Vols agilitzar les gestions del departament de recursos humans de la teva empresa? La signatura electrònica és la solució que necessites per tal que tots els processos siguin més ràpids i augmenti la satisfacció dels treballadors. En aquest post t’expliquem els beneficis de la signatura digital de contractes de treball i altres documents del departament de recursos humans.
La digitalització dels departaments de recursos humans segueix sent una tasca pendent a Espanya, tal com es desprèn del IV Estudi de la digitalització dels Departaments de Recursos Humans, elaborat per la Fundació persones i empreses: Només el 35,44% dels enquestats manifesta tenir un pressupost per a la digitalització del departament de recursos humans.
Una de les eines que més pot contribuir a la digitalització del departament de recursos humans és la signatura digital, però ¿en quins documents es pot utilitzar?
Es pot utilitzar la signatura digital en els contractes de treball i altres documents del departament de RH?
La signatura electrònica es pot utilitzar en nombroses gestions del departament de recursos humans d’una empresa que requereixin la signatura d’un document. Es poden destacar les següents:
– Signatura digital de contractes de treball i d’annexos. L’Estatut dels Treballadors estableix que el contracte de treball es pot formalitzar per escrit o de forma oral. Per la seva banda, el Codi Civil reconeix la possibilitat de prestar el consentiment mitjançant dispositius automàtics. Per tant, és possible la signatura d’un contracte de treball utilitzant la signatura electrònica, però, per a més seguretat haurà de ser una signatura electrònica avançada. A més, la signatura digital també es pot utilitzar en el cas que es modifiquin les condicions contractuals (canvi de lloc de treball, augment de salari, etc.) i se signi un annex al contracte de treball.
– Signatura de documents relatius a la prevenció de riscos laborals. El departament de recursos humans haurà de documentar per escrit que ha lliurat als treballadors tota la informació que requereix la llei en relació amb la prevenció de riscos laborals. Per tenir constància del lliurament es pot utilitzar la signatura electrònica pel treballador.
– Signatura d’ofertes de treball. És habitual que, abans de signar el contracte de treball, l’empresa enviï al futur treballador una oferta amb totes les condicions del contracte. Aquesta oferta es podrà signar amb signatura electrònica.
– Signatura de document de confidencialitat. Tant les condicions contractuals del treballador com la documentació de l’empresa a la qual tingui accés l’empleat a conseqüència del seu treball, poden ser confidencials i requerir la signatura d’un acord de confidencialitat, per al qual es pot utilitzar la signatura digital.
– Signatura de documents de resolució de contracte. La finalització d’un contracte de treball a causa d’un acomiadament s’ha de formalitzar per escrit per evitar així reclamacions posteriors del treballador per acomiadament improcedent a causa d’un defecte de forma. Tant per la carta d’acomiadament com per la liquidació es pot utilitzar la signatura electrònica.
Per tant, la signatura electrònica de documents laborals té multitud d’aplicacions en aspectes laborals que poden afavorir i agilitzar molts processos interns.
Quins avantatges aporta la signatura electrònica de documents laborals per al departament de recursos humans?
La signatura electrònica aporta diversos avantatges al departament de recursos humans, entre les quals podem citar les següents:
– Estalvi de temps. El temps que es dedica a cada gestió es redueix de manera que els processos de selecció de personal, contractació, formació i gestió d’altes i baixes, són més curts.
– Satisfacció dels treballadors. Els treballadors de l’empresa se sentiran més satisfets i millorarà l’ambient de treball perquè els processos seran més ràpids.
– Disminució de despeses. La signatura electrònica de documents laborals evita els desplaçaments per la qual cosa no hi ha una despesa d’energia en utilitzar el cotxe o el transport públic i tampoc és necessari imprimir el document, de manera que s’estalvien recursos (tinta, paper, energia de la impressora). Aquest estalvi impulsarà, a més, la responsabilitat social corporativa de l’empresa en relació amb la sostenibilitat i a la cura del medi ambient.
– Atracció i retenció de talent. La transformació digital del departament de recursos humans ajuda a atreure i retenir talent, ja que l’empresa es diferenciarà dels competidors.
– Seguiment del procés. Amb la signatura electrònica és possible fer un seguiment en tot moment del procés de signatura. Per tant el departament de recursos humans, sabrà en tot moment qui ha signat i qui no el document.
– Imatge de l’empresa. Tots els avantatges que hem detallat anteriorment tenen una conseqüència clara: la millora de la imatge de l’empresa davant clients, competidors, empleats, proveïdors i inversors.
Per últim, no podem oblidar que la peça clau de totes les empreses són les persones que les formen i el departament de recursos humans té una missió estratègica en aquest sentit. Per això, la transformació digital per al departament de recursos humans no és una opció, sinó una necessitat cada vegada més urgent.