La signatura electrònica s’ha convertit en una eina fonamental per a moltes empreses que volen donar un impuls al seu negoci i tenir processos més àgils i eficaços. Però, de vegades, es desconeix com signar digitalment o quines implicacions té la signatura electrònica. En aquest post t’expliquem de quina manera se signa digitalment un document pas a pas, què has de tenir en compte en un procés de signatura electrònica i quin tipus de documents es poden signar.
Com signar digitalment un document pas a pas
En tots els negocis hi ha processos en què és necessària l’aprovació d’un document mitjançant la signatura d’una persona (per exemple, un contracte de serveis que ha de signar un client o un contracte de treball entre l’empleat i l’empresa). La signatura electrònica, en aquests casos, funciona de la següent manera:
- Elabora el contracte a signar de forma habitual i transforma’l en PDF.
- El document s’enviarà a través de la plataforma de Click & Sign, la qual es pot integrar en qualsevol gestor (CRM, ERP o aplicació mòbil) gràcies a l’API gratuïta que utilitza.
- Afegeix el destinatari del contracte (pot ser més d’una persona), redacta el text del correu electrònic i de la pàgina de la signatura, adjunta el contracte en PDF i envia el correu.
- El destinatari rep un correu electrònic certificat en el qual hi haurà un enllaç a la pàgina web on se signa el contracte. El correu durà adjunt el document en PDF.
- L’usuari veurà el document PDF i ho podrà signar amb un clic o amb una signatura manuscrita, depenent del que hagis configurat en el moment d’enviar.
- Podràs estar informat en tot moment de l’estat del contracte amb les notificacions del canvi d’estat per saber si el document s’ha enviat, s’ha rebut, si el destinatari hi ha accedit i si l’ha signat. També podràs escollir si envies o no una còpia del contracte amb una marca de signatura un cop finalitzat el procés o si prefereixes rebre una evidència documental per correu electrònic.
¿Què és el més important en un procés de signatura electrònica d’un contracte?
Perquè la signatura electrònica d’un contracte sigui plenament vàlida ha de:
- Identificar de manera inequívoca als signants.
- Garantir que el document no s’ha modificat respecte a l’original.
- Garantir que cap dels signants pugui sostenir que no ha signat el document.
Per fer-ho, el proveïdor de signatura electrònica haurà de proporcionar:
– Un tipus de signatura electrònica avançada que compleixi els requisits de l’article 26 del Reglament Europeu eIDAS, que són els següents:
- estar vinculada al signant de manera única;
- permetre la identificació del signant;
- haver estat creada utilitzant dades de creació de la signatura electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu,
- estar vinculada amb les dades signades, de tal manera que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable.
– Un document d’evidències. És un PDF que inclou totes les proves electròniques que s’han generat durant el procés de signatura:
- Dades dels correus electrònics certificats i SMS certificats (tant els enviats com els rebuts), adreces de correu, text del correu, números de telèfon mòbil, IP dels ordinadors, data i hora de cada comunicació.
- Documents signats.
- Annexos tècnics.
- OTP (One Time Password o contrasenya d’un sol ús), Click & Sign o signatura biomètrica.
- Adjunts.
El document estarà signat de forma digital i segellat amb un segell de temps per una autoritat de certificació. D’aquesta manera es garanteix la integritat del contingut i la no manipulació.
A més de l’anterior, els documents pujats al núvol (contractes, cartes, autoritzacions, etc.) es custodiaran durant cinc anys.
Quins documents es poden signar amb signatura electrònica avançada?
La signatura electrònica avançada, en ser una signatura que proporciona més seguretat que la signatura electrònica simple, s’utilitza per a signar documents que necessiten un nivell de seguretat més alt, per exemple:
- Contractes de tota mena (hipoteques, plans de pensions, compravendes, arrendaments, contractes de prestació de serveis, etc.).
- Documents laborals com contractes de treball, altes i baixes, autoritzacions, cartes d’acomiadament o d’amonestació o acords de confidencialitat, entre d’altres.
- Check-in a hotels i tràmits a les fronteres.
- Contractes de subministraments com aigua, llum, internet o mòbil.
En definitiva, ara que ja tens clar com signar digitalment t’adonaràs que pots utilitzar la signatura electrònica en molts documents del dia a dia a l’empresa. Així, tots els processos seran més ràpids, augmentant la satisfacció dels teus clients, i la rendibilitat del negoci.