Vous souvenez-vous des fois où vous tamponniez vos factures ou bons de livraison avec un tampon en caoutchouc ? Ce système était utilisé il n’y a pas si longtemps, mais la transformation numérique des entreprises a entraîné un changement dans tous ces processus et maintenant l’on utilise le cachet électronique. Dans cet article, nous expliquons en quoi consiste, son fonctionnement et ses utilisations.
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Qu’est-ce que le cachet électronique ?
La définition du cachet électronique se trouve à l’article 3 du règlement eIDAS, qui établit ce qui suit :
- « Cachet électronique » désigne les données sous format électronique annexées à d’autres données sous format électronique, ou associées logiquement à celles-ci, afin de garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières ;
- « cachet électronique avancé », un cachet qui répond aux exigences visées à l’article 36 ;
- « Cachet électronique qualifié » : un sceau avancé créé par un dispositif de création de cachet électronique qualifié et basé sur un certificat de cachet électronique qualifié ;
Fondamentalement, le cachet électronique garantit l’intégrité et l’authenticité des documents qui lui sont liés.
Les exigences établies à l’article 36 concernant le cachet électronique avancé sont les suivantes :
- Être lié au créateur du cachet d’une manière unique.
- Permettre l’identification du créateur du cachet.
- Avoir été créé à l’aide de données de création de cachet que le créateur de cachet peut utiliser pour créer un cachet électronique, avec un niveau de confiance élevé, sous son contrôle.
- Être lié aux données auxquelles il se réfère de manière à ce que toute modification ultérieure de celles-ci soit détectable.
Utilisations
Le cachet électronique peut être utilisé de plusieurs manières par les entreprises :
- Pour procéder à leur identification auprès des administrations publiques (Sécurité sociale, Agence fiscale etc.).
- Pour l’inclure dans les factures électroniques ou les fiches de paie, par exemple.
- Pour crypter des documents.
Quels sont les effets juridiques d’un cachet électronique ?
Le règlement eIDAS réglemente également les effets juridiques du cachet électronique et établit que :
- Ses effets juridiques ou son admission à titre de preuve dans un procès ne peuvent être niés du seul fait d’avoir un format électronique ou de ne pas répondre aux exigences du cachet électronique qualifié.
- Le cachet qualifié a une présomption d’intégrité des données et d’exactitude de l’origine des données auxquelles il est lié.
- Si un cachet électronique qualifié, basé sur un certificat qualifié, est délivré par un État membre de l’Union européenne, il sera reconnu dans le reste des États membres.
En quoi la signature électronique est-elle différente du cachet électronique ?
Les termes signature électronique et cachet électronique sont souvent confondus et utilisés de manière interchangeable, mais ils ne sont pas identiques. La signature électronique est définie dans le règlement eIDAS comme l’ensemble des données électroniques qui comprennent des informations sur une personne, qui ne peuvent être répudiées et qui sont associées à un document.
Ainsi, l’objectif de la signature électronique est d’identifier la personne qui signe sans équivoque et de s’assurer que le document signé n’a pas été modifié après la signature. Le cachet sert également à identifier et à garantir l’intégrité d’un document, mais il est destiné aux personnes morales (sociétés commerciales et autres entités). Le cachet électronique permet à une entreprise de s’identifier et de signer sans inclure les informations personnelles de son représentant légal.
Quels avantages ce cachet apporte-t-il à votre entreprise ?
Le cachet électronique apporte divers avantages aux entreprises tels que :
- L’un des avantages que le cachet électronique offre aux entreprises est qu’il n’est pas nécessaire de fournir les données personnelles du représentant.
- L’authenticité et l’intégrité des documents contenant le cachet électronique (factures, bons de livraison, etc.) sont garanties.
- Réduction des frais et rapidité dans toutes les procédures de l’entreprise.
- Il s’agit d’un outil facile à utiliser qui facilitera les relations et les transactions avec les clients, les fournisseurs et les travailleurs.
- Réduction de la paperasse de toute gestion, et par conséquent, promotion de la responsabilité sociale de l’entreprise grâce à la réduction de l’utilisation de papier, d’encre et de carburant pour les déplacements.
- Les transactions sont plus sécurisées, ce qui favorise les relations entre les entreprises au niveau international.
- Les processus sont plus transparents et, par conséquent, une plus grande sécurité est générée.
L’utilisation du cachet électronique peut faire la différence d’une entreprise à l’autre dans un environnement de plus en plus concurrentiel et internationalisé et être la clé pour amorcer ou poursuivre la transformation numérique de votre entreprise. Pour vous accompagner dans cette démarche, il est indispensable de s’appuyer sur un partenaire technologique qui soit un prestataire de services de confiance, qui saura vous accompagner et grandir avec vous, en s’adaptant à vos besoins.