Fa molt de temps que utilitzem el correu electrònic, però seguim enviant les comunicacions certificades en paper i per correu ordinari. La transformació digital ha d’arribar també a aquest tipus de comunicacions en què cal certificar qui envia la comunicació, en quin moment, qui la rep i quin contingut té. En aquest post t’expliquem què és el correu certificat online i per què has d’utilitzar-lo.

Què és un correu certificat online?

Un correu certificat online és un correu electrònic que permet certificar la identitat de qui l’envia, el contingut, els adjunts, la data i l’hora d’enviament i recepció del destinatari. Les qualitats del correu certificat online suposen un gran avantatge enfront dels mitjans utilitzats tradicionalment per fer comunicacions que requereixen: imprimir paper, utilitzar tinta, desplaçar-se i, en definitiva, malgastar temps que pots utilitzar en altres tasques a la teva empresa.

Per què utilitzar el correu certificat online?

De la definició que hem donat de correu certificat online se’n deriven les següents característiques:

És fàcil d’utilitzar. Simplement has d’enviar un correu electrònic com ho fas sempre i afegir l’adreça certificadora de Lleida.net en el camp “en còpia” del correu.

El pots fer servir en qualsevol moment. Si haguessis d’enviar un burofax amb el mètode tradicional per fer una comunicació certificada, hauries d’esperar a que l’oficina de correus estigui oberta. Amb el correu certificat online no és necessari, pots enviar un correu en qualsevol moment del dia, les 24 hores i 7 dies a la setmana.

És instantani. En pocs segons la comunicació és lliurada al destinatari i no cal esperar dies o hores.

Estalviaràs diners. El correu certificat online té un cost d’un euro, un burofax costa més de 7 euros. D’altra banda, en el cas del burofax, si vols el justificant de recepció i la certificació de contingut, hauràs de pagar-ho a part, mentre que en el correu certificat online aquests serveis estan inclosos.

És totalment legal. El correu electrònic certificat és totalment legal i es pot utilitzar com a prova en un judici, de fet, ja hi ha nombroses resolucions dels tribunals que reconeixen la seva validesa com a comunicació fefaent. En aquest sentit, per exemple, l’Auto de la Sala 1a del Tribunal Suprem 885/2010, reconeix el valor probatori d’un correu certificat que un procurador envia el seu client. Junt amb l’anterior resolució, cal destacar l’Auto del Tribunal Suprem de 21 de març de 2013 en el qual es considera que quan les notificacions telemàtiques estan intervingudes per prestadors de serveis de certificació (com és el cas de Lleida.net), es dona la garantia de la integritat d’emissor, destinatari, missatge, data i hora.

Es pot utilitzar en qualsevol dispositiu. Com també passa amb el correu electrònic normal, el correu certificat online es pot enviar des d’un mòbil, tauleta o ordinador, per tant, es pot enviar des de qualsevol lloc.

Ajuda a protegir el medi ambient. Quan s’envia un correu certificat online s’evita l’ús de paper, de tinta, d’electricitat i el consum de combustible per als desplaçaments, per tant, es contribueix a protegir el medi ambient.

Com s’envia un correu certificat online?

El procés d’enviament d’un correu certificat online és molt senzill, aquests són els passos que hauràs de seguir:

Registra’t a Lleida.net. En el moment del registre s’afegirà la teva adreça de correu electrònic a la llista blanca d’adreces de Lleida.net. Si més tard vols afegir altres adreces, ho podràs fer des de la plataforma d’usuaris Tools.

– Redacta i envia el correu. A continuació, hauràs de redactar el correu tal com ho fas habitualment i adjuntar els documents que creguis oportuns amb un pes màxim de 5 MB. En el camp de destinatari posaràs l’adreça de correu electrònica del destinatari i en el camp de còpia (CC) la direcció certificadora de Lleida.net.

Gestió i recepció del correu. En el moment que envies el correu et notifiquem que ha arribat als servidors de Lleida.net i que s’està gestionant. El destinatari rebrà dos correus, el que li has enviat tu i el que li hem enviat nosaltres.

– Generació del certificat. Finalment, es generarà un certificat que tindrà validesa legal. Aquest certificat és un document d’evidències que inclou les següents dades: data, hora i adreça d’enviament, adreça IP de lliurament, contingut del correu i els seus adjunts. El certificat és un document en format PDF que tindràs a disposició al portal Tools. En el cas en què ho configuris així, també ho podràs rebre per correu electrònic cada vegada que se certifiqui un correu. El document d’evidències es custodia per Lleida.net durant un termini de 5 anys, garantint la integritat, confidencialitat i disponibilitat de la informació.

Tal com has vist el correu certificat online facilita molt les comunicacions i permet agilitzar tots els processos de la teva empresa, complint amb la legalitat i aportant seguretat.

Lleida.net
Lleida.net

Som la Primera Operadora Certificadora – Missatges electrònics certificats