Les vendes de les empreses són un dels elements essencials i el departament comercial ha de tenir eines a la seva disposició que facilitin el procés de venda i que atenguin les necessitats dels clients digitals. En aquest post et parlarem dels beneficis de la signatura electrònica al departament comercial, per a què pot utilitzar-se i com és el procés d’ús.
El departament comercial de qualsevol empresa té una característica destacada: ha de comunicar-se amb els clients. Aquesta comunicació, a causa de l’ús d’internet, té cada cop més vies: telèfon mòbil, email, xat en línia, missatgeria instantània, xarxes socials, etc. La signatura electrònica no només afavoreix la transmissió d’una imatge d’empresa que aposta per la innovació, sinó que també afavoreix la comunicació amb el client.
Quins beneficis aporta la signatura electrònica al departament comercial d’una empresa?
Els departaments comercials de les empreses necessiten ser cada cop més àgils per poder atendre clients que reclamen immediatesa en qualsevol gestió. Els beneficis de la signatura electrònica al departament comercial són els següents.
- Optimització del temps. Els comercials de l’empresa estalviaran temps en les gestions de signatura de documents amb els clients, per la qual cosa ho podran invertir en la cerca de nous clients i en la fidelització dels que ja en tenen. Per tant, s’enfocaran al negoci i podran aportar més valor.
- Tràmits ràpids. Quan un client està convençut que vol comprar un producte o servei, és fonamental que el contracte se signi com més aviat millor per evitar que el client no signi a causa del retard en els tràmits. La signatura electrònica permet als comercials realitzar la contractació a la mateixa trucada i que el client signi en segons, de manera que pugui gaudir del producte o servei ràpidament.
- Augment de la productivitat. L’optimització del temps juntament amb la rapidesa en la gestió de tràmits suposen un augment de la productivitat dels comercials, que, per tant, generaran més beneficis perquè invertiran menys recursos i augmentaran les contractacions.
- Seguiment. De vegades els contractes s’han de signar per diverses persones per la qual cosa cal fer un seguiment per saber qui ha signat i qui no, per poder enviar un avís a les persones que falten per signar. D’altra banda, es pot saber si manquen documents per a la signatura (còpies de DNI, nòmines, etc.).
- Ús en multitud de documents. La signatura electrònica es pot fer servir en multitud de documents que s’utilitzen en el dia a dia de qualsevol departament comercial: contractes amb clients, annexos a contractes, factures, pressupostos i ofertes, entre d’altres.
- Facilitat en la localització de documents signats. Els proveïdors de signatura electrònica emmagatzemen els documents signats durant un determinat termini de temps a les seves plataformes, per la qual cosa és molt fàcil descarregar-los i accedir-hi en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu. A més, la signatura electrònica de Lleida.net ofereix una API gratuïta que ajuda a integrar la signatura electrònica amb els teus sistemes, de manera que siguin totalment compatibles.
- Sostenibilitat. Un dels beneficis de la signatura electrònica al departament comercial més destacables és la sostenibilitat. Amb la signatura electrònica és molt senzill signar un contracte a distància, per la qual cosa no cal utilitzar paper, ni tòner, ni transport per a desplaçaments. Això suposa un impuls a la sostenibilitat en el departament comercial i de l’empresa.
- Facilitat d’ús. La signatura electrònica és molt fàcil de fer servir tant per als clients com per als comercials de la companyia. No cal que s’instal·li cap aplicació, per signar només cal un clic i es pot fer servir qualsevol dispositiu (mòbil, Tauleta o ordinador).
Com es fa servir la signatura electrònica per un departament comercial?
Els passos a seguir per a la signatura electrònica de documents en un departament comercial són els següents:
- L’empresa haurà de configurar de manera senzilla el procés de signatura: destinataris, document a signar, text del correu electrònic i de la pàgina on se signa, el tipus de signatura.
- A continuació, puja el document a signar en PDF i s’envia.
- El destinatari o els destinataris reben un correu electrònic amb un enllaç a una web on es podrà signar el contracte en la forma que s’hagi establert, per exemple, mitjançant el clic en un botó o mitjançant dades biomètriques.
- Quan el document s’hagi signat el comercial rebrà una notificació informant de la signatura i que el procés ha finalitzat.
- Tant el document signat com el document d’evidències electròniques (que conté totes les dades del procés de signatura) es conserven a la plataforma de la signatura i es podran descarregar en qualsevol moment. També és possible trametre una còpia del contracte al client perquè la conservi.
Tal com has vist els beneficis de la signatura electrònica per al departament comercial d’una empresa són nombrosos i permeten optimitzar la tasca diària i que els comercials donin un millor servei. Si creus que aquesta eina pot ajudar a agilitzar certs processos a la teva empresa, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres per resoldre qualsevol qüestió i amb gust t’ajudarem tant com sigui possible.