L’ús de la signatura electrònica per part de les empreses ha augmentat enormement. De fet, segons les nostres dades, si comparem desembre de 2019 amb desembre de 2020 s’ha produït un augment de més del 600%. No obstant això, el dubte que sorgeix és què tenir en compte a l’hora de triar un proveïdor de signatura electrònica. En aquest post et donem tots els detalls per fer la millor elecció.
Quins passos cal seguir per triar un proveïdor de signatura electrònica?
Tot i que cada cas i cada empresa té les seves particularitats, l’elecció d’un proveïdor de signatura electrònica pot seguir els següents passos:
- Determina per què vols utilitzar la signatura electrònica. És important que, abans de començar a seleccionar un proveïdor de signatura electrònica, determinis per què utilitzaràs la signatura electrònica, és a dir, en quins processos de la teva empresa la implantaràs. D’aquesta manera, sabràs quin tipus de signatura electrònica necessites i quin nivell de seguretat és el millor per a cada cas.
- Analitza els aspectes legals. El proveïdor de signatura electrònica ha de complir una sèrie de requisits:
- Ha de ser un proveïdor de serveis de confiança, d’acord amb el que estableix el Reglament Europeu eIDAS.
- El proveïdor ha de generar un document d’evidències, que és un PDF en el qual es recullen evidències electròniques sobre la signatura: dades sobre els correus, documents signats, annexos tècnics, etc. A més, l’evidència documental s’ha de signar amb un segell de temps de l’Autoritat de Certificació. D’aquesta manera es garanteix que el contingut no ha estat manipulat o falsificat.
- Haurà de tenir disponible un certificat elaborat per auditors externs que siguin experts independents.
- Pregunta si la solució de signatura electrònica s’integra amb CRM o ERP. El proveïdor de signatura electrònica ha d’aportar una API que permeti que l’eina de signatura electrònica s’integri amb el CRM, ERP o aplicació mòbil de la teva empresa.
- Paga pel que consumeixis. A Lleida.net hem establert un sistema perquè puguis disposar de la signatura electrònica sempre que ho necessitis, de manera que no hauràs de pagar quotes fixes ni consums mínims. A més, et donem la possibilitat de calcular el preu abans d’utilitzar la signatura electrònica.
- Verifica que l’aplicació de signatura electrònica sigui fàcil d’utilitzar i personalitzable. La clau de la signatura electrònica és que faciliti les transaccions que es realitzen en la teva empresa i la signatura de documents (tant en l’àmbit extern com intern). Per això ha de ser fàcil d’utilitzar tant des del punt de vista de l’empresa com de l’usuari. A més, és important que puguis personalitzar diversos elements durant el procés de signatura:
- Pàgines de signatura. A la pàgina de signatura haurà d’aparèixer el logotip de la teva empresa i el color corporatiu.
- Als correus electrònics que s’enviïn per a la signatura de contractes també s’haurà d’incloure el logotip i el color corporatiu.
- Pregunta si cal instal·lar un programari. L’ideal és que el proveïdor de signatura electrònica aporti una solució que faci innecessària la descàrrega d’un programari, de manera que la signatura electrònica es pugui utilitzar des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.
- Analitza si es pot fer un seguiment de tot el procés de signatura. A vegades el procés de signatura pot ser complex, ja que cal que diverses persones signin un mateix document en un determinat ordre. En aquests casos el proveïdor de signatura electrònica ha de proporcionar la tecnologia necessària per a:
- Controlar qui ha obert el correu i qui ha signat.
- Enviar notificacions i recordatoris a les persones que falten per signar.
- Enviar un mateix document a diverses persones que ho han de signar en paral·lel (diverses persones reben un document i el poden signar en qualsevol ordre) o de forma seqüencial (diverses persones reben un document i l’han de signar en un ordre determinat).
- Verifica que es puguin pujar documents durant el procés de signatura i que es custodien. Si es tracta, per exemple, de la signatura d’un contracte de treball, necessitaràs còpia del DNI del signant, per la qual cosa és important que es puguin pujar aquests documents durant el procés de signatura perquè sigui més àgil i augmenti la satisfacció de treballador. A més, el proveïdor de signatura electrònica ha de custodiar aquests documents durant el termini legal de cinc anys marcat per la llei.
- Sol·licita la possibilitat de contractar serveis addicionals en el futur. A mesura que la teva empresa creixi et caldrà més solucions tecnològiques. Pregunta al teu proveïdor de signatura electrònica el que et pot oferir: correu electrònic o SMS certificat, factura certificada, contracte email certificat, eKYC Onboarding, etc.
Tal com has vist, l’elecció d’un proveïdor de signatura electrònica per a la teva empresa és una tasca que requereix verificar diversos aspectes importants perquè la solució que triïs s’adapti al teu cas.