Passer de la signature manuscrite à la signature électronique est l’un des moyens de renforcer la transformation numérique de votre entreprise, de promouvoir la responsabilité sociale de l’entreprise et de vous différencier de vos concurrents. Cependant, vous pouvez avoir des questions avant d’utiliser cet outil. Dans cet article, nous allons répondre aux questions les plus courantes telles que à quoi sert la signature électronique, quels types de signature existent, quelles exigences elle doit avoir pour être valide, comment fonctionne la signature électronique et où elle est réglementée, entre autres questions.

Qu’est-ce que la signature électronique?

La signature électronique est un processus numérique par lequel une équipe informatique ou une personne est identifiée dans la gestion et le traitement des documents numériques grâce à diverses méthodes qui garantissent la sécurité et l’authenticité de la signature.

Où est réglementée la signature électronique ?

Au niveau européen, la signature électronique est réglementée dans le règlement eIDAS, qui a été complété en Espagne avec la loi sur la signature électronique de 2020. Au niveau international, il existe des lois dans de nombreux pays, donc chaque cas doit être consulté pour voir les réglementations applicables.

Quels types de signature électronique existent ?

Sur la base de la réglementation de la signature électronique contenue dans le règlement eIDAS, on peut distinguer trois types de signature électronique :

– Simple. C’est la signature de base par laquelle un signataire peut être identifié avec un nom d’utilisateur et un mot de passe, par exemple.

– Avancée. C’est la signature qui répond aux exigences établies pour ce type de signature dans le règlement eIDAS : elle est liée au signataire de manière unique, elle est créée à partir de données que le signataire peut utiliser avec un haut niveau de confiance et sous son contrôle exclusif, toute modification ultérieure de la signature du document peut être détectée.

– Qualifiée. Est la signature créée par un appareil électronique qualifié et est basée sur un certificat qualifié.

À quoi sert la signature électronique ?

La signature électronique permet de signer une multitude de documents dans tous les domaines de l’entreprise. Voici quelques exemples :

– Ressources humaines : contrats de travail, offres d’emploi, fiches paie, accords de confidentialité et d’exclusivité, lettres de licenciement, avertissements, etc.

– Commercial : contrats avec les clients, budgets, annexes aux contrats.

– Achats : contrats avec les fournisseurs.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Le fonctionnement de la signature électronique est très simple :

– Le document est envoyé depuis une plateforme, dans le cas de Click & Sign la plateforme peut être intégrée à n’importe quel logiciel via une API.

– Le destinataire du contrat est saisi (il peut y en avoir plusieurs), les textes de l’email et de la page de signature sont paramétrés, le contrat est téléchargé au format PDF et envoyé.

– Le destinataire reçoit un courriel recommandé (certifié) avec un lien vers une page Web où il peut signer le contrat et joindre la documentation nécessaire. La signature peut se faire par un clic, une signature manuscrite ou une autre méthode, selon ce que l’émetteur a choisi.

Quelle est la différence entre la signature numérique et la signature électronique ?

Bien qu’elles soient souvent utilisées comme synonymes, elles ne le sont pas. La signature électronique, tel qu’on l’a vu, est un ensemble de données électroniques qui accompagnent des informations sous format électronique. La signature numérique n’a pas pour but d’attester du consentement de la personne qui signe, mais crypte uniquement les données pour offrir une plus grande sécurité.

Qu’est-ce que le document probant ?

C’est un document électronique qui contient toutes les informations du processus de signature : emails des signataires, numéros de téléphone, horodatage, date et heure de chaque signature, etc.

Que deviennent les documents signés avec une signature électronique ?

Une fois qu’un document a été signé électroniquement, il peut être téléchargé avec le document de preuve pour le conserver.  Le fournisseur de signature électronique conserve généralement tous les documents dans le cloud pendant une période de cinq ans.

Combien coûte la signature électronique ?

Dans le cas de Click & Sign, l’avantage est que vous ne payez que ce que vous utilisez car il n’y a pas de frais fixes ni de permanence. Pour vous donner une idée des tarifs, vous pouvez acheter la signature de documents par un utilisateur en appuyant sur un bouton à partir de 1,43 euros.

La signature électronique est-elle valide ?

La validité de la signature électronique découle de la réglementation du règlement eIDAS et de la loi sur la signature électronique. Le Règlement eIDAS établit dans son article 25 ce qui suit :

  1. Un formulaire électronique ne se verra pas refuser les effets juridiques ou l’admissibilité en tant que preuve dans une procédure judiciaire pour le simple fait d’être une signature électronique ou parce qu’il ne répond pas aux exigences d’une signature électronique qualifiée.
  2. Une signature électronique qualifiée aura un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite.
  3. Une signature électronique qualifiée basée sur un certificat qualifié délivré dans un État membre sera reconnue comme signature électronique qualifiée dans tous les autres États membres.

Une signature électronique peut-elle être utilisée comme preuve devant un tribunal ?

La réponse est oui, telle qu’elle apparaît dans l’article que nous avons retranscrit dans la section précédente. Si elle est présentée à titre de preuve et que l’autre partie la conteste, un rapport d’expertise d’un expert certifiant la validité doit être présenté.

Comme vous l’avez vu, la signature électronique est un outil très utile et tout à fait valide que les entreprises adoptent progressivement en raison de ses grands avantages et de sa polyvalence.

Lleida.net
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