Jusqu’à récemment, lorsqu’une entreprise recevait une facture sur papier ou au format numérique et souhaitait l’inclure dans un outil d’entreprise, cela devait être fait à la main. Grâce à la technologie OCR, les textes écrits sont automatiquement convertis au format numérique afin de pouvoir les gérer facilement. Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste cette technologie, ses utilisations et ses avantages.
Qu’est-ce que la technologie OCR ?
OCR est une technologie de reconnaissance optique de caractères, en anglais : Optical Character Recognition. Il s’agit d’un système par lequel des images, des symboles, des nombres ou des caractères d’un alphabet sont automatiquement identifiés, pour être stockés sous forme de données afin qu’il puisse être édité avec un programme d’édition de texte ou similaire.
Utilisations de la technologie OCR
La technologie OCR est utilisée pour diverses actions telles que les suivantes :
– Conversion de l’écriture manuscrite en texte numérique. Bien que l’utilisation du papier soit de plus en plus réduite, de nombreuses entreprises continuent de recevoir des documents écrits à la main ou sur papier, donc pour pouvoir les archiver correctement, il est essentiel de les numériser, afin de pouvoir les retrouver plus tard.
– Traduction de mots. La technologie OCR permet également de traduire des textes d’une langue à une autre ou de traduire des mots même s’ils sont dans une image.
– Numérisation de documents. Le fait de numériser des documents tels que des factures, des contrats, des lettres, etc. aide les organisations à réduire l’utilisation de papier et à être plus durables. La technologie OCR permet une numérisation massive de documents structurés et non structurés et aide à les cataloguer avec les métadonnées obtenues et archivées au format numérique. La technologie de numérisation de documents est également utilisée avec les cartes d’identité et les passeports dans les aéroports, par exemple.
– Reconnaissance automatique des plaques d’immatriculation par la police ou par les parkings. Les radars des agents de la circulation doivent être capables de reconnaître la plaque d’immatriculation d’un véhicule dans des conditions d’éclairage, météorologiques ou environnementales changeantes.
– Recherche d’images. Actuellement, de nombreux contenus sont publiés dans différents formats sur Internet, entre autres des images. L’un des moyens les plus courants de rechercher des images consiste à utiliser les métadonnées que les utilisateurs saisissent manuellement. De cette façon, les images sont plus faciles à trouver.
– Capture des codes CUPS (Universal Supply Code), ou PDL (point de livraison) en France. L’API CUPS de Lleida.net garantit la correcte transmission du code CUPS des clients des sociétés de distribution d’électricité et de gaz.
Avantages de la technologie OCR
La technologie OCR apporte des avantages tels que :
– Élimination du travail manuel et gain de temps. Les étapes qui, jusqu’à présent, étaient effectuées manuellement, seront automatisées et effectuées dans un court laps de temps. Par exemple, dans une entreprise, vous pouvez gérer les lettres reçues de clients, ou dans une université ou un centre d’études, vous pouvez corriger des examens faits à la main en peu de temps.
– Réduction ou élimination des erreurs. Le travail manuel implique la possibilité de commettre des erreurs qui peuvent demander plus de temps et d’efforts pour effectuer la gestion.
– Rationalisation des procédures. Les sociétés d’approvisionnement pourront accélérer les procédures avec leurs clients telles que les inscriptions, les annulations, les changements de propriétaire ou de tarif ou les augmentations ou réductions de puissance souscrite.
– Éviter des sanctions. Une erreur de saisie d’un code CUPS (PDL) par un client a conduit à l’imposition par la Commission nationale des marchés et de la concurrence d’une amende de 75 000 euros à Holaluz pour infraction grave à la loi sur le secteur de l’électricité. La technologie OCR évite les erreurs qui peuvent coûter de l’argent.
– Rapidité dans le processus de paiement. Les factures peuvent être traitées plus rapidement avec la technologie OCR afin qu’elles soient payées à temps et sans retard.
– Réduction de l’espace de stockage. Réduire l’utilisation du papier signifie réduire l’espace dont les entreprises ont besoin pour stocker leurs documents.
– Augmentation de la productivité. Les employés des organisations pourront consacrer leur temps à des tâches de plus grande valeur pour l’entreprise, au lieu de l’utiliser pour numériser manuellement des documents ou saisir des données à la main dans un système.
– Réduction des coûts. Tout ce qui précède se traduit par une réduction des coûts d’exploitation des entreprises et, par conséquent, par une plus grande liquidité et un plus grand profit.
Les avantages de la technologie OCR sont nombreux, comme nous l’avons vu, et au fil du temps, ils augmenteront en raison des nouvelles applications qui pourraient surgir à l’avenir avec l’augmentation de la précision de la technologie susmentionnée et la combinaison avec d’autres telles que l’intelligence artificielle. Bref, la reconnaissance optique de caractères est l’un des éléments de la transformation numérique des entreprises pour être plus compétitives et dynamiques dans un environnement qui change chaque jour.