La signatura de documents en línia s’ha convertit en una solució per signar documents en moments en què hi ha restriccions de mobilitat o en els quals es vol, simplement, estalviar temps. En aquest post et volem explicar què es fa per signar un PDF en línia amb totes les garanties legals.
Índex de continguts
Formes de signar un PDF
En moltes ocasions s’envien contractes o acords de confidencialitat en PDF per a la seva signatura. Hauràs observat que el programa d’Acrobat Reader et dona l’opció de signar el document, però, aquesta firma comporta diversos problemes:
– No s’identifica de manera inequívoca al signant.
– No existeix la garantia que el document original no ha estat modificat.
– No hi ha evidències de qui signatura o quan.
Una altra forma de signar és utilitzant la signatura electrònica que aporta totes les garanties necessàries perquè el document pugui ser utilitzat com a prova en un judici. El nivell de seguretat de la signatura electrònica dependrà del tipus de signatura que es triï: signatura electrònica simple, signatura electrònica avançada i signatura electrònica qualificada.
Passos per signar un PDF online amb signatura electrònica
Signar un PDF online amb signatura electrònica és molt senzill, simplement hauràs de seguir els següents passos:
– Entrar al portal del teu proveïdor de signatura electrònica.
– Triar la forma en què vols gestionar la signatura amb SMS o amb correu electrònic.
– Redactar l’SMS o el correu electrònic com ho facis normalment i dissenyar el document a signar per determinar els espais que vols que ompli el signant.
– Enviar l’SMS o el correu afegint el número de mòbil que t’assigni el proveïdor i el del destinatari (per al cas d’SMS) o afegint l’adreça de correu electrònic que t’assignen i la del destinatari.
– El destinatari rebrà un SMS o un correu amb un enllaç al document a signar.
– Quan el signi rebràs un avís i podràs descarregar l’evidència electrònica que provi que s’ha realitzat tot el procés. Aquest tràmit pot trigar entre cinc i deu minuts, aproximadament.
En quins casos es pot utilitzar la signatura d’un PDF online?
Signar un PDF online pot ser útil per a multitud de gestions i documents com els següents:
– En recursos humans es pot utilitzar per signar contractes de treball, nòmines, autoritzacions de mobilitat, acords de confidencialitat, ofertes de treball, certificats de formació, etc.
– En l’àrea de salut la signatura d’un PDF en línia s’utilitza per a la signatura de consentiment informat, informes mèdics, pressupostos per a tractaments o documents relatius a la protecció de dades.
– En el sector de banca i assegurances la signatura electrònica s’utilitza per a la signatura de pòlisses, contractes de comptes i targetes, autoritzacions, annexos a contractes, etc.
– En logística i transport es poden signar albarans de lliurament, contractes de transport, cartes, pressupostos, ofertes, etc.
– En el sector immobiliari es poden signar contractes de compravenda, de lloguer, ofertes, contractes de mediació immobiliària, encàrrecs de venda, reconeixements d’honoraris o de visites, ofertes de compra o d’arrendament i contractes d’opció de compra, entre d’altres.
És vàlida la signatura electrònica d’un PDF online?
La signatura electrònica d’un PDF online o d’altres documents és totalment vàlida sobre la base de la regulació del Reglament eIDAS de la Unió Europea que estableix el següent:
– L’article 25 del Reglament eIDAS estableix el següent:
1. No es denegaran efectes jurídics ni admissibilitat com a prova en procediments judicials a una signatura electrònica pel sol fet de ser una signatura electrònica o perquè no compleixi els requisits de la signatura electrònica qualificada.
2. Una signatura electrònica qualificada tindrà un efecte jurídic equivalent al d’una signatura manuscrita.
3. Una signatura electrònica qualificada basada en un certificat qualificat emès en un Estat membre serà reconeguda com una signatura electrònica qualificada en tots els altres estats membres.
– La validesa de la signatura electrònica a Espanya es basa, a més, en la Llei 6/2020, d’11 de novembre, reguladora de determinats aspectes dels serveis electrònics de confiança que en l’article 3.1 regula el següent:
Els documents electrònics públics, administratius i privats, tenen el valor i l’eficàcia jurídica que correspongui a la seva respectiva naturalesa, de conformitat amb la legislació que els sigui aplicable.
La regulació que hem citat aporta validesa a l’hora de signar un PDF online en l’àmbit europeu o espanyol, però si es vol signar en un altre país, també existeixen normatives que aporten validesa a la signatura electrònica, per exemple, als Estats Units la Uniform Electronic Transactions Act (UETA, 1999) i l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (eSign, 2000).
A conseqüència de tot l’anterior, si vols signar un PDF online amb total seguretat, cal que utilitzis la signatura electrònica, especialment la signatura electrònica avançada per poder demanar totes les proves que acreditin la validesa de la signatura en el cas que sigui necessari.