La situació sanitària causada per la COVID-19 ha modificat radicalment la nostra vida laboral, i el teletreball s’ha convertit en una cosa habitual per a moltes persones. Des de feia temps els empleats de diverses empreses a tot el món reclamaven treballar des de casa i la crisi provocada pel coronavirus ha donat l’oportunitat de posar en pràctica el teletreball i comprovar que és possible treballar en remot sense que es vegi afectada l’activitat de l’organització.

Abans de la pandèmia només una petita part dels empleats treballaven ocasionalment des de casa. A la Unió Europea, segons les dades de l’Organització Internacional de Treball, la incidència del teletreball abans de la pandèmia variava del 30% de Dinamarca, Països Baixos i Suècia, al 10% o menys de la República Txeca, Grècia Itàlia i Polònia. No obstant això, quan van començar els primers contagis i es van decretar les mesures de confinament pels governs, gairebé 4 de cada 10 treballadors a Europa van començar a teletreballar. De mitjana a Europa el 24% dels empleats que mai havien treballat des de casa van començar a fer-ho.

En tot aquest context la signatura electrònica s’ha posicionat com una eina molt útil per estalviar temps i agilitzar les gestions del dia a dia dels teletreballadors.

Què aporta la signatura electrònica al teletreball?

La signatura electrònica aporta nombrosos beneficis al teletreball com els següents:

  • Es poden signar tota classe de documents com acords amb clients, documents interns de l’empresa (documents laborals, financers, comunicacions, etc.) i també es poden realitzar tràmits amb les administracions públiques.
  • Amb la signatura electrònica és possible signar un document des de qualsevol lloc i en qualsevol moment de manera que un treballador pot fer-ho des de casa sense desplaçar-se.
  • S’eviten retards a l’hora d’atendre els clients pel que augmenta la seva satisfacció.
  • S’incrementen la productivitat i la rendibilitat de l’empresa.
  • S’aposta per empreses més sostenibles on no s’utilitza el paper i s’evita l’ús d’emmagatzematge físic. Els documents s’emmagatzemen en format digital, de manera que la recerca és més senzilla.

És segur utilitzar la signatura electrònica pels teletreballadors?

El teletreball suposa que els empleats utilitzin ordinadors personals pel que podria haver-hi un risc de ciberseguretat si no tenen la protecció suficient. Per evitar els ciberatacs és fonamental:

  • Utilitzar recursos com les xarxes privades virtuals.
  • Donar formació en ciberseguretat als empleats, d’aquesta manera podran prendre les mesures necessàries des de casa per evitar riscos a l’hora d’utilitzar la signatura electrònica.
  • Utilitzar les signatures electròniques que regula el Reglament europeu eIDAS que reforça la seguretat de manera que sigui molt complicada la manipulació o la suplantació d’identitat. En aquest sentit el Reglament eIDAS regula tres tipus de signatures:
    • La signatura electrònica simple. Es defineix en el Reglament eIDAS com aquelles dades en format electrònic annexos a altres dades electròniques o associats de manera lògica amb ells que utilitza el signant per signar.
    • La signatura electrònica avançada. És la que compleix els requisits de l’article 26 del reglament i que són els següents:
      • Estar vinculada al signant de manera única.
      • Permetre la identificació de la persona signant.
      • Haver estat creada utilitzant dades de creació de signatura electrònica que el signant pot utilitzar, amb un alt nivell de confiança, sota el seu control exclusiu.
      • Estar vinculada amb les dades signades per la mateixa de manera tal que qualsevol modificació ulterior dels mateixos sigui detectable.
    • Signatura electrònica qualificada, és una signatura electrònica que es crea mitjançant un dispositiu qualificat de creació de signatures electròniques i que es basa en un certificat qualificat de signatura electrònica.

Quin tipus de signatura és la més adequada per al treball en remot?

Per saber quin tipus de signatura electrònica s’adapta millor al teletreball és important considerar diversos aspectes:

  • És important triar el tipus de signatura que aporti el nivell de seguretat que es necessita en funció de la tasca a realitzar. Per exemple, no és el mateix signar la recepció d’un enviament, a signar un contracte amb un client.
  • Escollir el proveïdor adequat de signatura electrònica. Ha de ser un proveïdor que aporti una eina:
    • Fàcil d’utilitzar.
    • Que tingui validesa legal.
    • En la qual només actuï l’emissor i el prestador de serveis de confiança.
    • Que permeti personalitzar el procés de manera que s’adapti a la imatge de marca de l’empresa.
  • Comparar propostes i seleccionar la que millor s’adapti a les necessitats de la teva empresa.

En quins departaments i sectors es pot utilitzar la signatura electrònica en remot?

La signatura electrònica es pot utilitzar en totes les àrees de l’empresa i en tots els sectors. Per exemple, pel que fa als sectors es podria aplicar al sanitari, bancari, telecomunicacions, logística, etc. D’altra banda, els departaments de recursos humans o comercials serien molt bons candidats per a utilitzar la signatura electrònica en remot.

En definitiva, es tracta d’una solució molt flexible que pot facilitar molt el treball a distància i augmentar la productivitat dels empleats.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrónics certificats.