La situation sanitaire conséquence du COVID-19 a radicalement modifié notre vie professionnelle et le télétravail est devenu courant pour de nombreuses personnes. Depuis longtemps, les salariés de diverses entreprises du monde entier demandaient de travailler depuis chez eux, et la crise provoquée par le coronavirus a donné l’opportunité de mettre en pratique le télétravail et de vérifier qu’il est possible de travailler à distance sans altérer l’activité de l’organisation.

Avant la pandémie, seule une petite partie des employés travaillaient occasionnellement depuis chez eux. Dans l’Union européenne, selon les données de l’Organisation internationale du travail, l’incidence du télétravail avant la pandémie allait de 30% au Danemark, aux Pays-Bas et en Suède à 10% ou moins en République tchèque, en Grèce, en Italie et en Pologne. Cependant, lorsque les premières infections ont commencé et que des mesures de confinement ont été décrétées par les gouvernements, près de 4 travailleurs sur 10 en Europe ont commencé à faire du télétravail. En moyenne en Europe, 24% des salariés n’ayant jamais fait du télétravail ont commencé à le faire.

Dans tout ce contexte, la signature électronique s’est positionnée comme un outil très utile pour gagner du temps et rendre agile la gestion quotidienne des télétravailleurs.

Comment la signature électronique contribue-t-elle au télétravail?

La signature électronique apporte de nombreux avantages au télétravail tels que:

  • La possibilité de signer toutes sortes de documents tels que les accords avec les clients, les documents internes de l’entreprise (documents de travail, documents financiers, communications, etc.) ainsi que d’effectuer des démarches auprès des administrations publiques.
  • Avec la signature électronique, il est possible de signer un document de n’importe où et à tout moment afin qu’un travailleur puisse le faire de chez lui sans se déplacer.
  • Les retards sont évités lors du service client, augmentant ainsi leur satisfaction.
  • La productivité et la rentabilité de l’entreprise augmentent.
  • La durabilité des entreprises, car le papier n’est pas utilisé et le recours au stockage physique est évité car les documents sont stockés au format numérique, ce qui facilite la recherche.

Est-il sûr d’utiliser la signature électronique par les télétravailleurs?

Le télétravail signifie que les employés utilisent des ordinateurs personnels, de sorte qu’il pourrait y avoir un risque de cybersécurité s’ils ne sont pas suffisamment protégés. Pour éviter les cyberattaques, il est essentiel de :

  • Utiliser des ressources telles que des réseaux privés virtuels.
  • Offrir une formation à la cybersécurité aux employés, de cette manière, ils peuvent prendre les mesures nécessaires depuis leur domicile pour éviter les risques lors de l’utilisation de la signature électronique.
  • Utiliser les signatures électroniques réglementées par le règlement européen eIDAS qui renforce la sécurité d’une manière qui rend la manipulation ou le vol d’identité très compliqué. En ce sens, le règlement eIDAS réglemente trois types de signatures:
    • La signature électronique simple. Le règlement eIDAS la définit comme les données au format électronique annexées à d’autres données électroniques ou associées logiquement aux utilisées par le signataire pour signer.
    • La signature électronique avancée. Il s’agit de la signature électronique qui respecte les exigences recueillies dans l’article 26 du règlement:
      • Être liée au signataire de manière unique.
      • Permettre l’identification du signataire.
      • Avoir été créée en utilisant les données de création de signature électronique que le signataire puisse utiliser, avec un haut niveau de confiance, sous son contrôle exclusif.
      • Être liée aux données signées, de manière à ce que toute modification ultérieure des données puisse être détectée.
  • Signature électronique qualifiée. Il s’agit d’une signature électronique qui est créée au moyen d’un dispositif qualifié de création de signature électronique et qui est basée sur un certificat qualifié de signature électronique.

Quel type de signature est le plus adapté au travail à distance?

Pour savoir quel type de signature électronique est le mieux adapté au télétravail, il est important de considérer plusieurs aspects:

  • Il est important de choisir le type de signature qui offre le niveau de sécurité nécessaire en fonction de la tâche à effectuer. Par exemple, l’on utilisera des types de signatures différents pour signer la réception d’un envoi ou pour signer un contrat avec un client.
  • Choisir le fournisseur adéquat de signature électronique. Il faut que le fournisseur propose un outil:
    • Simple à utiliser.
    • Avec validité juridique.
    • Où il n’y a de l’interaction qu’entre l’émetteur et le prestataire de services de confiance.
    • Permettant de personnaliser le processus pour pouvoir l’adapter à l’image et marque de l’entreprise.
  • Comparer les propositions et sélectionner celle qui s’adapte le mieux aux besoins de votre entreprise.

Dans quels services est-il possible d’utiliser la signature électronique à distance?

La signature électronique peut être utilisée dans tous les services de l’entreprise et dans tous les secteurs. Par exemple, en termes de secteurs, il pourrait s’appliquer à la santé, à la banque, aux télécommunications, à la logistique, etc. En revanche, les ressources humaines ou les services commerciaux seraient de très bons candidats pour utiliser la signature électronique à distance.

En bref, il s’agit d’une solution très flexible qui peut faciliter le travail à distance et augmenter la productivité des employés.

Lleida.net
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