 trabajadores en Europa comenzaron a teletrabajar. En promedio en Europa el 24% de los empleados que nunca habían trabajado desde casa comenzaron a hacerlo.
En todo este contexto la firma electrónica se ha posicionado como una herramienta muy útil para ahorrar tiempo y agilizar las gestiones del día a día de los teletrabajadores.
Índice de contenidos
¿Qué aporta la firma electrónica al teletrabajo?
La firma electrónica aporta numerosos beneficios al teletrabajo como los siguientes:
- Se pueden firmar toda clase de documentos como acuerdos con clientes, documentos internos de la empresa (documentos laborales, financieros, comunicaciones etc.) y también se pueden realizar trámites con las administraciones públicas.
- Con la firma electrónica es posible firmar un documento desde cualquier lugar y en cualquier momento por lo que un trabajador puede hacerlo desde su casa sin desplazarse.
- Se evitan retrasos a la hora de atender a los clientes por lo que aumenta su satisfacción.
- Se incrementan la productividad y la rentabilidad de la empresa.
- Se apuesta por empresas más sostenibles en las que no se utiliza el papel y se evita el uso de almacenamiento físico porque los documentos se almacenan en formato digital, de manera que la búsqueda es más sencilla.
¿Es seguro utilizar la firma electrónica por los teletrabajadores?
El teletrabajo supone que los empleados utilicen ordenadores personales por lo que podría haber un riesgo de ciberseguridad si no tienen la protección suficiente. Para evitar los ciberataques es fundamental:
- Utilizar recursos como las redes privadas virtuales.
- Dar formación en ciberseguridad a los empleados, de esta manera podrán tomar las medidas necesarias desde su casa para evitar riesgos a la hora de utilizar la firma electrónica.
- Utilizar las firmas electrónicas que regula el Reglamento europeo eIDAS que refuerza la seguridad de manera que sea muy complicada la manipulación o la suplantación de identidad. En este sentido el Reglamento eIDAS regula tres tipos de firmas:
- La firma electrónica simple. Se define en el Reglamento eIDAS como aquellos datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
- La firma electrónica avanzada. Es la que cumple los requisitos del artículo 26 del reglamento y que son los siguientes:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir la identificación del firmante.
- Haber sido creada utilizando datos de creación de firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
- Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
- Firma electrónica cualificada, es una firma electrónica que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
¿Qué tipo de firma es la más adecuada para el trabajo en remoto?
Para saber qué tipo de firma electrónica se adapta mejor al teletrabajo es importante considerar varios aspectos:
- Es importante elegir el tipo de firma que aporte el nivel de seguridad que se necesita en función de la tarea a realizar. Por ejemplo, no es lo mismo firmar la recepción de un envío, que firmar un contrato con un cliente.
- Elegir el proveedor adecuado de firma electrónica. Debe ser un proveedor que aporte una herramienta:
- Fácil de utilizar.
- Que tenga validez legal.
- En la que solo actúe el emisor y el prestador de servicios de confianza.
- Que permita personalizar el proceso de manera que se adapte a la imagen de marca de la empresa.
- Comparar propuestas y seleccionar la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
¿En qué departamentos y sectores se puede utilizar la firma electrónica en remoto?
La firma electrónica se puede utilizar en todas las áreas de la empresa y en todos los sectores. Por ejemplo, en cuanto a los sectores se podría aplicar a sanidad, banca, telecomunicaciones, logística etc. Por otro lado, los departamentos de recursos humanos o comercial serían muy buenos candidatos para utilizar la firma electrónica en remoto.
En definitiva, se trata de una solución muy flexible que puede facilitar mucho el trabajo a distancia y aumentar la productividad de los empleados.