Vous souhaitez élargir le portefeuille de services de votre entreprise et travailler de manière plus agile ? Découvrir le service de notification électronique pourrait vous aider.  Dans le trafic habituel des entreprises, de nombreuses notifications sont effectuées chaque jour qui nécessitent plus ou moins de sécurité ou de preuve de réception, selon chaque cas. Les entreprises sont déjà conscientes de l’importance des notifications électroniques et, en fait, selon les données de Lleida.net, les notifications par courrier électronique certifié ont augmenté de plus de 900% si l’on compare décembre 2019 et décembre 2020.

Qu’est-ce que les notifications électroniques ?

Les notifications électroniques sont celles qui sont effectuées par des moyens électroniques, cependant, pour qu’une notification électronique soit fiable et puisse être utilisée comme preuve devant un tribunal, elle doit prouver l’identité de la personne qui reçoit et envoie la communication et garantir l’inaltérabilité du message transmis. Dans ce cas, nous parlons de notification électronique certifiée. En relation avec ce qui précède, le règlement eIDAS établit, dans son article 3, paragraphe 36, ce qui suit :

« Service de livraison électronique certifié », un service qui permet la transmission de données entre des tiers par des moyens électroniques et qui fournit des preuves concernant la gestion des données transmises, y compris la preuve de l’envoi et de la réception des données, et qui protège les données transmises contre les risques de perte, vol, détérioration ou altération non autorisée ;

Qu’est-ce que le service de notification électronique ?

Le service de notification électronique certifiée fourni par Lleida.net se présente sous différentes formes :

– Courrier électronique certifié. C’est un type de courrier électronique vous permettant d’avoir une preuve fiable qu’une communication a été faite, qui l’a envoyée, qui l’a reçue, où, quand et son contenu. Ce n’est pas seulement un moyen plus rapide, mais aussi un moyen 95% moins cher pour envoyer des communications, puisque le coût du message est d’un euro. Pour utiliser le service de notification électronique et envoyer un email certifié, vous devrez suivre les étapes suivantes :

o Enregistrez-vous sur Lleida.net

o Écrivez le message comme vous le faites d’habitude et dans le champ Copie (CC) ajoutez l’adresse email de certification de Lleida.net.

o Envoyez l’email.

o Enfin, vous recevrez une notification dans laquelle vous serez informé que l’email est en cours de traitement, lorsque le destinataire le recevra, un certificat ayant une validité légale sera généré et lorsque l’email sera ouvert, un addendum sera généré L’ensemble du processus est accrédité au moyen d’un document de preuve qui comprend toutes les données de la notification effectuée.

– SMS certifié. Comme l’email certifié, il peut être utilisé devant un tribunal comme preuve valable d’une notification car il prouve le moment de l’envoi, l’identification du destinataire et de l’expéditeur, ainsi que le contenu du message. Dans ce cas, le coût du message est également d’un euro. Le SMS certifié fonctionne via la plateforme en ligne Tools dans laquelle vous pouvez personnaliser tous les messages avant de les envoyer.

– Facture certifiée. Dans ce cas, il s’agit d’une facture qui est envoyée par courrier électronique certifié, afin qu’il soit prouvé que la facture a été envoyée et livrée, ainsi que son contenu. Ainsi, vous pourrez contrôler le paiement et faire un suivi pour planifier les revenus et dépenses de votre entreprise.

Réception certifiée. Dans ce cas, les emails reçus dans une boîte de réception spécifique sont certifiés, y comprises les pièces jointes. Ce service de notification électronique est utilisé, par exemple, pour envoyer aux clients la preuve que le message a été reçu, d’une manière qui renforce la confiance et la transparence.

Openum. Avec ce service, un email ou un SMS est envoyé au destinataire avec un lien qui doit être ouvert pour accéder à certains contenus. Openum certifie l’ouverture de ces contenus ou documents.

À quoi sert le service de notification électronique certifiée ?

Le service de notification électronique peut être utilisé pour diverses procédures, par exemple :

Communications certifiées aux clients, employés, fournisseurs ou actionnaires, entre autres.

Gestion d’un fichier de régulation de l’emploi (chômage partiel ou ERTE, en Espagne).   Les communications qui doivent être faites dans ces cas aux travailleurs peuvent être effectuées au moyen d’un email ou SMS certifié. Il est également possible de configurer une boîte de réception de sorte que lorsque les travailleurs envoient une notification, ils reçoivent un accusé de réception de l’entreprise.

– Vote électronique. Il est utilisé dans les cas de vote d’une convention en assemblée d’actionnaires, dans les cas de vote aux assemblées des entreprises, d’associations ou de communautés de propriétaires, par exemple.

Comme vous l’avez vu, le service de notification électronique a de nombreuses d’utilisations qui peuvent être très utiles pour toute entreprise et rationaliser considérablement toutes les procédures qui nécessitent une communication fiable.

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