La verificació de la identitat de forma remota dels clients és una gestió que realitzen a molt sovint les empreses, especialment les de telecomunicacions o els bancs, per la qual cosa ha de ser un tràmit segur. En aquest post et parlem d’eKYC Onboarding, què és, per a què s’utilitza, quins avantatges aporta i quins requisits s’han de complir.
Índex de continguts
Què és l’eKYC Onboarding?
L’eKYC Onboarding (KYC = know your customer) és el procés de control que segueixen les empreses per validar la identitat dels clients a través de videoconferència, sobretot quan es contracta amb ells la primera vegada. L’objectiu d’aquest procés de verificació és evitar tenir relacions amb persones o empreses que puguin estar blanquejant capitals o finançant activitats delictives.
Moltes empreses, per la seva activitat, han de validar la identitat dels seus clients en el moment de contractar algun producte o servei de dues formes:
– Identificació formal que pot realitzar-se mitjançant l’aportació de documents d’identitat com el DNI, el passaport o el NIE.
– Identificació real que suposa assegurar-se la identitat de les persones i empreses que realitzen la sol·licitud de contractació. Per aquest pas s’utilitzen nòmines, declaracions d’impostos com l’IRPF o escriptures de constitució de societat, per exemple.
Aquest procés de doble identificació es realitza tant quan es fa una contractació per primera vegada, com quan transcorre el temps i cal actualitzar les dades d’identificació.
L’eKYC Onboarding o identificació digital de clients es refereix al fet que el procés anterior es realitza de forma remota a través d’una videoconferència.
Avantatges de l’eKYC Onboarding
Els avantatges que podem destacar del eKYC Onboarding són les següents:
– El procés d’identificació és ràpid.
– El client s’estalvia desplaçaments i no perd temps.
– L’ eKYC Onboarding és completament segur i automàtic.
– En el cas de l’eKYC Onboarding de Lleida.net es compleix amb els procediments d’identificació no presencial legalment establerts.
– Es poden utilitzar diversos dispositius com ordinadors, tauletes o mòbils, sense que sigui necessari instal·lar una APP.
Per què utilitzar l’eKYC Onboarding?
Des de fa temps se sent molt parlar de la importància del compliance a les empreses, es tracta de la necessitat que compleixin els requisits legals als quals estan obligades en la seva relació amb clients, proveïdors o empleats, entre d’altres.
En aquest sentit, no hem d’oblidar que, des de la reforma del Codi Penal el 2010, les persones jurídiques poden ser penalment responsables, de manera que el compliment de la llei per part de les organitzacions ha de ser estricte per evitar riscos en diverses àrees com poden ser la protecció de dades personals o el blanqueig de capitals, entre d’altres.
La solució d’eKYC Onboarding de Lleida.net compleix amb l’autorització de procediments d’identificació no presencial emesa el 12 de febrer de 2016 pel SEPBLAC (Comissió de Prevenció de Blanqueig de Capitals i Infraccions Monetàries). En aquest sentit, des de l’1 de març del 2016 es va autoritzar per aquest organisme l’ús de la videoconferència com a forma d’identificació no presencial de clients. Perquè es pugui utilitzar aquest procediment s’han de complir una sèrie de requisits, entre els quals destaquen els següents:
– Els procediments de vídeo identificació només seran aplicables a clients que tinguin documents fefaents d’identificació.
– Abans de la implantació del procediment de vídeo identificació s’haurà d’elaborar una anàlisi de riscos i s’haurà de provar el procés i la seva eficàcia.
– Els procediments que s’implantin han d’assegurar que:
o El procés es realitza des d’un únic dispositiu.
o Que les imatges i el so són immediatament transmeses al subjecte obligat en format digital, sense alteració i en directe.
o Que el subjecte obligat procedeix a la gravació immediata de tot el procés.
– L’enregistrament del procés ha de conservar-se en format digital.
– Durant el procés d’identificació el client haurà de mostrar l’anvers i el revers del seu document d’identitat.
La Universitat Internacional de València ja utilitza el servei d’eKYC Onboarding de Lleida.net
El servei d’eKYC Onboarding no només s’utilitza per al sector bancari i de les telecomunicacions sinó també pel sector educatiu, com en el cas de la Universitat Internacional de València que va començar a utilitzar la tecnologia l’any passat per a la identificació dels estudiants i dels clients.
Les classes de la VIU es desenvolupen en línia, de manera que la identificació dels estudiants que assisteixen a classe és fonamental i l’eKYC Onboarding de Lleida.net aporta la seguretat i la confiança necessàries en tot el procés.
Tal com has vist, el procés d’identificació remota de clients mitjançant videoconferència és una solució per agilitzar tràmits en empreses de molts sectors, especialment quan es tracta de contractació de serveis bancaris, de telecomunicacions (internet, telèfon mòbil o fix) i educatius (universitats, col·legis, instituts o entitats de formació en línia).