Fins fa poc temps quan una empresa rebia una factura en paper o en format digital i la volia incloure en alguna eina corporativa havia de fer-ho a mà. Amb la tecnologia OCR els textos escrits es converteixen automàticament en format digital de manera que poden ser gestionats fàcilment. En aquest post t’expliquem en què consisteix aquesta tecnologia, com es pot utilitzar i quins avantatges aporta.
Què és la tecnologia OCR?
OCR és una tecnologia de reconeixement òptic de caràcters, en anglès: Optical Character Recognition. Es tracta d’un sistema pel qual s’identifiquen de forma automàtica imatges, símbols, números o caràcters d’un alfabet, per emmagatzemar-los en forma de dades de manera que es pugui editar amb un programa d’edició de text o similar.
Per a què s’utilitza la tecnologia OCR?
La tecnologia OCR s’utilitza per a diverses accions com les següents:
– Conversió de l’escriptura a mà en un text digital. Encara que l’ús de paper es redueix cada vegada més moltes empreses segueixen rebent documents escrits a mà o en paper de manera que per poder arxivar correctament és fonamental digitalitzar, de manera que posteriorment siguin fàcils de trobar.
– Traducció de paraules. La tecnologia OCR permet també traduir textos d’un idioma a un altre o traduir paraules fins i tot si es troben en una imatge.
– Escaneig de documents. És escaneig de documents com factures, contractes, cartes, etc. ajuda a que les organitzacions puguin apostar per no utilitzar paper i ser més sostenibles. La tecnologia OCR permet un escaneig massiu de documents tant estructurats com no estructurats i contribueix al fet que puguin ser catalogats amb les metadades obtingudes i arxivats en format digital. La tecnologia d’escaneig de documents també s’utilitza amb DNI i passaports als aeroports, per exemple.
– Reconeixement automàtic de matrícules per part de la policia o per part dels aparcaments. Els radars de la policia de trànsit han de poder reconèixer una matrícula d’un vehicle en condicions d’il·luminació, de clima o d’entorn que poden canviar.
– Recerques d’imatges. Actualment es publiquen molts continguts amb diferents formats a internet, entre d’altres, les imatges. Una de les formes més habituals de buscar imatges és a través de les metadades que inclouen de forma manual els usuaris. D’aquesta manera les imatges es troben més fàcilment.
– Captació de codis CUPS (Codi Universal de Subministrament). L’API CUPS de Lleida.net garanteix que es transmeti de manera correcta el codi CUPS dels clients de companyies subministradores o comercialitzadores de llum i gas.
Quins avantatges aporta la tecnologia OCR?
La tecnologia OCR aporta diversos avantatges com les següents:
– Eliminació de la feina manual i estalvi de temps. Les gestions que, fins ara, es feien manualment, es faran de forma automàtica i en poc temps. Per exemple, en una empresa es poden gestionar les cartes que es reben de clients o en una universitat o centre d’estudis es poden corregir exàmens fets a mà en poc temps.
– Reducció o eliminació d’errors. Els treballs manuals suposen la possibilitat de cometre errors que poden suposar més temps i més esforç en fer una gestió.
– Agilització de tràmits. Les companyies subministradores faran de forma més ràpida amb els seus clients gestions com les altes, les baixes, els canvis de titular o de tarifa o els augments o reduccions de potència contractada.
– Evitar sancions. Un error en la introducció d’un codi CUPS per part d’un client va suposar la imposició per part de la Comissió Nacional dels Mercats i de la Competència una sanció a Holaluz de 75.000 euros per infracció greu de la Llei del Sector Elèctric. Amb la tecnologia OCR s’eviten errors que poden costar diners.
– Rapidesa en els processos de pagament. Les factures es poden processar amb la tecnologia OCR de forma més ràpida de manera que es paguin en termini i no hi hagi retards.
– Reducció de l’espai d’emmagatzematge. La reducció de l’ús de paper suposa la disminució de l’espai que necessiten les empreses per emmagatzemar documents.
– Augment de la productivitat. Els empleats de les organitzacions podran destinar el seu temps a tasques de més valor per a l’empresa, en lloc d’utilitzar-lo en escanejar documents manualment o introduir dades a mà en un sistema.
– Reducció de costos. Tot l’anterior es tradueix en una reducció dels costos operacionals de les empreses i, per tant, en una major liquiditat i un major benefici.
En Lleida.net som conscients dels nombrosos avantatges de la tecnologia OCR, tal com hem vist, i considerem que amb el temps augmentarà a causa de les noves aplicacions que poden sorgir en el futur amb l’increment de la precisió de l’esmentada tecnologia i la combinació amb altres com la intel·ligència artificial. En definitiva, el reconeixement òptic de caràcters és un dels elements de la transformació digital de les empreses per aconseguir ser més competitives i dinàmiques en un entorn que canvia cada dia.