Hace mucho tiempo que utilizamos el correo electrónico, pero seguimos enviando las comunicaciones certificadas en papel y por correo ordinario. La transformación digital debe llegar también a ese tipo de comunicaciones en las que es necesario certificar quién envía la comunicación, en qué momento, quién la recibe y qué contenido tiene. En este post te contamos qué es el correo certificado online y por qué debes utilizarlo.
¿Qué es un correo certificado online?
Un correo certificado online (también llamado correo electrónico certificado) es un correo electrónico que permite certificar la identidad del que lo envía, el contenido, los adjuntos, la fecha y la hora y la recepción por el destinatario. Las cualidades del correo certificado online suponen una gran ventaja frente a los medios utilizados tradicionalmente para hacer comunicaciones que requieren: imprimir papel, utilizar tinta, desplazarse y, en definitiva, malgastar tiempo que puedes utilizar en desarrollar tu empresa.
¿Por qué debes utilizar un correo electrónico certificado?
De la definición que hemos dado de correo certificado online se derivan algunas de las características que son las siguientes:
– Es fácil de utilizar. Simplemente tienes que enviar un correo electrónico como lo haces siempre y añadir la dirección certificadora de Lleida.net en el campo de copia del correo.
– Lo puedes usar en cualquier momento. Si tuvieras que enviar un burofax de manera tradicional para hacer una comunicación certificada, tendrías que esperar a que la oficina de correos esté abierta, con el correo certificado online no es necesario, puedes enviar un correo en cualquier momento del día las 24 horas y 7 días a la semana.
– Es instantáneo. En pocos segundos la comunicación es entregada al destinatario y no es necesario esperar días u horas.
– Ahorrarás dinero. El correo certificado online tiene un coste de un euro, un burofax cuesta más de 7 euros. Por otro lado, en el caso del burofax, si quieres el acuse de recibo y la certificación de contenido, tendrás que pagarlas aparte, mientras que en el correo certificado online esos servicios están incluidos.
– Es totalmente legal. El correo electrónico certificado es totalmente legal y se puede utilizar como prueba en un juicio, de hecho, ya existen numerosas resoluciones de los tribunales que reconocen su validez como comunicación fehaciente. En este sentido, por ejemplo, el Auto de la Sala 1ª del Tribunal Supremo 885/2010 reconoce el valor probatorio de un correo certificado que un procurador envía a su cliente.Junto con la anterior resolución, cabe destacar el Auto del Tribunal Supremo de 21 de marzo de 2013 en el que se considera que cuando las notificaciones telemáticas están intervenidas por Prestadores de Servicios de Certificación (como es el caso de Lleida.net), se da la garantía de la integridad de emisor, destinatario, mensaje, fecha y hora.
– Se puede utilizar en cualquier dispositivo. Al igual que ocurre con el correo electrónico normal, el correo certificado online se puede enviar desde el móvil, la Tablet o el ordenador, por lo tanto, desde cualquier lugar.
– Ayuda a proteger el medioambiente. Cuando se envía un correo certificado se evita el uso de papel, de tinta, de electricidad y el consumo de combustible para los desplazamientos, por lo tanto, se contribuye a proteger el medioambiente.
¿Cómo se envía un correo certificado online?
El proceso de envío de un correo certificado online es muy sencillo, estos son los pasos que deberás seguir:
– Regístrate en Lleida.net. En el momento del registro se añadirá tu dirección de correo electrónico a la lista blanca de direcciones de Lleida.net. Si más tarde quieres añadir otras direcciones lo podrás hacer desde la plataforma de usuarios Tools.
– Redacción y envío del correo. A continuación, deberás redactar el correo tal y como lo haces habitualmente y adjuntar los documentos que estimes oportuno con un peso máximo de 5 MB. En el campo de destinatario pondrás la dirección de correo electrónica del mismo y en el campo de Copia (CC) la dirección certificadora de Lleida.net.
– Gestión y recepción del correo. En el momento que envías el correo te notificamos que ha llegado a los servidores de Lleida.net y que se está gestionando. El destinatario recibirá dos correos, el que le has enviado tú y el que le enviamos nosotros.
– Generación del certificado. Finalmente, se generará un certificado que tendrá validez legal. Este certificado es un documento de evidencias que incluye los siguientes datos: fecha, hora y dirección de envío, dirección IP de entrega, contenido del correo y sus adjuntos. El certificado es un documento en formato PDF que tendrás a disposición en el portal Tools. En el caso en que lo configures así, también lo podrás recibir por correo electrónico cada vez que se certifique un correo. El documento de evidencias se custodia por Lleida.net durante un plazo de 5 años, garantizando la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
Tal y como has visto el correo certificado online facilita mucho las comunicaciones y permite agilizar todos los procesos de tu empresa, cumpliendo con la legalidad y aportando seguridad.