¿Quieres agilizar las gestiones del departamento de recursos humanos de tu empresa? La firma electrónica es la solución que necesitas para que todos los procesos sean más rápidos y aumente la satisfacción de los empleados. En este post te contamos los beneficios de la firma digital de contratos de trabajo y otros documentos del departamento de recursos humanos.

La digitalización de los departamentos de recursos humanos sigue siendo una tarea pendiente en España, tal y como se desprende del IV Estudio de la digitalización de los Departamentos de Recursos Humanos elaborado por la Fundación personas y empresas: Solo el 35,44% de los encuestados manifiesta tener un presupuesto para la digitalización del departamento de recursos humanos.

Una de las herramientas que más puede contribuir a la digitalización del departamento de recursos humanos es la firma digital, pero ¿En qué documentos se puede utilizar?

¿Se puede utilizar la firma digital en los contratos de trabajo y otros documentos del departamento de RRHH?

La firma electrónica se puede utilizar en numerosas gestiones del departamento de recursos humanos de una empresa que requieren la firma de un documento. Se pueden destacar las siguientes:

Firma digital de contratos de trabajo y de anexos. El Estatuto de los Trabajadores establece que el contrato de trabajo se puede formalizar por escrito o de forma oral. Por su parte, el Código Civil reconoce la posibilidad de prestar el consentimiento mediante dispositivos automáticos. Por lo tanto, es posible la firma de un contrato de trabajo utilizando la firma electrónica, pero, para mayor seguridad deberá tratarse de una firma electrónica avanzada. Además, la firma digital también se puede utilizar en el caso de que se modifiquen las condiciones contractuales (cambio de puesto de trabajo, aumento de salario, etc.) y se firme un anexo al contrato de trabajo.

Firma de documentos relativos a la prevención de riesgos laborales. El departamento de recursos humanos deberá documentar por escrito que ha entregado a los trabajadores toda la información que requiere la ley en relación a la prevención de riesgos laborales. Para tener constancia de la entrega se puede utilizar la firma electrónica por el trabajador.

Firma de ofertas de trabajo. Es habitual que, antes de firmar el contrato de trabajo, la empresa envíe al futuro trabajador una oferta con todas las condiciones del futuro contrato. Esa oferta se podrá firmar con firma electrónica.

Firma de documento de confidencialidad. Tanto las condiciones contractuales del trabajador como la documentación de la empresa a la que tenga acceso el empleado como consecuencia de su trabajo pueden ser confidenciales y requerir la firma de un acuerdo de confidencialidad para el que se puede utilizar la firma digital.

Firma de documentos de resolución de contrato. La finalización de un contrato de trabajo debida a un despido se debe formalizar por escrito para evitar reclamaciones posteriores del trabajador por despido improcedente debido a un defecto de forma. Tanto para la carta de despido como para el finiquito se puede utilizar la firma electrónica.

Por lo tanto, la firma electrónica de documentos laborales tiene multitud de aplicaciones en aspectos laborales que pueden favorecer y agilizar muchos procesos internos.

¿Qué ventajas aporta la firma electrónica de documentos laborales para el departamento de recursos humanos?

La firma electrónica aporta diversas ventajas al departamento de recursos humanos, entre las que podemos citar las siguientes:

Ahorro de tiempo. El tiempo que se dedica a cada gestión se reduce por lo que los procesos de selección de personal, contratación, formación y gestión de altas y bajas, son más cortos.

Satisfacción de los trabajadores. Los trabajadores de la empresa se sentirán más satisfechos y mejorará el ambiente de trabajo porque los procesos serán más rápidos.

Disminución de gastos. La firma electrónica de documentos laborales evita los desplazamientos por lo que no hay un gasto de energía al utilizar el coche o el transporte público y tampoco se necesita imprimir el documento, por lo que se ahorran recursos (tinta, papel, energía de la impresora). Este ahorro impulsará, además la responsabilidad social corporativa de la empresa en relación a la sostenibilidad y al cuidado del medioambiente.

Atracción y retención de talento. La transformación digital del departamento de recursos humanos ayuda a atraer y retener talento puesto que la empresa se diferenciará de los competidores.

Seguimiento del proceso. Con la firma electrónica es posible hacer un seguimiento en todo momento del proceso de firma por parte del departamento de recursos humanos, de manera que se sabrá quién ha firmado y quién no el documento.

Buena imagen de la empresa. Todas las ventajas que hemos detallado anteriormente tienen una consecuencia clara: la mejora de la imagen de la empresa frente a clientes, competidores, empleados, proveedores e inversores.

En definitiva, no podemos olvidar que la pieza clave de todas las empresas son las personas que las forman y el departamento de recursos humanos tiene una misión estratégica en ese sentido, por ello, la transformación digital para ese departamento no es una opción, sino una necesidad cada vez más acuciante.

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