Dans les communautés de voisinage on effectue une multitude de communications qui doivent être envoyées de manière fiable et dans lesquelles le courrier électronique certifié est la solution pour gagner du temps et de l’argent, ainsi que pour avoir une sécurité juridique. Dans cet article, nous vous parlerons des utilisations du courrier électronique certifié dans les communautés de voisinage, de ses avantages et de sa validité juridique.

Qu’est-ce qu’un mail certifié ?

Le courrier électronique certifié est une communication électronique recommandée dont l’authenticité est certifiée par un fournisseur de services de confiance. Cela signifie qu’en plus de l’expéditeur de la communication et du destinataire, il y a un tiers qui certifie que la communication a eu lieu, quand elle a été faite, qui l’a envoyée et qui l’a reçue, de quel endroit et avec quel contenu.

Utilisations du courrier électronique certifié dans les communautés de voisinage

Dans les communautés de voisins, les utilisations du courrier électronique certifié peuvent être de différents types :

– Envoi d’appels pour des réunions. La loi sur la propriété horizontale établit à l’article 9.1h) que l’une des obligations des propriétaires est de communiquer l’adresse en Espagne aux fins de notifications et que, si elle n’est pas communiquée, l’adresse sera celle de leur propriété. La doctrine et la jurisprudence admettent que l’adresse en Espagne peut être une boîte aux lettres électronique. Par conséquent, les appels pour des réunions peuvent être effectuées par mail, mais deux problèmes importants doivent être pris en compte :

o Que le propriétaire accepte cette forme de communication.

o Que le mail certifié soit utilisé pour avoir la preuve de la communication, dans le cas où le propriétaire nierait l’avoir reçue.

– Envoi des comptes rendus de la communauté. Chaque fois que l’assemblée des propriétaires se réunit, il faut rédiger un compte rendu des accords conclus et il doit être communiqué aux propriétaires de manière à enregistrer la réception, car, par exemple, le délai pour contester un accord est compté à partir du moment où le compte-rendu a été reçu. Par conséquent, comme dans le cas précédent, les communications doivent être effectuées de manière fiable et un courrier électronique certifié peut être utilisé.

– Réclamation des dépenses communautaires. L’un des problèmes les plus fréquents auxquels les communautés de voisinage sont confrontées est le non-paiement des dépenses communautaires par un propriétaire. La première étape à faire pour que le paiement puisse être réclamé au tribunal est d’envoyer une communication fiable. Le courrier électronique certifié remplit toutes les conditions afin qu’il puisse être utilisé comme preuve dans un procès de la réclamation extrajudiciaire de la dette.

– Autres communications. Une communauté de propriétaires peut avoir besoin d’établir une multitude de communications non seulement avec les voisins mais aussi avec des tiers tels que les fournisseurs de services de nettoyage, l’entretien des ascenseurs, les services de concierge, etc. Par exemple, l’achèvement d’un contrat ou l’acceptation d’une offre ou d’un devis peut être communiqué par courrier électronique certifié.

Par conséquent, les convocations et les comptes rendus de la réunion, en particulier lorsqu’il s’agit de questions importantes telles que la modification des quotas ou l’approbation de normes ou d’interdictions, il est important qu’elles soient effectuées par des moyens permettant d’avoir la preuve de la réception de la communication par les destinataires et le contenu.

Le mail certifié est-il valide dans les communications des communautés de voisinage ?

Le mail certifié est valide sur la base du règlement européen eIDAS qui établit ce qui suit à l’article 43 :

  1. Les données envoyées et reçues via un service de livraison électronique certifié ne se verront pas refuser les effets juridiques ou la recevabilité en tant que preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait qu’elles sont au format électronique ou ne répondent pas aux exigences d’un service qualifié de livraison électronique certifiée.
  2. Les données envoyées et reçues via un service qualifié de livraison électronique certifié bénéficieront de la présomption de l’intégrité des données, de l’envoi desdites données par l’expéditeur identifié, de la réception par le destinataire identifié et de l’exactitude de la date et de l’heure d’envoi et réception des données indiquées par le service qualifié de livraison électronique certifié.

Quels avantages le courrier électronique certifié apporte-t-il aux communautés de voisinage ?

Outre les nombreuses utilisations du courrier électronique certifié dans une communauté de voisinage, il apporte plusieurs avantages tels que les suivants :

– Il est 95% moins cher qu’un fax recommandé.

– Il fait gagner beaucoup de temps en raison du confort avec lequel il peut être envoyé, car il suffit de mettre l’adresse du prestataire de services de confiance dans le champ Copie du courrier.

– Il est totalement légal et valable comme preuve dans une procédure judiciaire.

– Il assure la sécurité des communications, ce qui est essentiel lorsqu’il s’agit de questions importantes telles que la réclamation des dépenses communautaires impayées à un propriétaire.

En conséquence de tout ce qui précède, chez Lleida.net, nous savons que les utilisations du courrier électronique certifié le rendent très polyvalent et qu’il offre la confiance et la légalité nécessaires dans les communications effectuées par la communauté des propriétaires.

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