Les communications sont fondamentales pour l’activité normale de toute entreprise. Avec le développement de l’utilisation d’Internet, le courrier électronique est devenu un moyen essentiel d’être en contact avec les travailleurs, les clients, les fournisseurs ou les partenaires, entre autres.
Cependant, dans certaines situations, un courrier électronique normal ne suffit pas, mais on nécessite d’une communication fiable, juridiquement valable et pouvant servir de preuve dans un procès. Dans cet article, nous expliquons les utilisations les plus courantes du courrier électronique certifié.
Qu’est-ce qu’un courriel certifié ?
Pour comprendre ce qu’un courriel certifié et la sécurité qu’il offre, il est essentiel de savoir qu’il y a trois parties impliquées dans une communication avec ce type de courriel :
- La partie qui envoie le courrier ou expéditeur.
- La partie réceptrice, ou récepteur.
- Un prestataire de services de confiance.
Un courrier électronique certifié est un type de communication qui s’effectue par mail dans lequel il y a une certification de l’envoi, de la réception, du contenu, des documents joints, du destinataire et de l’expéditeur, ainsi que la date et l’heure de la communication.
Tout ce qui précède suppose que si, par exemple, il est nécessaire d’utiliser un courriel certifié comme preuve dans un procès, il y aura des preuves irréfutables de toutes les parties que nous avons vues.
Quelles sont les utilisations les plus courantes du courriel certifié ?
Parmi les utilisations les plus courantes du courrier électronique certifié, nous pouvons souligner les suivantes :
- Obtention du consentement exprès pour le traitement des données personnelles. Par exemple, si une entreprise a besoin du consentement d’un client, elle peut utiliser un courrier électronique certifié.
- Envoi de contrats. Dans le cas d’envoi de contrats (achat et vente de services, prêts, polices d’assurance), le mail certifié sert à démontrer que l’envoi a eu lieu et à quelle heure. Par exemple, une personne contracte un service de téléphonie mobile et reçoit le contrat par mail.
- Notifications concernant les contrats. L’une des utilisations les plus courantes du courrier électronique certifié est lorsqu’il est nécessaire de notifier l’expiration d’un contrat ou sa résiliation. C’est par exemple le cas de la résiliation d’un contrat de location de locaux, logements ou bureaux avec le temps.
- Notifications de dette. Il se peut qu’une entreprise émette une facture à une autre et que cette dernière ne la paie pas ou qu’un locataire cesse de payer le loyer. Dans ces cas, il est nécessaire de réclamer la dette et de le faire avec une notification fiable, afin qu’il y ait une preuve d’expédition, de réception et du contenu. Jusqu’à présent, le burofax était utilisé en Espagne pour effectuer ce type de communication, ainsi que la voie notariale, mais avec un courriel certifié, l’envoi est simplifié en gardant la même garantie légale.
- Communications au travail. Il est courant dans les entreprises d’effectuer des communications aux salariés : inscription au chômage partiel, l’envoi d’un contrat ou d’une annexe pour le changement des conditions de travail, un licenciement ou un avertissement. Toutes ces communications peuvent être effectuées par courriel certifié, de manière à gagner du temps et de l’agilité.
- Communications commerciales. Les services commerciaux effectuent également des communications avec les clients où des mails certifiés peuvent être utilisés, par exemple lors de la soumission d’une proposition de prix, d’un renouvellement ou d’une annulation de service.
- Réclamations. Une autre façon d’utiliser le courriel certifié est pour les réclamations. Par exemple, une entreprise peut recevoir une plainte d’un client pour un mauvais service ou un produit défectueux par courrier électronique certifié et l’entreprise peut utiliser les mêmes moyens pour répondre, afin que tout ce qui s’est passé soit enregistré.
- Envoi de factures. Parfois, il est nécessaire d’enregistrer l’envoi d’une facture : l’email certifié peut être utilisé, afin d’avoir la certitude de l’envoi, de la réception et du contenu de la facture, ainsi que de la date et de l’heure.
Le mail certifié est donc configuré comme une alternative juridiquement valable, de sorte qu’il peut remplacer un burofax.
Un courriel certifié est-il valable comme notification fiable ?
La réponse est oui, et la validité juridique découle de plusieurs aspects.
- La loi sur la procédure civile admet les communications électroniques comme moyens de preuve, tels que les documents privés.
- Le règlement eIDAS établit que les données envoyées et reçues par le biais d’un service de livraison électronique certifié ne se verront pas refuser des effets juridiques ou l’admissibilité comme preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait qu’elles sont sous format électronique ou ne répondent pas aux exigences d’un service qualifié de livraison électronique certifiée.
- Enfin, la jurisprudence de la Cour suprême Espagnole soutient également la validité de ce courriel comme preuve.
En conséquence de tout ce qui précède, chez Lleida.net, nous sommes convaincus que les utilisations les plus courantes du courrier électronique certifié permettent aux entreprises de promouvoir leur transformation numérique et de favoriser les communications internes et externes.