Llevamos varias semanas hablando del papel. Hemos hablado de su ciclo de vida, exponiendo casos en los que éste es muy corto y otros en los que es cíclico. Hemos hablado de las comunicaciones electrónicas certificadas como alternativa al uso del papel, incluso para los casos en los que es necesaria una firma y/o un sello.
El uso, por parte de las empresas, de las comunicaciones electrónicas certificadas en vez de papel, implica para éstas una importante reducción de costes. Para verlo más claro, podemos imaginarnos una situación real en una empresa de servicios. Por un servicio, la empresa realiza una media de 60 contratos, que deben estar por duplicado, una copia para la empresa y otra para el cliente. El contrato puede llegar a tener hasta 20 páginas entre características, condiciones y garantías. La cantidad media de hojas que consume esta empresa en un solo servicio es de 2400 hojas por mes. Si la empresa realizara estos contratos por medio de las comunicaciones electrónicas certificadas no necesitaría imprimir los contratos, no usaría 2400 folios. El resultado de realizar un contrato por vía electrónica certificada tiene el mismo valor que un contrato en papel. Además, la empresa no sólo estaría reduciendo papel en sus procesos, también costes y tiempo en la gestión documental.
El reciclaje del papel se asocia principalmente con la conservación de los bosques. Pero el tema no se reduce a salvar los bosques, también se trata de alargar el ciclo de vida útil de los recursos. Por eso, existe la necesidad de ampliar esta conducta en la cultura de la empresa, adoptando también las conductas de reducción y reutilización. Reducción, por medio de las comunicaciones electrónicas, y reutilización, por ejemplo, haciendo origami.
Cada empresa, al hacer sus cuentas, verá la capacidad de ahorro que este cambio le supone. Habrá de tener en cuenta que además es una manera de ser más respetuosos con el medio ambiente, optimizar recursos y mejorar la productividad.
Es increíble lo que comentan, muchísimo papel desperdiciado! hay que digitalizar documentos y emitir facturas electrónicas, todo lo que se pueda reducir debe reducirse al mínimo posible!