Dans l’environnement des affaires, il existe de nombreuses situations où il est nécessaire de faire une notification fiable. Pendant longtemps on a utilisé les notifications par burofax et par voie notariale, car elles étaient les seules considérées comme fiables. Actuellement, il existe déjà différents types de notification électronique qui permettent de prouver l’envoi, la réception et le contenu de la communication. Dans cet article, nous expliquons quels sont les types de notification électronique et leur utilisation.

Les communications électroniques couramment utilisées telles que les mails, les SMS ou la messagerie instantanée peuvent être manipulées de manière frauduleuse, ce qui facilite la contestation de leur validité en tant que preuve dans les procédures judiciaires. Cependant, ce n’est pas le cas des notifications électroniques certifiées.

Qu’est-ce qu’une notification électronique ?

La notification électronique est définie à l’article 3 du règlement eIDAS, qui établit la définition suivante :

« Service de livraison électronique certifié », un service qui permet la transmission de données entre des tiers par des moyens électroniques et qui fournit des preuves concernant la gestion des données transmises, y compris la preuve de l’envoi et de la réception des données, et qui protège les données transmises contre les risques de perte, vol, détérioration ou altération non autorisée ;

Les notifications électroniques présentent donc un risque minime ou inexistant de manipulation, car il existe un tiers qui accrédite le contenu de la communication et le moment où elle s’est produite. Le document qui accrédite ce processus s’appelle document de preuve électronique.

Quels types de notification électronique existe-t-il ?

Concernant les types de notification électronique, nous pouvons faire plusieurs classifications :

  • Sur la base du règlement eIDAS, les notifications électroniques certifiées et les notifications électroniques qualifiées peuvent être différenciées, définies comme suit : « Service qualifié de livraison électronique certifié » désigne un service de livraison électronique certifié qui répond aux exigences énoncées à l’article 44. Les exigences établies dans cet article sont les suivantes :
    • Être fournis par des prestataires qualifiés de services de confiance.
    • Assurer l’identification de l’expéditeur avec un haut niveau de fiabilité.
    • Garantir l’identification du destinataire avant la livraison des données.
    • Protéger l’envoi et la réception de données par une signature électronique avancée ou un cachet électronique avancé d’un prestataire de services de confiance qualifié de manière à empêcher la possibilité de modifier les données sans être détecté.
    • Indiquer clairement à l’expéditeur et au destinataire des données toute modification des données.
    • Indiquer au moyen d’un horodatage électronique qualifié la date et l’heure d’envoi, de réception et de modification éventuelle des données.

En revanche, on peut distinguer les types de notification électronique suivants :

  • Courrier électronique certifié. C’est l’un des types de notification électronique qui permet d’obtenir une preuve, valable d’un point de vue juridique, du moment où elle est envoyée, quand elle est reçue, d’où elle est envoyée et reçue et du contenu de la communication, c’est-à-dire qu’il s’agit d’une communication fiable. L’intérêt du courrier électronique certifié est qu’il n’est pas difficile à envoyer, ni nécessaire de se déplacer, il est envoyé comme un courriel normal, depuis n’importe quel appareil et n’importe où.
  • SMS certifié. Avec le SMS certifié vous aurez également la preuve, légalement valable, de l’envoi, de la réception, du lieu de réception, d’où il est envoyé et du contenu du message envoyé.
  • Facture électronique certifiée. Dans ce cas, une facture est envoyée par courrier électronique certifié et, de même, l’envoi, la livraison et le contenu de la notification sont accrédités.

A quoi peuvent servir les différents types de notification électronique ?

Les types de notification électronique que nous avons vus peuvent être utilisés pour de nombreuses occasions où il faut communiquer des informations de manière fiable, par exemple :

  • Réclamation de dettes et factures impayées à des clients ou fournisseurs.
  • Notifications concernant les inscriptions dans les listes de retard de paiement.
  • Avis de licenciement.
  • Notifications concernant le chômage partiel (ERTE)
  • Notification des résultats d’examens médicaux.
  • Notification de l’emploi du temps au personnel d’une entreprise.
  • Avis de résiliation de bail.
  • Vote électronique des partenaires d’une société commerciale, par exemple.

Quels sont les avantages des notifications électroniques ?

Les avantages des différents types de notification électronique sont les suivants :

  • Elles sont faciles à envoyer, car on utilise le courriel habituel et il suffit de copier le fournisseur qui certifie le courrier.
  • Ce sont des communications fiables puisque l’expéditeur dispose d’une preuve documentaire de l’envoi, de la réception, du moment de la réception et de l’expédition et du contenu.
  • C’est une méthode peu coûteuse et vous ne payez que ce que vous utilisez.
  • Elles ont une pleine validité juridique.

Connaître les types de notification électronique est essentiel pour les utiliser correctement dans chaque cas et éviter les problèmes dans les cas où il est nécessaire d’avoir une preuve du contenu, de la livraison et de la réception. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondons à toutes vos questions.

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