¿Quieres expandir tu empresa utilizando soluciones tecnológicas punteras? Si tu respuesta es afirmativa, debes saber cómo funciona la firma electrónica y la facilidad con la que se pueden agilizar procesos en tu empresa.

Cuando comenzó la pandemia de la COVID-19 las empresas fueron conscientes de que la digitalización ya no era una opción, sino una necesidad urgente. Lo que no se había hecho en años se tuvo que hacer en varios meses y casi de un día para otro el trabajo presencial fue sustituido por el teletrabajo, la firma física por la firma electrónica y la compra en tienda a pie de calle por compra online. Pero, eso fue solo el principio y mes a mes la transformación digital de las empresas se ha acelerado para poder competir en un momento de incertidumbre. En este sentido, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta fundamental para que las empresas puedan seguir su actividad sin necesidad de paralizarla. De hecho, hemos detectado un aumento muy significativo en el uso de la firma electrónica, por ejemplo, si comparamos diciembre de 2019 con diciembre de 2020 el aumento del uso de la firma electrónica ha sido de 609,44%.

Empresas de todos los sectores se han visto beneficiadas por el uso de la firma electrónica, por ejemplo, el sector inmobiliario. Según el informe de Tecnomatrit entre los meses de marzo y septiembre de 2020 se firmaron digitalmente 705 contratos de alquiler. Por otro lado, la implantación de firmas digitales supone la reducción de costes de entre un 20% y un 35%.

Ya conoces las ventajas que aporta esta nueva forma de firmar, pero ¿Sabes cómo funciona la firma electrónica?

Descubre cómo funciona la firma electrónica

Solamente tendrás que dar unos pocos pasos para poder utilizar la firma electrónica con nosotros. Son los siguientes:

  • Date de alta como usuario
  • Accede al área de usuario con el nombre y contraseña que te hayamos proporcionado.
  • Introduce el destinatario o los destinatarios que deben firmar el documento, configura el texto del correo electrónico y de la página de firma, sube el contrato en PDF y envíalo.
  • El destinatario recibirá un correo electrónico certificado con un enlace a una página web en la que se firma el documento. El usuario verá el PDF y lo podrá firmar con un clic o con una firma manuscrita, en función de lo que hayas seleccionado al enviar el documento.
  • En función de cómo hayas configurado el proceso de firma se le enviará o no una copia del contrato, con una marca de firma, al destinatario una vez que se completen todos los pasos del procedimiento.

La gran ventaja de todo el proceso es que podrás saber en todo momento:

  • Si el documento se ha enviado.
  • Si el destinatario lo ha recibido, lo ha abierto y lo ha firmado.

Otro aspecto fundamental de la firma electrónica es la evidencia documental. Se trata de un documento en PDF en el que se recogen todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma:

  • Datos de los correos electrónicos certificados o SMS certificados enviados y recibidos: direcciones de correo, contenido, número de móvil, IPs utilizadas, fechas y horas de las comunicaciones etc.
  • Documentos firmados.
  • Anexos a esos documentos.
  • OTP, ClicktoSign o firma biométrica.
  • Adjuntos.

La evidencia documental se firma digitalmente con un sello de tiempo de una Autoridad de Certificación por lo que el contenido está protegido contra la falsificación y manipulación, de manera que se aporta una gran seguridad jurídica.

Cómo funciona la firma electrónica en el contrato SMS certificado

Además de utilizar el correo electrónico para la firma de un contrato u otro documento electrónico, puedes utilizar un SMS. Para ello podrás seguir los siguientes pasos:

  • Entra en el área de usuario con tus claves.
  • Abre la pestaña de Contrato SMS Certificado > Enviar.
  • Utiliza el número de teléfono móvil que se te haya asignado y añade el número del destinatario o destinatarios.
  • Redacta el mensaje que quieres enviar.
  • Envía.
  • El destinatario recibe un SMS y en el momento que responda recibirás un mensaje en el apartado “Bandeja de Entrada” de tu área de usuario.
  • En este caso, también puedes descargar la evidencia documental de todo el proceso.

Una vez que ya sabes cómo funciona la firma electrónica verás que puede agilizar la firma de una gran cantidad de documentos: contratos de trabajo, autorizaciones, contratos de alquiler, contratos con proveedores o clientes, cartas y ofertas, entre otros.

En definitiva, se trata de una herramienta que puede facilitar mucho el día a día de cualquier negocio, ahorrando tiempo y facilitando que el personal se centre en aportar valor a la empresa, de manera que aumente la satisfacción del cliente, de los proveedores y de los trabajadores.

Lleida.net
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