Signes molts documents a la teva empresa diàriament? Segur que sí. Si encara et desplaces per signar i segueixes utilitzant impressora, paper i bolígraf és hora que valoris altres formes de signar. En aquest post volem parlar-te de la signatura de contractes a distància, com es pot fer i de quina manera et pot ajudar la signatura electrònica en aquests tràmits.

Signatura de contractes a distància vs. signatura presencial

Si et pares un moment a pensar en tot el procés de signatura d’un contracte presencial, t’adonaràs de la gran quantitat de temps que suposa i dels recursos que cal invertir: les parts arriben a un acord, s’imprimeixen dues còpies del document, les dues parts queden físicament i signen el contracte amb bolígraf. En aquest procés hauràs d’utilitzar: paper, tinta, energia elèctrica i gasolina per als desplaçaments. D’altra banda, el procés pot donar-te entre dos i set dies, o més, depenent de la disponibilitat de les parts.

En un procés de signatura electrònica tot canvia: s’envia un enllaç amb el document, l’altra part l’obre en el seu mòbil o en qualsevol dispositiu i el signa. El procés comporta només uns segons. Per tant, es redueix el temps invertit per signar i s’aposta per la sostenibilitat perquè no es fa servir ni paper, ni tinta, ni benzina.

Quines opcions existeixen per a la signatura de contractes a distància?

Imagina la següent situació: tens una empresa immobiliària i un dels teus clients està molt interessat a comprar un habitatge, el propietari proposa signar un contracte d’arres, però el client està en una altra ciutat i no es pot desplaçar. Quines opcions tens per a la signatura de contractes a distància? Poden ser les següents:

– Signatura amb Adobe. Pots signar el document amb el programa d’Adobe, però no tenen validesa legal.

– Signatura digitalitzada. Suposa que una part imprimeix el contracte, el signa, l’escaneja i l’envia a l’altra part per correu electrònic que, al seu torn, el torna signat. El procés és lent, requereix temps i, a més, per ser vàlid en un judici haurà d’anar acompanyat d’altres proves.

– Signatura amb ús de correu ordinari. Una altra opció és imprimir dues còpies del contracte, que el propietari signi i enviar-les al comprador per correu, perquè al seu torn signi les dues còpies i es quedi amb una, retornant l’altra a comprador.

– Signatura electrònica avançada. Aquest és un dels tres tipus de signatures electròniques que regula el Reglament eIDAS (simple, avançada i qualificada). La signatura electrònica avançada és la que compleix amb els requisits de l’article 26 de l’esmentat reglament que són els següents:

a) estar vinculada al signant de manera única;

b) permetre la identificació del signant;

c) haver estat creada utilitzant dades de creació de la signatura electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu, i

d) estar vinculada amb les dades signades per aquesta, de manera tal que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable.

He de tenir un certificat electrònic per a la signatura de contractes a distància?

La resposta és no, pots utilitzar els serveis de signatura electrònica de Lleida.net, amb els quals no hauràs d’instal·lar cap programa o aplicació i podràs usar qualsevol dispositiu (mòbil, Tauleta o ordinador), a més es pot integrar fàcilment amb els teus sistemes mitjançant una API gratuïta i només pagaràs pel que consumeixis, sense necessitat de consums mínims o permanències.

Quins passos cal seguir per a la signatura de contractes a distància amb signatura electrònica?

Si vols procedir a la signatura de contractes a distància amb signatura electrònica, podràs seguir els següents passos:

– Et dones d’alta en l’aplicació del proveïdor de signatura electrònica.

– Introdueixes el destinatari del contracte que s’ha de signar, elabores el text del correu electrònic i de la pàgina on es procedirà a la signatura, puges el contracte i l’envies.

– A continuació, el destinatari rep un correu electrònic certificat amb un enllaç a una pàgina en la qual podrà procedir a la signatura. El destinatari accedeix al document i el signa amb un clic o mitjançant signatura manuscrita, depenent com ho hagis configurat.

– Quan el document estigui signat rebràs una notificació. En tot moment podràs informar si el destinatari ha rebut el contracte, l’ha obert i l’ha signat. Pots configurar el sistema també perquè el signant rebi una còpia del contracte signat.

– Finalment, podràs descarregar el document amb les evidències documentals relatives a la signatura del contracte: data de signatura, identificació de la persona que firma, adreces de correus electrònics, IP que s’han utilitzat, contracte signat i annexos, entre altres dades.

A Lleida.net estem convençuts de la comoditat, seguretat i sobretot de la legalitat total que aporta l’ús de la signatura electrònica de contractes a distància. És senzilla, segura i totalment legal amb la signatura electrònica. Et farà estalviar recursos i temps que podràs dedicar-lo a aportar valor al teu negoci.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrónics certificats.