Las comunicaciones son fundamentales para la actividad normal de cualquier empresa y con el desarrollo del uso de internet, el correo electrónico se ha convertido en un medio esencial para estar con contacto con trabajadores, clientes, proveedores o socios, entre otros. Sin embargo, en determinadas situaciones, no basta con un correo electrónico normal, sino que es necesaria una comunicación fehaciente que tenga validez legal y que pueda servir como prueba en un juicio. En este post te contamos cuáles son los usos más comunes del correo electrónico certificado.
¿Qué es un correo electrónico certificado?
Para entender qué es un correo electrónico certificado y la seguridad que aporta, es fundamental saber que en una comunicación con este tipo de correo intervienen tres partes:
- La parte que envía el correo o emisor.
- La parte que la recibe, o receptor.
- Un prestador de servicios de confianza.
Un correo electrónico certificado es un tipo de comunicación que se realiza a través de correo electrónico en la que existe una certificación del envío, de la recepción, del contenido, de los documentos adjuntos, del destinatario y el emisor, así como de la fecha y hora de la comunicación.
Todo lo anterior supone que si, por ejemplo, es necesario utilizar un correo electrónico certificado como prueba en juicios, existirán pruebas irrefutables de todos los extremos que hemos visto.
¿Cuáles son los usos más comunes del correo electrónico certificado?
Entre los usos más comunes del correo electrónico certificado podemos destacar los siguientes:
- Obtención del consentimiento expreso para el tratamiento de datos personales. Por ejemplo, si una empresa necesita el consentimiento de un cliente, puede utilizar el correo electrónico certificado.
- Envío de contratos. En el caso de envío de contratos (compraventa de servicios, préstamos, pólizas de seguros), el email certificado sirve para demostrar que se ha producido dicho envío y en qué momento. Por ejemplo, una persona contrata un servicio de telefonía móvil y le envían el contrato por email.
- Notificaciones relativas a contratos. Uno de los usos más comunes del correo electrónico certificado es el que se produce cuando es necesario notificar el vencimiento de un contrato o la resolución del mismo. Por ejemplo, es el caso de la finalización de un contrato de alquiler de local, vivienda u oficina por transcurso del tiempo.
- Notificaciones de deuda. Puede ser que una empresa emita una factura a otra y esta última no la pague o que un inquilino deje de pagar la renta de alquiler. En estos casos, es necesario reclamar la deuda y hacerlo con una notificación fehaciente, de manera que haya constancia del envío, la recepción y el contenido. Hasta ahora se ha utilizado el burofax para hacer este tipo de comunicaciones o el conducto notarial, pero con el correo electrónico certificado se simplifica el envío y se obtiene la misma garantía legal.
- Comunicaciones laborales. Es habitual, en las empresas, que se realicen comunicaciones laborales a empleados, por ejemplo, la inclusión en un ERE o un ERTE, el envío de un contrato o un anexo para el cambio de condiciones laborales, un despido o una amonestación. Todas estas comunicaciones se pueden realizar mediante email certificado, de tal manera que se ahorre tiempo y se gane agilidad.
- Comunicaciones comerciales. Los departamentos comerciales también realizan comunicaciones con clientes en los que se puede utilizar el correo electrónico certificado, por ejemplo, cuando se envía una propuesta de precios, una renovación o una cancelación de servicio.
- Reclamaciones. Otra forma de utilizar el email certificado es en las reclamaciones. Por ejemplo, una empresa puede recibir una reclamación de un cliente por un mal servicio o un producto defectuoso por email certificado y la empresa podrá utilizar el mismo medio para responder, de manera que quede constancia de todo lo sucedido.
- Envío de facturas. En ocasiones es preciso dejar constancia del envío de una factura por lo que se puede utilizar el email certificado, de manera que exista la certeza del envío, la recepción y el contenido de la factura, así como de la fecha y hora.
El correo electrónico certificado, por lo tanto, se configura como una alternativa válida legalmente, por lo que puede sustituir al burofax.
¿Un correo electrónico certificado es válido como notificación fehaciente?
La respuesta es que sí y la validez legal deriva varios aspectos.
- La Ley de Enjuiciamiento Civil admite como medios de prueba las comunicaciones electrónicas, como documentos privados.
- El Reglamento eIDAS establece que a los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada.
- Finalmente, la jurisprudencia del Tribunal Supremo también avala la validez de este correo como prueba.
Como consecuencia de todo lo anterior, en Lleida.net estamos convencidos en que los usos más comunes del correo electrónico certificado permiten a las empresas impulsar su transformación digital y favorece las comunicaciones tanto internas como externas.