Las ventas de las empresas son uno de los elementos esenciales y el departamento comercial debe tener herramientas a su disposición que faciliten el proceso de venta y que atiendan las necesidades de los clientes digitales. En este post vamos a hablarte de los beneficios de la firma electrónica en el departamento comercial, para qué puede utilizarse y cómo es el proceso de uso.
El departamento comercial de cualquier empresa tiene una característica destacada: debe comunicarse con los clientes. Esta comunicación, debido al uso de internet, tiene cada vez más vías: teléfono móvil, email, chat online, mensajería instantánea, redes sociales etc. La firma electrónica no solo favorece la transmisión de una imagen de empresa que apuesta por la innovación, sino que también favorece la comunicación con el cliente.
¿Qué beneficios aporta la firma electrónica en el departamento comercial de una empresa?
Los departamentos comerciales de las empresas necesitan ser cada vez más ágiles para poder atender a clientes que reclaman inmediatez en cualquier gestión. Los beneficios de la firma electrónica en el departamento comercial son los siguientes
- Optimización del tiempo. Los comerciales de la empresa ahorrarán tiempo en las gestiones de firma de documentos con los clientes, por lo que lo podrán invertir en la búsqueda de nuevos clientes y en la fidelización de los que ya tienen. Por lo tanto, se enfocarán en el negocio y podrán aportar más valor.
- Trámites rápidos. Cuando un cliente está convencido de que quiere comprar un producto o servicio, es fundamental que el contrato se firme cuanto antes para evitar que el cliente no firme debido al retraso en los trámites. La firma electrónica permite a los comerciales realizar la contratación en la misma llamada y que el cliente firme en segundos, de manera que pueda disfrutar del producto o servicio rápidamente.
- Aumento de la productividad. La optimización del tiempo junto con la rapidez en la gestión de trámites, suponen un aumento de la productividad de los comerciales, que, por lo tanto, generarán más beneficios puesto que invertirán menos recursos y aumentarán las contrataciones.
- Seguimiento. En ocasiones los contratos se deben firmar por varias personas por lo que es necesario realizar un seguimiento para saber quién ha firmado y quién no, para poder enviar un aviso a las personas que faltan por firmar. Por otro lado, se puede saber si faltan documentos para la firma (copias de DNI, nóminas etc.).
- Uso en multitud de documentos. La firma electrónica se puede utilizar en multitud de documentos que se utilizan en el día a día de cualquier departamento comercial: contratos con clientes, anexos a contratos, facturas, presupuestos y ofertas, entre otros.
- Facilidad en la localización de documentos firmados. Los proveedores de firma electrónica almacenan los documentos firmados durante un determinado plazo de tiempo en sus plataformas por lo que es muy fácil descargarlos y acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Además, la firma electrónica de Lleida.net ofrece una API gratuita que ayuda a integrar la firma electrónica con tus sistemas, de forma que sean totalmente compatibles.
- Sostenibilidad. Uno de los beneficios de la firma electrónica en el departamento comercial más destacables es la sostenibilidad. Con la firma electrónica es muy sencillo firmar un contrato a distancia, por lo que no es necesario el uso de papel, ni de tonner, ni de transporte para desplazamientos. Esto supone que se impulse la sostenibilidad del departamento comercial y de la empresa.
- Facilidad de uso. La firma electrónica es muy fácil de utilizar tanto para los clientes como para los comerciales de la compañía. No ace falta que se instale ninguna aplicación, para firmar basta un clic y se puede usar cualquier dispositivo (móvil, Tablet u ordenador).
¿Cómo se utiliza la firma electrónica por un departamento comercial?
Los pasos a seguir para la firma electrónica de documentos en un departamento comercial son los siguientes:
- La empresa deberá configurar de forma sencilla el proceso de firma: destinatarios, documento a firmar, texto del correo electrónico y de la página donde se firma, el tipo de firma.
- A continuación, se sube el documento a firmar en PDF y se envía.
- El destinatario o los destinatarios reciben un correo electrónico con un enlace a una web en la que se podrá firmar el contrato en la forma que se haya establecido, por ejemplo, mediante el clic en un botón o mediante datos biométricos.
- Una vez que el documento se haya firmado el comercial recibirá una notificación informando de la firma y de que el proceso ha finalizado.
- Tanto el documento firmado como el documento de evidencias electrónicas (que contiene todos los datos del proceso de firma) se conservan en la plataforma de la firma y se podrán descargar en cualquier momento. También es posible enviar una copia del contrato al cliente para que la conserve.
Tal y como has visto los beneficios de la firma electrónica para el departamento comercial de una empresa son numerosos y permiten optimizar su labor diaria y que los comerciales den un mejor servicio. Si crees que esta herramienta puede ayudar a agilizar ciertos procesos en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para resolver cualquier cuestión y con gusto te ayudaremos en todo lo posible.