La signature électronique est devenue un outil fondamental pour moultes entreprises qui souhaitent impulser leur commerce et rendre leurs processus plus flexibles et efficaces, mais parfois la signature numérique et ses implications restent méconnues.  Dans cet article nous expliquons comment signer numériquement un document, étape par étape, quoi prendre en compte lors d’un processus de signature électronique et quel type de documents peuvent être signés.

Comment signer numériquement un document, étape par étape

Dans tous les commerces existent des processus où on a besoin d’approuver un document via la signature d’une personne (par exemple, un contrat de services à être signé par le client ou un contrat de travail à signer entre le travailleur et l’entreprise), la signature électronique, dans ces cas, fonctionne ainsi :

  1. Élaboration du contrat à signer (comme d’habitude) et sa transformation en PDF.
  2. Envoi du document via la plateforme de Click&Sign intégrable dans tout type de serveur (CRM, ERP ou application mobile), grâce à l’API gratuite utilisée.
  3. Saisie du destinataire du contrat (une ou plusieurs personnes), rédaction du texte du courrier électronique et de la page de signature, mise en ligne du contrat en PDF et envoi.
  4. Le destinataire reçoit un courrier électronique certifié contenant un lien vers la page web de signature du contrat.  Le courrier contient, en pièce-jointe, le PDF.
  5. L’utilisateur voit le en PDF et peut le signer avec une clique ou avec une signature manuscrite, en fonction de l’option que vous avez sélectionné lors de l’envoi du document.
  6. Vous pouvez être informé, en tout moment, de l’état du contrat grâce aux notifications de changement d’état pour savoir si le document a été envoyé, reçu, si le destinataire y a accédé et s’il l’a signé.  Vous pouvez également sélectionner si vous envoyez ou pas une copie du contrat avec un filigrane de signature une fois le processus terminé ou si vous préférez de recevoir une preuve documentaire via courrier électronique.

Qu’est-ce que le plus important dans le processus de signature électronique d’un contrat ?

Pour que la signature électronique d’un contrat soit pleinement valide, il faut :

  • Identifier les signataires sans équivoque.
  • Garantir la non-modification du document d’origine.
  • Garantir qu’aucun des signataires puisse assurer qu’il n’a pas signé le document.

Pour cela il faut que le prestataire de signature électronique fournisse :

– Un type de signature électronique avancée respectant les exigences de l’article 26 du Règlement européen eIDAS, soit :

  • a) être liée au signataire de manière unique ;
  • b) permettre l’identification du signataire ;
  • c) avoir été créé à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser, avec un haut niveau de confiance, sous son contrôle exclusif,
  • d) être liée aux données signées par celui-ci de manière à ce que toute modification ultérieure de celles-ci soit détectable.

– Un document probant.  Il s’agit d’un PDF contenant toutes les preuves électroniques générées lors du processus de signature :

  • Données des courriers électroniques certifiés et SMS certifiés (envoyés et reçus), adresses email, texte du courrier, numéros de téléphone portable, IPs des ordinateurs, date et heure de chaque communication.
  • Documents signés.
  • Annexes techniques.
  • OTP (One Time Password ou mot de passe à usage unique), Click&Sign ou signature biométrique.
  • Pièces-jointes.

Le document sera signé numériquement et horodaté par une Autorité de certification, garantissant l’intégrité du contenu et sa non-manipulation.

En plus du précédent, les documents mis en ligne sur le cloud (contrats, lettres, autorisations, etc.) seront sauvegardés pendant cinq ans.

Quels documents peuvent être signés avec signature électronique avancée ?

La signature électronique avancée, étant une signature plus sécurisée que la signature électronique simple, est utilisée pour signer des documents nécessitant d’un plus haut niveau, par exemple :

  • Contrats de tout type (hypothèques, régimes de retraire, achats, locations, contrats de prestation de services, etc.).
  • Documents de travail tels que des contrats de travail, congés, autorisations, licenciements et accords de confidentialité, parmi d’autres.
  • Check-in en hébergements, procédures frontalières.
  • Contrats d’approvisionnement (eau, électricité, internet, mobile).

Maintenant que vous savez comment signer numériquement, vous savez qu’il est possible d’utiliser la signature électronique dans de nombreux documents du quotidien de votre entreprise pour rendre les processus plus rapides et augmenter la satisfaction de vos clients, ainsi que la rentabilité de votre entreprise.

Lleida.net
Lleida.net

Le premier opérateur de certification- Messages électroniques certifiés